Die Voraussetzungen für die Einbettung von DocuWare in einer bestehenden IT-Landschaft sind je nach der verwendeten DocuWare Lösung unterschiedlich.
DocuWare Cloud
Die Infrastruktur von DocuWare Cloud wird auf Microsoft Azure gehostet. Relevant im Sinne der Systemvoraussetzungen ist deshalb für Kunden nur der clientseitige Zugriff, die entsprechenden Voraussetzungen an Betriebssystem und Browser sind in der Kategorie Systemvoraussetzungen aufgelistet. Der Zugriff kann prinzipiell über jeden unterstützten Browser und unter jedem Betriebssystem – also auch Linux und MacOS – erfolgen. Unter Nicht-Microsoft-Umgebungen ist die Verwendung von DocuWare Cloud möglich, einige Funktionen sind jedoch eingeschränkt. Die DocuWare Desktop Apps lassen sich nur unter Windows installieren und unter Linux können zum Beispiel keine Dokumente direkt aus dem DocuWare Client verschickt werden.
Zu den Möglichkeiten der Integrationen von externen Benutzerverzeichnissen und Identitäts-Providern siehe unten. Mehr Informationen zu den technischen Leistungsmerkmalen bietet das White Paper DocuWare Cloud.
DocuWare als On-premises-Lösung
Betriebssysteme
Die DocuWare Server sind auf Basis der Microsoft-Architektur realisiert. Dennoch kann sich DocuWare in Infrastrukturen integrieren, denen andere technische Systeme zugrunde liegen, so dass DocuWare Archive als „Black-Box" auch in Linux- und weiteren Nicht-Microsoft-Umgebungen einsetzbar sind.
Mehr Informationen zum Einsatz von DocuWare als lokal installiertem System.
Datenbanksysteme
DocuWare benötigt sowohl für die Ablage der eigenen Einstellungen als auch für die Indexdaten eine relationale Datenbank. Dies kann ein dediziertes Datenbanksystem nur für DocuWare sein. Viele Unternehmen verfügen jedoch bereits über zentrale Datenbanksysteme, die auch durch DocuWare genutzt werden können. Eine einfache Einbindung von DocuWare ist mit dem Microsoft SQL Server gegeben. Außerdem wird MySQL für die DocuWare Server unterstützt. Weitere Datenbanken können über eine ODBC-Anbindung angesprochen werden, z. B. für eine Abfrage. Das Ablegen von Dokumenten im Archiv ist per ODBC hingegen nicht möglich.
Speichersysteme
DocuWare unterstützt ein breites Spektrum an Speichermedien für die Ablage von Dokumenten. Dazu gehören lokale Festplatten als auch (virtuelle) Netzwerk-Ablagen und externe Speichersysteme. Welche Medien konkret zum Einsatz kommen können, hängt vom Volumen der abzulegenden Dokumente und den Anforderungen an Zugriff und Aufbewahrung ab.
Systemvoraussetzungen
Die aktuellen Systemvoraussetzungen für DocuWare als On-Premises Lösung sind hier aufgelistet.
DocuWare Cloud und DocuWare als On-Premises-Lösung
Externe Benutzerverzeichnisse
Benutzer und Gruppen, die in externen Verzeichnissen vorhanden sind, müssen in DocuWare nicht zusätzlich manuell angelegt werden. Das macht die Benutzerverwaltung insbesondere für größere DocuWare Systeme erheblich einfacher. Durch die Integration sind Benutzer und Gruppen in der Domäne und in DocuWare automatisch konsistent.
Um DocuWare Benutzer anzulegen oder zu aktualisieren, verbindet sich die Desktop App Benutzersynchronisation mit Microsoft Active Directory (LDAP) oder Microsoft Azure Active Directory (Microsoft Graph). Die App ist für DocuWare Cloud- und für On-Premises-Systeme verfügbar.
Identity Provider
Externe Identity Provider werden über den DocuWare Identity Service in DocuWare Cloud oder in ein lokal installiertes DocuWare eingebunden. Dieser Web Service ermöglicht Single Sign-On in DocuWare: Die Anmeldedaten von nur einem Account werden für alle DocuWare Anwendungen genutzt: beim Web Client, den Desktop Apps, in der Konfiguration und Administration sowie für die Benutzersynchronisierung.
DocuWare ermöglicht die Anbindung an Identity Provider, die Open ID Connect unterstützen, zum Beispiel Microsoft Azure Entra oder Okta. Mit den Providern ist zudem erzwungenes Single Sign-on möglich. Dies minimiert Sicherheitsrisiken wie Passwortdiebstahl. Der manuelle Login über die DocuWare Anmeldedaten ist damit nur noch für eigens festgelegte Benutzer oder Rollen möglich - zum Beispiel, wenn lokale Applikationen direkt auf die Programmierschnittstelle von DocuWare zugreifen sollen.