Methoden der Integration mit DocuWare

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Um Archivfunktionen bereitzustellen sowie Datenaustausch und vernetzte Prozesse zu ermöglichen, lassen sich vier generelle Methoden unterscheiden.

Native Konnektoren binden DocuWare an eine bestimmte Drittanwendung an und erweitern diese mit umfangreichen Dokumentenmanagement-Funktionen.

Universelle Module sind DocuWare Komponenten, die Integrationsmöglichkeiten für mehrere Programme bieten und die sich innerhalb von DocuWare konfigurieren lassen.

Integration Plattform as a Service (iPaaS): DocuWare verbindet sich über iPaaS Konnektoren mit anderen Cloud-Anwendungen. Daten und Dokumente können codefrei über entsprechende Plattformen ausgetauscht und zu automatischen Workflows kombiniert werden.

Programmierung integriert einzelne DocuWare Ressourcen oder erstellt individuelle Programme, die eine umfangreiche DocuWare-Funktionalität in beliebigen Drittanwendungen zur Verfügung stellen.

Native Konnektoren

Von DocuWare bereitgestellte, native Konnektoren sind auf die jeweilige Anwendung abgestimmt und passen sich auch im Erscheinungsbild an. Sie lassen sich nur mit dieser einen Anwendung verwenden.

Für Windows Explorer

Der DocuWare Windows Explorer Client integriert DocuWare in den Windows Explorer. DocuWare ist in der Ordnerstruktur von Windows mit einem eigenen Knoten sichtbar, darunter die DocuWare Briefkörbe und Archive. Die Ordnerstruktur innerhalb der Archive basiert auf den Indexfeldern und den Indexeinträgen. Bei der Ablage im Windows Explorer Client erhält das neue Dokument die Ordnernamen als Indexbegriffe. Damit ein Archiv im Windows Explorer angezeigt werden kann, ist eine Ordnerstruktur in der Archivkonfiguration erforderlich.

Auf die im Windows Explorer abgebildete Archivstruktur können auch die unter Windows installierten Programme wie etwa die Microsoft Anwendungen zugreifen. Mit „Speichern unter" in Microsoft Word oder Excel lassen sich die gewünschten Archive und Ordner auswählen, wie es der Benutzer von Windows gewöhnt ist. Neue Dokumente werden so in DocuWare archiviert. Als Indexbegriffe werden die Namen der Ordner und Unterordner vergeben. Entsprechend ist der Zugriff auf bereits archivierte Dokumente über die 'Datei öffnen'-Funktionalität der Drittanwendungen möglich.

  • Installation: über DocuWare Desktop Apps an den einzelnen Client-Rechnern

  • Modul-Lizenz: nicht erforderlich

  • Mehr Infos zum Windows Explorer Client

Für Microsoft Outlook

Für die Anbindung an Microsoft Outlook bietet DocuWare zwei Möglchkeiten, Connect to Outlook und DocuWare Outloook Add-in.

Connect to Outlook

DocuWare Connect to Outlook nutzt die Schnittstelle MAPI (Messaging Application Programming Interface) für die Suche und Recherche aus Microsoft Outlook in DocuWare, beispielsweise, um auf E-Mails und Postfächer zuzugreifen. In Outlook ist DocuWare im Menüband "Start" integriert und hat zusätzlich ein eigenes Menüband. Auch über das Kontextmenü von E-Mails lassen sich E-Mails in DocuWare ablegen oder eine Schnellsuche nach abgelegten Dokumenten nutzen.

Mit einer Schnellsuche führt der Anwender von einer gewählten E-Mail aus eine Suche in DocuWare durch. Dabei wird eine zuvor definierte Konfiguration ausgeführt, in der die Suchkriterien enthalten sind. So lassen sich zum Beispiel zu einer E-Mail auf Knopfdruck alle archivierten Dokumente eines bestimmten Zeitraums zu einem Kontakt anzeigen, darunter auch die E-Mails, die der Kontakt an einen Kollegen geschickt hat. Die gefundenen E-Mails werden innerhalb von Outlook in einer DocuWare Ergebnisliste angezeigt.

Für die Ablage wird die E-Mail markiert und in der zusätzlichen DocuWare Menüleiste die entsprechende Konfiguration ausgewählt. Innerhalb einer solchen Konfiguration ist unter anderem festgelegt, in welches Archiv die E-Mail abgelegt und welche Daten für die Indexierung verwendet werden sollen. Neben festen Werten können auch Metadaten der E-Mail und sogar Inhalte aus angehängten PDF-Dokumenten ausgewählt werden.

  • Installation: über DocuWare Desktop Apps an den einzelnen Client-Rechnern

  • Modul-Lizenz: DocuWare Connect to Outlook ist im Funktionsumfang von DocuWare Cloud enthalten. Für Kunden von lokal installierten DocuWare Lösungen mit PROFESSIONAL oder ENTERPRISE Server steht eine Modul-Lizenz zur Verfügung.

  • Mehr Infos zu Connect to Outlook

DocuWare Outlook Add-in

Das DocuWare Outlook Add-in importiert E-Mails und deren Anhänge in ein DocuWare Archiv oder in einen Briefkorb. Im Gegensatz zu Connect to Outlook ist hier jedoch keine Ablagekonfiguration erforderlich. Das Add-in ist für Microsofts Web- und Online-Version in allen Browsern geeignet, auch für Mac-Betriebssysteme.

  • Installation: gratis über den Microsoft Store

  • Modul-Lizenz: für DocuWare-Cloud-Kunden ohne Mehrkosten verfügbar

  • Mehr Infos zu DocuWare Outlook Add-in - mit einer Vergleichsliste der Funktionen von Connect to Outlook und dem Outlook Add-in

Für Microsoft Teams

DocuWare Connect to Teams setzt sich zusammen aus der DocuWare App für Microsoft Teams und einer Teilen-Funktion im DocuWare Client.

Mit der App stehen in einem Chat oder Channel von Microsoft Teams die DocuWare Funktionen Ablegen ins Archiv und Ablegen in den Briefkorb zur Verfügung. Bei der Ablage in ein Archiv öffnet sich auch der DocuWare Ablagedialog in Microsoft Teams – mit den gewohnten Werkzeugen wie zum Beispiel One Click Indexing. Nach der Archivierung können DocuWare Benutzer jederzeit auf die Dateien aus Microsoft Teams zugreifen – die ausreichende Berechtigung zum Lesen, Bearbeiten oder Weiterleiten vorausgesetzt.

Umgekehrt ist es möglich, in Microsoft Teams Links auf in DocuWare archivierte Dokumente zu teilen. Per Link geteilte Dokumente bleiben auch in Microsoft Teams durch die in DocuWare definierten Berechtigungen geschützt. Die Funktion wird entweder über das Kontextmenü eines Dokuments in einer Ergebnisliste aufgerufen oder über das Teilen-Werkzeug im DocuWare Viewer.

  • Installation: Die App wird den Nutzern im Bereich Apps von Teams – dem Microsoft Store – zur Verfügung gestellt. Nach der Installation in der Microsoft Organisation wird die App bei der ersten Benutzung mit der DocuWare Organisation verbunden. Dazu muss die DocuWare Cloud-URL eingegeben werden, Diese URL ist für die gesamte Microsoft Organisation gleich. Um archivierte Dokumente aus DocuWare in Chats und Channels zu posten, muss nur in den Organisationseinstellungen der DocuWare Konfiguration die Teilen-Funktion für Microsoft Teams einmalig aktiviert werden.

  • Modul-Lizenz: Connect to Teams ist in allen DocuWare Cloud Lizenzpaketen inbegriffen. Für On-Premises Systeme von DocuWare wird das lizenzpflichtige Zusatzmodul Connect to Teams benötigt.

  • Mehr Infos zu Connect to Teams

Für SAP

Connect to SAP, Version 2, erweitert SAP um Funktionalitäten zur Archivierung von Dokumenten und Daten.

Für die Integration von DocuWare in SAP stehen zwei Module zur Verfügung:

  • DocuWare Cloud Connect to SAP verbindet eine DocuWare Cloud Organisation mit einem SAP ECC 6.0 oder S/4HANA System.

  • DocuWare Connect to SAP Version 2 verbindet ein lokal installiertes DocuWare System mit einem SAP ECC 6.0 oder S/4HANA System.

Das Konnektor-Modul von DocuWare wird als Content Server im SAP Knowledge Provider Management Service verwendet. Die Kommunikation zwischen SAP und DocuWare erfolgt über die ArchiveLink-Schnittstelle von SAP.

Aus SAP werden Dokumente in DocuWare abgelegt oder zur Anzeige angefordert. Zum Beispiel kann eine Rechnung zu einem SAP-Buchungssatz angezeigt werden. Die Zuordnung erfolgt über einen eindeutigen Wert wie ein Barcode oder die SAP-DocID. Content repositories in SAP können gezielt mit einzelnen Archiven in DocuWare verbunden werden, so dass in jedem Archiv von DocuWare gespeichert werden kann.

DocuWare unterstützt verschiedene Ablageszenarien von SAP wie das frühe und späte Ablegen. Beim frühen Ablegen wird eine Rechnung zuerst in DocuWare archiviert und dann in SAP gebucht. Beim späten Ablegen ist es umgekehrt: Die Rechnung wird zuerst in SAP erfasst und danach in DocuWare abgelegt.

DocuWare Connect to SAP kann um Module der Varelmann Beratungsgesellschaft mbH ergänzt werden.

Document Indexing: Indexierung der Dokumente in DocuWare mit den Stamm- und Bewegungsdaten aus SAP

Document Link: Verknüpfung von Dokumenten ohne Barcode mit SAP-Belegen, Starten von Workflows in SAP

Document Viewer: Anzeige von archivierten Dokumente aus SAP direkt im DocuWare Client

Integrity Control: Zur Prüfung, ob alle Dokumente, die laut SAP Customizing archiviert werden sollen, auch wirklich archiviert wurden und im Zugriff stehen. Unterstützt beim Nachweis der Vollständigkeit gegenüber Wirtschaftsprüfern

Simple Invoice: Für die einfache Übergabe von Rechnungsdaten aus DocuWare nach SAP: Bei der Verbuchung von Rechnungen über den SAP Business Workplace werden beim Absprung in die SAP-Standardtransaktionen Indexdaten aus DocuWare gelesen und die Eingabemaske von SAP mit diesen Daten vorbelegt. Unterstützt werden die Transaktionen FB01, FB60, FB70, MIR7 und MIRO. Simple Invoice basiert auf der Batch-Input Technologie und setzt die Verwendung der SAP-GUI voraus.

  • Installation: lokal beim Kunden, auch für Anbindung an DocuWare Cloud

  • Modul-Lizenz: Die Verbindung kann sowohl von DocuWare Cloud als auch von lokal installierten DocuWare Systemen mit PROFESSIONAL oder ENTERPRISE Server zu SAP erfolgen. Es werden jeweils spezielle Lizenzen benötigt.

  • Mehr Infos zu Connect to SAP

Für DATEV

DocuWare erweitert DATEV Rechnungswesen und DATEV Unternehmen Online mit Archivfunktionen. Ein Prozess zur Verarbeitung von Rechnungen startet mit deren Scannen und Import in DocuWare. Im Zuge der Archivierung werden rechnungsrelevante Daten wie Kreditorenname, Betrag oder auch Fälligkeit automatisch ausgelesen. Diese Daten werden in DocuWare als Indexkriterien den Dokumenten hinzugefügt und als Buchungsdaten an DATEV übergeben.

Umgekehrt lassen sich die Stammdaten aus DATEV für die Archivierung heranziehen: Sachkonten, Kostenstellen, Kreditoren, Debitoren sowie OPOS, also bezahlte und offene Posten, können zeitgesteuert an DocuWare übertragen werden. Die Datenübergabe ist mandantenübergreifend möglich, der Datenzugriff erfolgt per DATEV Connect.

DocuWare Connect to DATEV Rechnungswesen. Das Modul verbindet DocuWare mit Buchungsübergabe in die DATEV Stapelverarbeitung. Die Übertragung erfolgt wahlweise per DATEV Connect oder im EXTFFormat als Datei.

DocuWare Connect to DATEV Unternehmen Online. Das Modul verbindet DocuWare mit DATEV Unternehmen Online zur Buchungs- und Belegübergabe. Die Übertragung erfolgt per DATEV Belegtransfer im XML-Format mit zugeordnetem Belegbild. Es können eingehende und ausgehende Rechnungen und Gutschriften verarbeitet werden.

  • Installation: lokal beim Kunden, auch für Anbindung an DocuWare Cloud

  • Modul-Lizenz: Die Verbindung kann sowohl von DocuWare Cloud als auch von lokal installierten DocuWare Systemen mit PROFESSIONAL oder ENTERPRISE Server zu DATEV Rechnungswesen oder zu DATEV Unternehmen Online (Duo) erfolgen. Es werden jeweils spezielle Lizenzen benötigt.

  • Mehr Infos zu DocuWare Connect to DATEV

Für ADDISON Finanzbuchhaltung

Connect to ADDISON Finanzbuchhaltung verbindet ein ADDISON-System mit DocuWare. Mit der Archivierung von gescannten Rechnungen in DocuWare werden rechnungsrelevante Daten wie Kreditorenname, Betrag oder auch Fälligkeit automatisch ausgelesen, in DocuWare als Indexkriterien den Dokumenten hinzugefügt und als Buchungsdaten an ADDISON übergeben. Die Übertragung an ADDISON erfolgt im EXTF-Format als Datei.

  • Installation: lokal beim Kunden, auch für Anbindung an DocuWare Cloud

  • Modul-Lizenz: Die Verbindung kann sowohl von DocuWare Cloud als auch von lokal installierten DocuWare Systemen erfolgen. Es werden jeweils spezielle Lizenzen benötigt.

  • Mehr Infos zu DocuWare Connect to ADDISON

Für spezielle Drittanwendungen

Für einige spezielle Drittanwendungen stehen Schnittstellen zur Verfügung, von externen Kooperationspartnern erstellt und von DocuWare zertifiziert. Welche aktuell sind, ist im Bereich "DocuWare Certified Products" auf der DocuWare Webseite über die Integrationsmöglichkeiten aufgeführt.

Universelle Module

Universelle Module verbinden sich mit (fast) jeder Software. Pro Modul lassen sich eine Vielzahl von Konfigurationen anlegen und auf die speziellen Anforderungen eines jeden Unternehmens anpassen. Die Konfigurationen können von DocuWare Administratoren und Benutzern mit entsprechenden Berechtigungen erstellt und bearbeitet werden.

Smart Connect: Suche und Ablage integrieren

Das Modul DocuWare Smart Connect liest Begriffe von der Benutzeroberfläche eines ERP, CRM oder einer anderen Anwendung aus, nutzt diese zur Suche im DocuWare Archiv und stellt die Dokumente mit passenden Indexbegriffen bereit. Dies ermöglicht es, kontextbezogene Dokumente zu jedem Datensatz anzeigen zu lassen – Verträge, Mitarbeiterakten, Bestellungen und Rechnungen – und vieles mehr. Die Dokumente werden im DocuWare Viewer angezeigt.

Die aus der Oberfläche ausgelesenen Begriffe können auch als Indexbegriffe für Dokumente verwendet werden, sowohl bei der Archivierung als auch bei einer späteren Indexergänzung oder -Änderung. Indexbegriffe müssen nicht manuell eingegeben werden. Tippfehler werden auf diese Weise vermieden und identische Schreibweisen von Firmennamen etc über verschiedene Systeme sichergestellt.

  • Installation: über DocuWare Desktop Apps an den einzelnen Client-Rechnern

  • Modul-Lizenz: Smart Connect ist im Funktionsumfang von DocuWare Cloud enthalten. Für Kunden von lokal installierten DocuWare Lösungen mit PROFESSIONAL oder ENTERPRISE Server steht eine Zusatz-Lizenz zur Verfügung.

  • Mehr Informationen zu Smart Connect

Virtueller Drucker DocuWare Printer

Um Dokumente aus beliebigen Anwendungen zu archivieren, klinkt DocuWare sich als Druckertreiber in den Druckermanager von Windows ein. Aus dem Druckdatenstrom wird ein Abbild erstellt, das dem Ausdruck entspricht. Abgelegt wird das Dokument im Langzeitarchivierungsformat PDF/A. Vereinfacht gesagt, wird das Dokument mit dem Druckbefehl indexiert und im Archiv gespeichert.

In einer Konfiguration gibt der Anwender die Weiterverarbeitung der neuen Dokumente vor. So lassen sich beispielsweise Dokumente automatisch nach einer bestimmten Anzahl von Seiten trennen oder Vorlagen wie Firmenbriefköpfe hinterlegen. Darüber hinaus kann DocuWare den Typ des Dokuments und zentrale Begriffe als Indexdaten für die geordnete Ablage übernehmen.

Mit der Schriftart „DocuWare Control" lässt sich die Verarbeitung der Dokumente mit DocuWare Printer direkt aus der Anwendung steuern. Dafür werden unsichtbare Textbefehle auf die Dokumente bzw. Dokumentvorlagen geschrieben. Die Befehle werden ausgeführt, wenn das betreffende Dokument in DocuWare importiert wird. Per Textbefehl kann der Anwender eine vollständige Verarbeitungskonfiguration auswählen, die für die entsprechenden Dokumente ausgeführt werden soll. Alternativ lassen sich einzelne Befehle entsprechend den Funktionalitäten von DocuWare Printer aufbringen.

  • Installation: über DocuWare Desktop Apps an den einzelnen Client-Rechnern

  • Modul-Lizenz: Nicht erforderlich, nur je nach Optionen innerhalb der Dokumentverarbeitungskonfiguration benötigen Kunden von lokal installierten DocuWare Systemen DocuWare Import.

  • Mehr Informationen zu DocuWare Printer

Autoindex: Daten austauschen

Das Modul Autoindex ruft Indexinformationen aus einer externen Datenquelle ab und reichert die Datensätze in DocuWare mit diesen Daten an. Umgekehrt lassen sich DocuWare Daten verwenden, um die Datensätze eines anderen Systems aufzufüllen.

Die Zuordnung der Datensätze basiert auf einem Matchcode, der sowohl in der externen Datenquelle wie auch im DocuWare Archiv als Indexbegriff vorkommen muss, wie etwa die Belegnummer.

Der Prozess läuft folgendermaßen ab: In DocuWare wird ein neues Dokument mit der Belegnummer als Indexbegriff abgelegt. Der Autoindexlauf startet, DocuWare durchsucht die Datenquelle und findet anhand der Belegnummer den passenden Datensatz. Aus diesem werden weitere Informationen wie Firma, Betrag und Datum als Indexbegriffe ins DocuWare Archiv übertragen.

Es ist die Kommunikation mit beliebigen Datenbanken wie Microsoft SQL, MySQL, Oracle und anderen über OBDC möglich. Beim Zugriff auf Datenbanken kann mit SQL-Kommandos gearbeitet werden, um auf die Tabellen zuzugreifen. Zudem unterstützt Autoindex auch DocuWare Archive als Datenbanken und Textdateien mit festen Feldlängen oder Trennzeichen, z.B. im CSV-Format.

  • Installation: nicht gesondert erforderlich

  • Modul-Lizenz: Autoindex ist im Funktionsumfang von DocuWare Cloud enthalten. Für Kunden von lokal installierten DocuWare Lösungen mit PROFESSIONAL oder ENTERPRISE Server steht eine Zusatz-Lizenz zur Verfügung.

  • Mehr Informationen zu Autoindex

Indexierungshilfen – externe Auswahlliste

Auswahllisten helfen beim Eingeben von Werten in in Feldern von Such- und Ablagedialogen sowie von Formularen. Die Auswahlliste wird einem Feld zugeordnet und der Benutzer übernimmt daraus Inhalte – wie etwa Kundennamen aus dem CRM. Dies geht schneller als das manuelle Eintippen, vermeidet fehlerhafte Schreibweisen und garantiert einheitliche Schreibweisen über mehrere Systeme hinweg.

DocuWare kann die Auswahllisten aus externen Quellen bestücken, zum Beispiel aus einer SQL-Tabelle oder aus einer einfachen Textdatei. Die Integration der Daten erfolgt über eine Datenbank- oder Dateiverbindung.

DocuWare speichert die externe Auswahlliste fest oder dynamisch. Eine feste Auswahlliste wird intern gespeichert. Vorteil ist der schnelle Zugriff, der Nachteil besteht darin, dass sie nicht automatisch aktualisiert wird. Dies ist dagegen bei der dynamischen Auswahlliste der Fall – DocuWare greift jedes Mal neu auf die externe Datenquelle zu.

  • Installation: nicht gesondert erforderlich

  • Modul-Lizenz: nicht erforderlich

  • Mehr Informationen zu Auswahllisten

Local Data Connector

Der Local Data Connector ist ein in den DocuWare Desktop Service eingebetteter Dienst, der es dem DocuWare Cloud System ermöglicht, auf lokalen Datenbanken zuzugreifen. Dies ist beispielsweise für Funktionen wie Autoindex oder Auswahllisten nützlich.

Der Local Data Connector verbindet DocuWare mit Datenbanken vom Typ Oracle, ODBC, MySQL und Microsoft SQL-Server (MSSQL).

  • Installation: als DocuWare Desktop App auf einem lokalen Rechner

  • Modul-Lizenz: keine zusätzlichen Kosten, im Funktionsumfang von DocuWare Cloud enthalten

  • Mehr Informationen zum Local Data Connector

DocuWare Export: Indexdaten exportieren

DocuWare Export exportiert Indexdaten von Dokumenten von DocuWare als CSV-Datei. Indexdaten von Rechnungen werden so zum Beispiel an ERP- und Buchhaltungssysteme übergeben. Der Datenexport kann von jedem Buchhaltungs- oder ERP-System genutzt werden, das CSV-Dateien als Input akzeptiert.

Über Konfigurationen wird festgelegt, welche Indexdaten in die CSV-Datei aufgenommen werden sollen. Außerdem können entsprechend der Anforderungen des Zielsystems Einstellungen zur Dateikodierung und zum Aufbau der CSV-Datei vorgenommen werden.

  • Installation: über DocuWare Desktop Apps an den einzelnen Client-Rechnern

  • Modul-Lizenz: DocuWare Export ist im Funktionsumfang von DocuWare Cloud enthalten. Für Kunden von lokal installierten DocuWare Lösungen mit PROFESSIONAL oder ENTERPRISE Server steht eine Zusatz-Lizenz zur Verfügung.

  • Mehr Informationen zu DocuWare Export

DocXporter: Dokumente und Indexdaten exportieren

DocXporter exportiert Dokumente und/oder Indexdateien aus DocuWare Archiven in das Dateisystem. Dabei lassen sich die Indexdateien durch Templates frei wählbar konfigurieren - zum Beispiel im Format einer Fremdanwendung. Die Dokumente werden standardmäßig als PDF exportiert oder als Tiff. Optional werden Annotationen und Stempeln exportiert.

  • Installation: wird über eine zip.-Datei heruntergeladen und installiert

  • Modul-Lizenz: es wird eine spezielle Lizenz benötigt

  • Mehr Informationen zu DocXporter

Webservices: Kommunikationsschnittstelle für Anwendungen

DocuWare kann mit Drittanwendungen auf der Basis von Webservices Daten austauschen. Der Webservice fungiert dabei als Schnittstelle, über welche die Systeme oder Anwendungen miteinander kommunizieren: Ein Client sendet eine Anfrage an einen Server und löst damit eine Aktion bei diesem aus. Anschließend sendet der Server eine Antwort zurück an den Client.

Informationen lassen sich so erstellen, aktualisieren oder löschen. Umgekehrt können Daten aus anderen Programmen von unter anderem FiBu oder CRM in DocuWare verwendet werden.

DocuWare bindet Web Services vom Typ REST und SOAP ein. Die Webservices stehen organisationsweit unter anderem für Workflows, Webhooks und für die Validierung der Indexdaten zur Verfügung.

  • Installation: nicht gesondert erforderlich

  • Modul-Lizenz: nicht erforderlich

  • Mehr Infos zu Web Services

Webhooks: Indexdaten als JSON übergeben

Mit Webhooks werden Indexdaten als JSON an eine andere Anwendung übermittelt. Die Kommunkation erfolgt über eine URL, die über einen Webservice eingebunden ist. Wenn bestimmte Dokumente in einem Archiv neu abgelegt oder zugehörige Indexeinträge geändert werden, sendet DocuWare eine Benachrichtigung als POST-Anfrage an die URL. Die Drittanwendung überwacht die URL und empfängt damit die Nachricht.

Die Indexdaten der spezifizierten Dokumente lassen sich in den Inhalt der Nachricht aufnehmen. Andere Anwendungen im Unternehmen können damit ihren Datenbestand synchronisieren oder bestimmte Aktionen und Workflows anstoßen.

  • Installation: nicht gesondert erforderlich

  • Modul-Lizenz: nicht erforderlich

  • Mehr Informationen zu Webhooks

Signature Service für elektronische Signaturen

Um Dokumente zu signieren, bindet DocuWare externe Signaturdienstleister ein. Die Schnittstelle ist der Web Service "DocuWare Signature Service", der als so genannte Aktivität in DocuWare Workflows eingebunden wird.

Dokumente, die sich in einem Workflow befinden, lassen sich damit an den externen Signaturdienstleister übermitteln. Die Identität des Unterzeichners wird überprüft und das unterzeichnete Dokument mit dem Signatur-Zertifikat an DocuWare zurückgegeben.

DocuWare arbeitet mit Validated ID und DocuSign als externen Signatur-Dienstleistern zusammen, die mehrere Möglichkeiten der Authentifizierung und zahlreiche Funktionen zum Aufbringen von Signaturen bieten, wie unter anderem Mehrfachsignatur, Siegel, biometrische Signatur oder eine automatische Erinnerung für das Anbringen einer Signatur.

Mobile DocuWare App

Die DocuWare App wird für iOS aus dem Apple AppStore und für Android aus dem Google Play Store geladen. Über die DocuWare App können auch am Smartphone Dokumente archiviert, Workflow-Aufgaben bearbeitet, archivierte Dokumente angesehen und geteilt werden sowie viele andere Funktionen von DocuWare genutzt werden. Über die App werden Kollegen von unterwegs in die DocuWare Prozesse integriert.

  • Installation: auf dem Smartphone

  • Lizenz: DocuWare Mobile ist im Funktionsumfang von DocuWare Cloud enthalten. Für Kunden von lokal installierten DocuWare Lösungen mit PROFESSIONAL oder ENTERPRISE Server steht eine Zusatz-Lizenz zur Verfügung. Die App selbst ist kostenlos.

  • Mehr Informationen zur mobilen DocuWare App

Integration Platform as a Service (iPaaS)

Cloud-Systeme sind aus Sicherheitsgründen in der Regel effektiv abgeschottet, was für Integrationen eine besondere Herausforderung darstellt. Automatischer Datenaustausch und andere Verbindungen, für die ein Systemzugriff erforderlich ist, sind nur mit aufwendiger Programmierung und eigener IT-Infrastruktur möglich.

Um Datenaustausch und automatisierte Workflows von Cloud-Anwendungen dennoch komfortabel zu ermöglichen, stellen Automatisierungs-Plattformen eine Infrastruktur bereit „Integration Platform as a Service“ (iPaaS), auf deren Basis sich Cloud-Anwendungen und Dienste mittels universeller Konnektoren verbinden können.

Codierung ist nicht nötig, die Integration erfolgt – je nach Anbieter - über eine klickbare Oberfläche. Auch das regelmäßige Update von individuell programmiertern Schnittstellen entfällt, da auf den iPaaS-Plattformen die jeweiligen Anbieter ihre Konnektoren pflegen.

DocuWare hat für die Integration von Cloud Anwendungen auf den Plattformen Make und Microsoft Power Automate einen eigenen Konnektor entwickelt, der ein Funktionsset für den Datenaustausch mit anderen Cloud-Anwendungen liefert. Dazu zählen u. a. das Herunterladen von Dateien und Dokumenten, Löschen, Ablegen in DocuWare Archiven und das Setzen von Stempeln.

Auch andere iPaaS-Plattformen wie webmethods.io und elastic.io bieten Konnektoren für DocuWare an – hier sind auch Integrationen mit lokal installierten Anwendungen möglich

Daten, die über iPaaS-Plattformen in Workflows eingebunden werden, sind geschützt. Bei Make zum Beispiel ist mit je einem AWS Rechenzentrum in Deutschland und in den USA sowohl der europäische als auch der amerikanische Datenschutzraum abgedeckt. Mehr Details finden Sie auf den Plattformen der iPaaS-Anbieter. 

  • Installation: nicht erforderlich

  • Modul-Lizenz Make: nicht erforderlich, die Abrechnung der Transaktionen erfolgt über die jeweiligen Plattform-Anbieter

  • Modul-Lizenz Power Automate: Premium-Lizenz für Power Automate, der DocuWare-Connector auf der Plattform ist kostenlos erhältlich.

  • Mehr Infos zu DocuWare iPaaS Konnektoren

Programmierung

Mittels Programmierung ist es möglich, DocuWare Ressourcen in vielfältige Umgebungen und Anwendungen einzubinden.

URL-Integration

Dank seiner webbasierten Architektur können Elemente von DocuWare gezielt über eine URL angesprochen und nach dem Baukastenprinzip in andere Anwendungen eingebunden werden. Briefkörbe, Dokumente, Ergebnislisten und mehr werden innerhalb der Drittanwendung mit der Benutzeroberfläche von DocuWare geladen. Für eine solche URL-Integration wird die Standard-URL zu DocuWare um einige Parameter erweitert. Als Integrationstypen stehen unter anderem Listen vom Task Manager, Briefkorb, Ergebnisliste, Dokument, Download, Versionsübersicht oder Suchdialog zur Verfügung.

  • Installation: nicht gesondert erforderlich

  • Modul-Lizenz: nicht erforderlich

  • Mehr Informationen zur URL-Integration

Software Development Kit (Platform Service)

Häufig werden Software-Lösungen für kundenspezifische Aufgaben auf unterschiedlichen Plattformen und Programmiersprachen erstellt. Mit dem Platform Service bietet DocuWare eine zentrale Programmierschnittstelle für alle Entwicklungsumgebungen.

Ressourcen wie DocuWare Archive, Aufgabenlisten oder Suchabfragen lassen sich plattformunabhängig über XML oder JSON im Programmcode einer Fremdanwendung verwenden. Eine Aufgabenliste kann so in die Buchhaltungssoftware vom Kunden eingebunden werden.

Es können alle Ressourcen angesteuert und abgerufen werden, die auch dem Web Client zur Verfügung stehen. Anders als bei der URL-Integration wird die Ressource jedoch ohne Einbindung in die Web-Client-Komponenten aufgerufen. Das User Interface muss also gegebenenfalls selbst entwickelt werden.

Ressourcen werden per XML oder JSON in die Fremdanwendung eingebettet und per HTTPS übertragen

Die Grundlage dafür bildet die REST-basierte Architektur des Platform Service. Zu den Prinzipien von REST gehört, dass alle Ressourcen eine URL besitzen. Dadurch lassen sich Daten unabhängig vom verwendeten Gerät – solange es HTTPS-fähig ist – und unabhängig vom Betriebssystem abrufen.

Validierung von Indexeinträgen

DocuWare bietet die Möglichkeit, Validierungsservices als Webservice einzubinden und zum Beispiel die eingegebenen Indexwerte bei der Dokumentablage auf Plausibilität zu überprüfen. Dies sorgt für einheitliche Datenbestände im Unternehmen.

Sobald ein Indexeintrag geschrieben oder aktualisiert wird, ruft das System den Validierungsservice des Kunden auf und prüft die Eingaben. So lässt sich beispielsweise mit dem CRM-System abgleichen, ob die eingegebene Kundennummer zum Kundennamen passt. Der Nutzer kann dann seine Eingaben korrigieren.