Monitoring
Im Datencenter bei Microsoft Azure findet ein ständiges automatisches Monitoring aller Vorgänge statt. Auffällige Vorkommnisse werden automatisch an den System-Support von DocuWare berichtet. Zu dem Monitoring gehören:
Konstante Performance-Kontrollen
Regelmäßige komplette Tests der DocuWare-Grundfunktionen
Statistische Erhebungen zum Nutzungsverhalten durch Kunden, zum Beispiel dazu, wie viele Aktionen durch Kunden in einem bestimmten Zeitfenster ausgeführt werden (z.B. Dokumentsuche und -ablage, Login), um Performance-Verbesserungen zu ermöglichen
Bei Unregelmäßigkeiten greift der System-Support von DocuWare mit 24/7-Erreichbarkeit unverzüglich ein.
Hotfixes und Upgrade
Ein- bis zweimal pro Jahr wird die jeweils neue DocuWare-Version in die Kunden-Organisationen eingespielt. Dafür wird die entsprechende Organisation offline geschaltet, das Upgrade ausgeführt und die Organisation anschließend mit der neuen DocuWare-Version wieder online geschaltet.
DocuWare informiert die Kunden vier Wochen im Voraus über die geplante Aktualisierung. Im Fehlerfall wird die Organisation mit der vorherigen DocuWare-Version wieder online gestellt, sodass keine längeren Ausfallzeiten entstehen.
Die lokal installierten Komponenten (Desktop Apps) sollten Kunden stets auf dem neuesten Stand halten. Entsprechende Updates können problemlos von den Anwendern selbst ausgeführt werden, sofern sie zur lokalen Installation von Software berechtigt sind. Anderenfalls kann der IT-Administrator das Update mithilfe einer Software-Management-Lösung als unbeaufsichtigte Installation (Silent Install) durchführen.
Wartung
Für bestimmte Wartungstätigkeiten sind volle oder umfangreiche Administrationsrechte an den DocuWare Cloud-Systemen notwendig. Um auch hierbei eine Datensicherheit zu gewährleisten, die den allgemein anerkannten Regeln der Technik entspricht, unterliegen Zugriffe durch Wartungsadministratoren der Protokollierung.
Darüber hinaus greifen die folgenden Sicherheitsmechanismen:
Alle Zugriffe auf DocuWare Cloud-Systeme erfolgen per RDP-Sitzung.
Um eine RDP-Sitzung starten zu können, muss sich ein Administrator über definierte, besonders geschützte IP-Adressen in ein VPN einwählen, das über Zertifikate abgesichert ist und nur den Administratoren zur Verfügung steht.
Jeder Administrator von DocuWare Cloud hat seine eigene Kennung. So kann immer nachvollzogen werden, wer sich an welchem System angemeldet hat.
Alle Administratoren sind geschult und wurden insbesondere auf einen höchst sensiblen, geschützten Umgang mit Daten wie Zertifikaten und Passwörtern hingewiesen.