Daten gelten als authentisch, wenn sie jederzeit ihrem Ursprung zugeordnet werden können. In DocuWare lässt sich die Herkunft der gespeicherten Dokumente anhand von unveränderbaren Systemeinträgen sowie elektronischen Signaturen nachweisen.
Systemeinträge zu Dokumenten
Bei der Ablage eines Dokuments in DocuWare werden automatisch Systemeinträge erstellt, die zu keiner Zeit von Benutzern in DocuWare geändert werden können. Folgende Systemeinträge zu Benutzer, Datum sowie Dokumentänderungen und -zugriffen geben Aufschluss über den Ursprung des Dokuments:
Abgelegt von
Abgelegt am
Letzte Änderung am
Letzte Änderung von
Letzte Inhaltsänderung am
Letzte Inhaltsänderung von
Letzer Zugriff am
Letzter Zugriff von
Dokument-ID
Systemeinträge rufen Sie über das Kontextmenü eines Dokuments in der Ergebnisliste Indexeinträge ändern > Systemeinträge ab.
Elektronische Signaturen
Eine elektronische Signatur erfüllt den gleichen Zweck wie eine eigenhändige Unterschrift bei Papierdokumenten. Sie stellt sicher, dass ein Dokument wirklich vom Urheber stammt. Auch können Änderungen von Dokumenten anhand von Signaturen nachgeprüft und verifiziert werden.
Mit DocuWare lassen sich elektronische Signaturen mit verschiedenen Sicherheitsstufen umsetzen. Ein DocuWare Stempel mit einer Unterschrift auf einem Dokument ist ein Beispiel für eine einfache Signatur. Um die Infrastruktur für das Signieren von digitalen Dokumenten mit den höheren Sicherheitsstufen "fortgeschritten" und "qualifiziert" bereitzustellen, arbeitet DocuWare mit den externen Signatur-Dienstleistern wie Validated ID oder DocuSign zusammen. Beide Dienstleister bieten mehrere Möglichkeiten der Authentifizierung und zahlreiche Funktionen zum Aufbringen von Signaturen, wie unter anderem Mehrfachsignatur oder die biometrische Signatur.
Hier finden Sie
technische Informationen zu Signatur-Workflows mit Validated ID und DocuSign
allgemeine Informationen zu Sicherheitsstufen von Signaturen.