DocuWare erweitert eine bestehende IT-Landschaft um Ressourcen wie Daten und Dokumente, die in einem Archiv zentral zur Verfügung gestellt und synchronisiert werden können. Gleichzeitig bilden Dokumente und Daten die Grundlage für unternehmensweite Prozesse, die sich mit DocuWare Workflows automatisiert umsetzen lassen.Darüber hinaus lassen sich DocuWare Archivfunktionen wie Dokumentabfragen, die Ablage, das Betrachten und Bearbeiten von Dokumenten in Drittprogrammen zur Verfügung stellen.
Import von Dokumenten
Geschäftlich relevante Dokumente fallen in den unterschiedlichsten Bereichen von Unternehmen an. Um Dokumente zentral zu archivieren, bietet DocuWare folgende Importmöglichkeiten:
aus dem Windows Explorer: Archivierte Dokumente werden im Windows Explorer in einer Ordnerstruktur angezeigt. Um ein oder mehrere neue Dokumente oder auch mehrere Ordner aus dem Windows Explorer zu archivieren und zu indexieren, reicht es, sie auf einen DocuWare Ordner zu ziehen.
aus Netzwerkordnern oder lokalen Ordnern: Dokumente, die in den Ordnern eintreffen, werden automatisch in DocuWare Briefkörbe oder Archive geladen und auf der Basis einer vorher definierten Konfiguration verarbeitet. So lassen sich Dokumente zum Beispiel automatisch indexieren oder mit ihnen Workflows anstoßen.
von Multifunktionsgeräten: Wenn Kopierer und Scanner die digitalisierten Dokumente in einen Netzwerkordner ablegen, kann DocuWare diese in einen DocuWare Briefkorb oder direkt in ein Archiv importieren.
von Desktop Scannern: Die DocuWare Desktop Apps greifen mit der Funktion DocuWare Scan auf den TWAIN- oder WIA-Treiber zu und steuern den Scan mit Einstellungen für unter anderem Kontrast, Auflösung und Ausrichtung. In einem zweiten Schritt importiert DocuWare Scan Dokumente in einen Briefkorb oder in ein Archiv.
von beliebiger Software: Mit dem virtuellen Drucker DocuWare Printer werden Dokumente über den Druckbefehl als PDF in DocuWare gespeichert. Eine hinterlegte Konfiguration steuert, in welchen Briefkorb bzw. in welches Archiv die Dokumente abgelegt werden und mit welcher Indexierung.
aus Mailsystemen: DocuWare importiert E-Mails – auf Wunsch automatisch – in einen Briefkorb oder ins Archiv. Die Verbindung zu einem IMAP- oder Exchange-Server wird einmal zentral eingerichtet. Auf diese Verbindungen können alle Benutzer einer Organisation zugreifen, um E-Mails aus ihren Postfächern in DocuWare zu archivieren. Der Import, die Indexierung der Mails sowie die Berechtigungen werden über das Modul Connect to Mail konfiguriert. Speziell für E-Mails aus Outlook steht ein nativer Konnektor zur Verfügung, der die Ablage, Indexierung und Suche direkt aus Outlook ermöglicht.
vom Smartphone: In der mobilen DocuWare App lassen sich neben anderen Funktionen Dokumente oder Fotos aus anderen Apps in einen DocuWare Briefkorb oder in ein Archiv ablegen.
Datenaustausch und Synchronisation
Metadaten wie Indexinformationen von Dokumenten bilden innerhalb von DocuWare die Grundlage für unter anderem Suchabfragen und die Steuerung von Workflows. Genauso wichtig können Indexinformationen auch in anderen Unternehmensanwendungen sein. Um den Datenbestand unternehmensweit abzugleichen, schreibt DocuWare Indexinformationen in die Datensätze externer Datenquellen.
Umgekehrt kann DocuWare Informationen aus externen Datenquellen abrufen und damit die Datensätze in DocuWare anreichern. Auch große Dokumentmengen lassen sich so schnell indexieren. Dabei ist der Zugriff auf verschiedenste Datenquellen möglich, etwa auf eine Datenbank oder eine limitierte Datenbankansicht, auf ein DocuWare Archiv oder auf eine einfache CSV-Datei.
Möglich ist dies zum Beispiel mit dem DocuWare Modul Autoindex oder den DocuWare iPaaS Konnektoren.
Bereitstellung von Archivfunktionen
Einmal importiert, sind in DocuWare archivierte Dokumente für alle berechtigten Mitarbeiter zugänglich. Für den Zugriff auf die Dokumente steht der DocuWare Client mit zahlreichen Archivfunktionen zur Verfügung, unter anderem für die Suche, die Ablage und das Betrachten von Dokumenten.
Der DocuWare Client ist browserbasiert und lässt sich über seine Webadresse in Drittanwendungen einbetten. Die Mitarbeiter nutzen in diesem Fall die Dokumente in einem DocuWare Archiv, ohne die gewohnte Arbeitsumgebung zu verlassen. Auch einzelne Elemente des Web Client können per URL in eine Drittanwendung eingebunden werden. Mit einer Viewer-Integration wird zum Beispiel das passende Dokument aus dem Archiv angezeigt, oder ein Link führt auf eine DocuWare Ergebnisliste, die direkt aus der Drittanwendung geöffnet werden kann. Mehr dazu im Kapitel URL-Integration.
Noch tiefer verzahnt sind Integrationen, die eine Archivsuche in die fremde Oberfläche einbinden, so dass sich die DocuWare Elemente nicht vom gewohnten Programm unterscheiden. Bei dieser Art der Integration wird zum Beispiel im CRM oder ERP eine Schaltfläche angezeigt, über die sich ein neues Fenster mit allen kontextbezogenen Dokumenten öffnet: Rechnungen, Bestellungen, Verträge, Lebensläufe, Bewerbungen und mehr. Dies ist mit Smart Connect möglich wie auch über eine programmierte Schnittstelle.
Bearbeitung von archivierten Dokumenten im Originalprogramm
Dokumente in einem Archiv lassen sich direkt aus dem Archiv heraus im Originalprogramm öffnen. Nach der Bearbeitung wird das Dokument mit dem Speichern wieder in DocuWare hochgeladen. Während der Änderung ist es für den Zugriff von anderen gesperrt.
Dokumente von Microsoft Office können in DocuWare Cloud auch von mehreren Kollegen gleichzeitig bearbeitet werden. Dazu steht im DocuWare Client die Funktion In Office für das Web bearbeiten zur Verfügung. In DocuWare Cloud befindliche Microsoft Office Dokumente – Word, Excel und Power Point – werden direkt online in Office für das Web editiert. Man kann das archivierte Dokument dabei nur über DocuWare aufrufen und nicht über die sonst für Office Online üblichen Funktionen teilen, so werden auch die in DocuWare vergebenen Zugriffsrechte respektiert.
Vernetzung von Prozessen
Viele Bereiche im Unternehmen wie Vertrieb, Personalwesen, Finanzen erfordern einen zuverlässigen Informationsaustausch zwischen den Kollegen. DocuWare sortiert, verteilt und verknüpft Informationen, um Entscheidungsprozesse mit Workflows zu steuern.
DocuWare Workflows basieren auf Dokumenten, deren Indexdaten bestimmte Aktionen auslösen. Indem DocuWare Indexdaten und Datensätze mit anderen Anwendungen austauscht, können Prozesse nicht nur innerhalb von DocuWare, sondern auch unternehmensweit angestoßen werden.
Beispiele:
DocuWare benachrichtigt das FiBu-System regelmäßig, sobald eine Rechnung geprüft ist und der Dokument-Status sich auf "Freigegeben" ändert. Das FiBu-System synchronisiert den Dokumentstatus und gibt die Rechnung in den Zahlungsverkehr.
Für ein Projekt wird eine neue Präsentation im Archiv abgelegt und eine Benachrichtigung in den gemeinsamen Kanal von Microsoft Teams gesendet, so dass alle zuständigen Mitarbeiter ohne Verzögerung informiert sind.
Um Dokumente elektronisch unterzeichnen zu können, bindet der DocuWare Signature Service externe Vertrauensdienstleister in einen DocuWare Workflow ein. In einem frei wählbaren Workflow-Schritt wird das Dokument an den Trust Service Provider gesendet. Die Person, die signieren soll (intern oder extern), erhält eine Nachricht. Sobald das Dokument unterzeichnet ist, wird es im Workflow weitergereicht.