Konnektor für Power Automate

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Der DocuWare iPaaS Konnektor für Power Automate macht wichtige DocuWare Funktionen als so genannte Aktionen auf der Integrationsplattform Power Automate verfügbar. Aktionen sind zum Beispiel die Ablage im Archiv oder im Briefkorb, Stempeln oder Suche nach archivierten Dokumenten. Sie lassen sich in verschiedenen Szenarien kombinieren.

Ein Beispiel dafür: Eine externe Anwendung wie Microsoft One Drive wird genutzt, um Dateien aus einem anderen Programm abzulegen. Diese Dateien sollen anschließend automatisch in DocuWare archiviert werden. Das entsprechende Szenario prüft regelmäßig, ob neue Dateien hinzugekommen sindm importiert diese automatisch in ein Archiv und versieht sie mit Indexdaten.

Voraussetzungen

Um Integrationen über Power Automate zu nutzen, benötigen Sie Zugang zu einer DocuWare Cloud Organisation.

Sie benötigen eine Premium Lizenz für Microsoft Power Automate, der DocuWare Konnektor auf der Platform ist kostenlos erhältlich. Für DocuWare ist keine spezielle Zusatzlizenz erforderlich, lediglich eine Client-Lizenz für die Anmeldung des Konnektors an DocuWare.

Die Abrechnung der Transaktionen erfolgt direkt über Power Automate. Es stehen verschiedene Lizenzmodelle zur Verfügung.

Stellen Sie sicher, dass der Benutzer, der den API-Schlüssel generiert, über die entsprechenden Rechte in DocuWare verfügt. Die benötigten Berechtigungen können je nach Vorgang, die in Power Automate ausgeführt werden sollen, variieren.

DocuWare Cloud kann nur mit einer Power-Automate-Umgebung arbeiten, die sich in derselben Region befindet. Weitere Informationen zu Regionen auf Microsoft Learn: Power Platform environments overview + Regions overview for Power Automate.

DocuWare und Power Automate verbinden

Um DocuWare und PowerAutomate zu verbinden, erstellen Sie zunächst einen API-Schlüssel in DocuWare und geben diesen dann in Power Automate ein.

API-Schlüssel in DocuWare erstellen

  1. Melden Sie sich mit dem Benutzerkonto in DocuWare ein, das Sie mit Power Automate verwenden möchten.

  2. Gehen Sie im DocuWare Web Client in das Hauptmenü und wählen Sie Konfigurationen.

  3. In der DocuWare Konfiguration klicken Sie im Bereich Integrationen auf Power Automate API Keys.
    Wenn Sie das Symbol Power Automate API Keys nicht sehen, hat der DocuWare Benutzer, den Sie gerade verwenden, keine ausreichenden Berechtigungen. Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren DocuWare Administrator.

  4. Klicken Sie auf API-Schlüssel erstellen.

  5. Geben Sie den Namen und - optional - die Beschreibung ein und klicken Sie auf Erstellen.

Hinweise:

  • Die Erstellung des Schlüssels kann eine kurze Zeit dauern.

  • Speichern Sie Ihren API-Schlüssel unbedingt ab. Wenn Sie diesen Schlüssel verlieren, müssen Sie einen neuen Schlüssel erstellen.

Verwenden Sie diesen API-Schlüssel in Power Automate, um eine Verbindung zu DocuWare herzustellen. Diese Verbindung wird dann im DocuWare Konnektor verfügbar sein.

Mit dem DocuWare Konnektor in Power Automate starten

  1. Melden Sie sich bei Power Automate an.

  2. Erstellen Sie einen neuen Flow oder öffnen Sie einen bestehenden Flow.

  3. Fügen Sie eine Aktivität aus dem DocuWare Power Automate Connector zu Ihrem Flow hinzu.

  4. Klicken Sie auf + Neuer Schritt.

  5. Wenn Sie aufgefordert werden, einen Vorgang auszuwählen, wählen Sie Alle aus der Kategorieauswahl und geben dann "DocuWare" in das Suchfeld ein.

  6. Wählen Sie den DocuWare Konnektor und dann eine Aktion aus der Liste.

  7. Wenn die ausgewählte Aktion zum Ablauf hinzugefügt wird, werden Sie aufgefordert, eine neue Verbindung zu erstellen.

  8. Geben Sie einen Verbindungsnamen und den API-Schlüssel ein, den Sie von DocuWare erhalten haben (siehe oben), und klicken Sie auf Erstellen.

Von diesem Zeitpunkt an verwenden alle Aktivitäten, die im DocuWare Konnektor hinzugefügt werden, diese Verbindung. Erstellen Sie weitere Verbindungen, indem Sie auf das „...“ in der rechten oberen Ecke einer Aktivität klicken und dann unten im sich öffnenden Menü auf + Neue Verbindung hinzufügen klicken.

Status des API-Schlüssels

Der Status des Power Automate-Schlüssels wird in DocuWare Konfigurationen > Power Automate API Keys angezeigt. Der Schlüssel kann einen der folgenden Status haben:

  • Gültig: Der API-Schlüssel ist derzeit aktiv und bleibt für 10 Minuten gültig.

  • Ausstehend: Der API-Schlüssel ist temporär abgelaufen, wird jedoch automatisch aktualisiert, wenn ein Power Automate-Flow verwendet wird.

  • Abgelaufen: Der API-Schlüssel wurde seit 30 Tagen nicht verwendet. Es ist eine manuelle Aktion erforderlich, um den Schlüssel wieder zu aktivieren: Klicken Sie neben dem Status auf „Aktualisieren“.

Ausführliche Informationen:

Der Power Automate API-Schlüssel ist sowohl mit einem DocuWare Access Token als auch mit einem Refresh Token verknüpft. Das Access Token ist 10 Minuten gültig, während das Refresh Token 30 Tage gültig bleibt. Wenn der Connector ausgeführt wird, verwendet er den API-Schlüssel, um ein DocuWare Access Token abzurufen. Ist das vorhandene Access Token noch gültig, wird es direkt für den Zugriff auf DocuWare verwendet. Ist das Access Token abgelaufen, wird im Hintergrund automatisch das Refresh Token verwendet, um ein neues Access Token zu erhalten. Wird der API-Schlüssel länger als 30 Tage nicht genutzt, läuft auch das Refresh Token ab. In diesem Fall ist eine manuelle Aktion erforderlich, um den Schlüssel zu aktualisieren und wieder zu aktivieren.

DocuWare Aktionen auf der Power Automate-Plattform

  • Store to DocuWare / in DocuWare speichern

  • Get from Docuware / Von DocuWare abrufen

  • Altering Documents / Dokumente bearbeiten oder ändern

Dieser Bereich ist nicht in Ihrer Sprache verfügbar. Bitte wechseln Sie zu dem entsprechenden Bereich im englischsprachigen DocuWare Knowledge Center.