Dokumente in Workflows werden von verschiedenen Mitarbeitern bearbeitet und in unterschiedlichen Archiven gelagert, was ein Gleichgewicht zwischen strengen Zugriffskontrollen für Authentizität und Integrität der Daten und Flexibilität für einen reibungslosen Betrieb erfordert.
Entscheidungsträger müssen beispielsweise Dokumente in einem Workflow überprüfen, um ihre Aufgaben zu erledigen, auch wenn sie keinen Zugriff auf das Archiv haben, in dem das Workflow-Dokument gespeichert ist. Auf der anderen Seite müssen Archivberechtigungen angewendet werden, um sicherzustellen, dass Dokumente geschützt bleiben und nicht unangemessen aufgerufen oder geändert werden können.
Administrative Aktionen wie das Erstellen, Bearbeiten und Verwalten von Workflows sollten sorgfältig kontrolliert werden. Unbeabsichtigte oder absichtliche Unterbrechungen eines Workflows können sich entscheidend auf die Geschäftseffizienz auswirken.
Um sowohl Flexibilität als auch Sicherheit zu gewährleisten, bietet der Workflow Manager von DocuWare ein granulares Berechtigungskonzept mit Zugriffskontrolle und Funktionalität. Berechtigungen in Workflow Manager funktionieren auf beiden Ebenen, beim Verwalten und Überwachen von Workflows und beim Ausführen von Workflows.
Berechtigungen zum Verwalten und Überwachen von Workflows
Um versehentliche oder absichtliche Unterbrechungen eines Workflows zu verhindern, ist der Zugriff auf den Workflow Designer geschützt – nur Benutzer mit dem Funktionsrecht Workflows designen dürfen das Workflow Designer Plug-in in den DocuWare Konfigurationen öffnen.
Das Funktionsrecht Workflows desginen kann in DocuWare Konfigurationen > Benutzerverwaltung vergeben werden.
Für eine präzisere Zugriffssteuerung stellt der Workflow-Designer zwei Rollen bereit: Designer und Controller.
Designer: Die Rolle Designer bietet umfassende Berechtigungen, einschließlich der Verwaltung von Berechtigungen und der Veröffentlichung von Workflows.
Controller Die Rolle Controller hingegen ist stärker eingeschränkt. Ein Benutzer mit dieser Rolle kann Workflows erstellen, überwachen und stoppen, aber nicht bearbeiten oder löschen.
Ein Controller konzentriert sich daher mehr auf das Monitoring, der Designer auf das Erstellen und Bearbeiten von Workflows. Die Controller-Rolle ermöglicht es beispielsweise einem Teamleiter, die Arbeitsabläufe in seinem Team zu überwachen, ohne dass tiefgreifende Kenntnisse oder die umfassenden Berechtigungen eines Designers erforderlich sind.
Die Designer- und Controller-Berechtigungen werden im Workflow Designer vergeben.
Alle Berechtigungen der Designer- und Controller-Rollen auf einen Blick
Berechtigung | Designer | Controller |
|---|---|---|
Workflow Designer öffnen | ||
Workflow als Liste einsehen | ||
Workflow-Konfiguration ansehen | ||
Workflow erstellen | ||
Workflow importiereren | ||
Workflow kopieren | ||
Workflow bearbeiten | ||
Workflow löschen | ||
Berechtigungen managen | ||
Workflow veröffentlichen | ||
Workflow exportieren | Nur Organisationsadministrator | Nur Organisationsadministrator |
Instanzen ansehen (auch mit der Option Aufgabenansicht überwachen im Web Client) | ||
Instanzen fortsetzen (auch mit der Option Aufgabenansicht überwachen im Web Client) | ||
Instanzen beenden (auch mit der Option Aufgabenansicht überwachen im Web Client) |
Berechtigungen für die Ausführung des Workflows
Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, können DocuWare Anwender die ihnen zugewiesenen Aufgaben überprüfen und ohne besondere Berechtigungen erledigen, auch nicht in das Archiv, in dem das Dokument im aktuellen Workflow abgelegt ist.
Dies wird durch einen so genannten Systembenutzer oder Workflow-Benutzer erreicht, der für jeden Benutzer festgelegt werden kann. Der Workflow-Benutzer kann ein beliebiger DocuWare Benutzer sein, z. B. ein Benutzer mit Designer Rolle oder ein generischer Benutzer. Die Anmeldeinformationen dieses Benutzers können für den Zugriff auf das Archiv für automatisierte Aktionen innerhalb des Workflows verwendet werden. Sie geben den Systembenutzer oder Workflow-Benutzer in der Aktivität Auslöser oder unter Berechtigungen ein.
Der Systembenutzer oder Workflow-Benutzer kann ausschließlich für die Ausführung eines oder mehrerer Workflows bestimmt werden, so dass die Mitarbeiter nicht auf ein Archiv mit sensiblen Dokumenten zugreifen müssen.
Benutzer werden in Bereich DocuWare Konfigurationen > Benutzerverwaltung angelegt.
Funktionsrecht “Alle Benutzer anzeigen”
Darüber hinaus wird für die Rollen Workflow Designer, Workflow Controller und Systembenutzer das Funktionsrecht Alle Benutzer anzeigen benötigt, um sicherzustellen, dass die Workflows ordnungsgemäß funktionieren.
Wenn die Aufgabenliste des Workflows einen oder mehrere DocuWare Benutzernamen enthält, müssen auch die Benutzer über dieses Funktionsrecht verfügen, um die Workflow-Aufgabe bearbeiten.
Hier werden die Berechtigungen zugewiesen - Übersicht
Rolle Designer: DocuWare Konfigurationen > Workflow Designer > Canvas > Berechtigungen
Rolle Controller: DocuWare Konfigurationen > Workflow Designer > Canvas > Berechtigungen
Systembenutzer oder Workflow-Benutzer: Neue Benutzer werden bei Bedarf im Bereich DocuWare Konfigurationen > Benutzerverwaltung angelegt. Einen Systembenutzer für eine Workflow-Konfiguration wählen Sie unter DocuWare Konfigurationen > Workflow Designer.
Funktionsrecht Workflows designen: DocuWare Konfigurationen > Benutzerverwaltung
Funktionsrecht Alle Benutzer anzeigen: DocuWare Konfigurationen > Benutzerverwaltung
Häufig gestellte Fragen
Wie sorgt DocuWare für Flexibilität und Sicherheit im Workflow-Management?
Der Workflow Manager von DocuWare verwendet ein granulares Berechtigungskonzept, das die Zugriffskontrolle mit den funktionalen Möglichkeiten in Einklang bringt.
Welche Aktionen kann ein Designer im Workflow-Designer ausführen?
Ein Designer kann Berechtigungen verwalten, Workflows erstellen, bearbeiten, löschen und veröffentlichen.
Welche Rolle spielt ein Controller im Workflow-Management?
Ein Controller konzentriert sich auf die Überwachung von Workflows und kann Workflows erstellen, stoppen und anzeigen, aber nicht bearbeiten oder löschen.
Ist es notwendig, dass Benutzer Zugriff auf das Archiv haben, um ihre Workflow-Aufgaben zu erledigen?
Nein, der Benutzer kann die ihm zugewiesenen Aufgaben erledigen, ohne Zugriff auf das Archiv zu benötigen, in dem die Dokumente gespeichert sind.
Wo können Berechtigungen für die Rollen "Designer" und "Controller" zugewiesen werden?
Berechtigungen für beide Rollen können im Arbeitsplan-Arbeitsbereich unter dem Abschnitt Berechtigungen zugewiesen werden.