In DocuWare Forms kann ein Dropdown-Eintrag jetzt eine Zahl für eine Berechnung liefern. Das gilt für das Feld Dropdown und für eine Spalte Dropdown innerhalb eines Felds Tabelle. Die Option und die Regeln sind an beiden Stellen gleich.
Bisher war es nicht möglich, eine Zahl in einem Dropdown für eine Berechnung zu verwenden. Nur Nummernfelder und Nummernspalten konnten Teil einer Formel sein. Die Person, die das Formular ausfüllte, musste den angezeigten Wert daher in ein zweites Feld kopieren, oder die Berechnung musste später im Workflow erfolgen. Speziell hat sich dies für die Werte von einer Auswahlliste ausgewirkt. Eine Auswahlliste lässt sich nur mit einem Dropdown verbinden, nie mit einem Nummernfeld. Zahlen aus einer Datenbank konnten daher im Formular angezeigt, aber nicht berechnet werden.
Jetzt steht ein Dropdown für Formeln zur Verfügung, sobald Sie die neue Option Nur numerische Werte in den Einstellungen des Felds oder der Spalte Dropdown aktivieren. Im Formel-Editor erscheint es dann unter Dropdown-Felder, Dropdown-Spalten und Dropdown-Spalten-Summen und kann in derselben Formel mit Feldern des Typs Nummernfeld kombiniert werden.
Komponente: DocuWare Forms
Anwendungen
Bestellung mit Preisen aus dem Katalog (Dropdown-Spalte in einem Tabellen-Formularfeld): Peters Engineering pflegt seinen Produktkatalog in einer DocuWare Auswahlliste mit mehreren Spalten, eine für das Produkt, eine für seinen Preis, eine für seinen Steuersatz. Die Auswahl des Produkts in der Bestelltabelle bringt daher auch seinen Preis in das Formular.
Bisher konnte dieser Preis nur angezeigt werden: Für eine Positionssumme musste die einkaufende Person ihn erneut in eine Nummernspalte eintippen. Mit der neuen numerischen Option für die Preisspalte ergibt sich die Positionssumme aus Preis mal Menge. Ein Dropdown-Feld für den Rabattsatz, das nur die genehmigten Sätze anbietet, wird dann auf die Summe aller Positionen angewendet.Stundenzettel mit vereinbarten Stundensätzen (Dropdown-Feld, manuell von der Person angelegt, die das Formular konfiguriert): Stundenweise bezahlte Mitarbeitende melden ihre Stunden über ein Formular. Der Stundensatz ist ein Dropdown mit dem Standardsatz und dem Überstundensatz, sodass niemand einen nie vereinbarten Satz eingeben kann. Satz mal Stunden ergibt jetzt die Vergütung für die Schicht, die früher nach dem Absenden des Formulars ermittelt werden musste.
Genehmigung mit dem aktuellen Budget im Formular (Dropdown-Feld aus einer Auswahlliste): Eine Auswahlliste holt das verbleibende Budget pro Kostenstelle aus einer Datenbank. Nur ein Dropdown erreicht diese Daten, sodass die Zahl im Formular angezeigt, aber nicht verwendet werden konnte. Elizabeth Cash, die eine Bestellanforderung in einem Procure-to-Pay-Prozess genehmigt, sieht jetzt das verbleibende Budget und was die Anforderung davon übrig lassen würde, bevor sie entscheidet.
Vorteile
Zahlen, die an anderer Stelle gepflegt werden – Katalogpreise, Steuersätze, Stundensätze, Budgets – erreichen die Berechnung, ohne dass sie jemand erneut eintippt
Mit Live-Daten aus einer Datenbank kann gerechnet und indexiert werden
So geht’s
Öffnen Sie in DocuWare Forms die Registerkarte Designer und öffnen Sie ein Feld Dropdown oder die Spalte Dropdown innerhalb eines Felds Tabelle. Die Einstellungen für das Dropdown sind gleich.
Stellen Sie das Dropdown auf numerisch, indem Sie Nur numerische Werte auswählen.
Mit Nur numerische Werte können die Zahlen in einer Berechnung verwendet werden.
2. Stellen Sie sicher, dass die Auswahlmöglichkeiten Zahlen sind. Was Sie prüfen müssen, hängt davon ab, woher die Liste kommt:
Vom Benutzer angegeben: Sie geben als konfigurierende Person die Auswahlmöglichkeiten direkt in den Feldeinstellungen ein. Forms beschränkt Ihre Eingabe auf das erforderliche numerische Format.
Auswahlliste: Die Auswahlmöglichkeiten kommen aus einer DocuWare Auswahlliste, entweder einer festen Liste oder einer, die dynamisch aus einer Datenbank oder einer anderen Quelle gefüllt wird. Forms passt diese Werte nicht an. Prüfen Sie, ob jeder Eintrag in der zugewiesenen Auswahllisten-Spalte eine Zahl im erforderlichen Format ist.
Werte aus der Auswahlliste, die nicht dem erforderlichen numerischen Format entsprechen, werden aus dem Dropdown ausgeschlossen. Die Person, die das Formular ausfüllt, sieht diese Auswahlmöglichkeiten nicht und kann auch nicht danach suchen. Prüfen Sie die Auswahlliste erneut, sobald sich ihr Inhalt ändert.
3. Verwenden Sie das Dropdown in einer Formel. Ein numerisches Dropdown verhält sich wie eine Komponente des Typs Nummernfeld, mit einer Ausnahme: Es kann nur eine Eingabe sein. Eine Berechnung kann ihr Ergebnis nicht in ein Dropdown zurückschreiben. Wählen Sie daher ein Feld oder eine Spalte des Typs Nummernfeld unter Ergebnis anzeigen in.
In einer Tabelle verhält sich eine Dropdown-Spalte wie eine Nummernspalte, hier „Price“ mal „Quantity“.
Ein Dropdown-Feld in einer Formel, hier die Summe einer Tabelle multipliziert mit einem Rabattsatz
4. Aktivieren Sie das Formular, damit die Änderung die Personen erreicht, die es ausfüllen.