Sie können eine URL-Integration leicht in Outlook einbinden. So kann zum Beispiel eine DocuWare-Liste in Outlook integriert werden. Gerade für Personen, die viel in Outlook arbeiten, ist es praktisch, wenn sie aus einem Outlook-Ordner ihre zu bearbeitenden Dokumente in DocuWare sehen, zum Beispiel alle freizugebenden Rechnungen.
Auch in DocuWare archivierte Mails können über eine URL-Integration wieder in Outlook angezeigt werden. So können Sie zum Beispiel auf alle ihre ein- und ausgehenden E-Mails zu einem bestimmten Projekt über Outlook zugreifen, ohne dass die E-Mails Ihr Postfach zum Überlaufen bringen. Für eine solche Anwendung archivieren Sie die entsprechenden E-Mails und erstellen sich eine URL, die die Suchabfrage zu den gewünschten Mails beinhaltet.
Für die entsprechende Outlook-Integration erstellen Sie zunächst in Outlook einen Ordner. Öffnen Sie über das Kontextmenü die Eigenschaften des Ordners und wechseln dort auf die Registerkarte Homepage. Damit in dem Ordner die URL-Integration angezeigt wird, aktivieren Sie die Option Homepage dieses Ordners standardmäßig anzeigen und fügen dann in das Feld Adresse die URL der gewünschten URL-Integration ein.
Bei einer Integration des Web Clients in Outlook beachten Sie bitte, dass in Outlook das Eingabefeld für die URL auf maximal 129 Zeichen beschränkt ist. In Ausnahmenfällen kann es vorkommen, dass die 129 Zeichen überschritten werden, beispielsweise durch einen langen Domänennamen oder wenn die URL Benutzername und Passwort enthält. Außerdem kann eine verschlüsselte URL länger sein als die unverschlüsselte Form. Ist die URL zu lang, wenden Sie sich in diesem Fall an den Administrator Ihres Web Servers. Er kann Weiterleitungen definieren, die eine kurze URL in eine längere URL umwandeln. Außerdem können Sie eine HTML-Datei spezifizieren, die dann auf die Integration-URL einen Redirect ausführt.