Workflow management

Anfragen: Status wird in Liste angezeigt

Komponenten: Web Client, Workflow Manager

Den Status Ihrer gestellten Anfragen können Sie jetzt in der Liste der Gesendeten Anfragen einsehen. Die Statusspalte zeigt entweder Erledigt oder Ausstehend an. Außerdem lassen sich die Anfragen bequem nach den Spalten Entscheidung und Status sortieren.

Vorteile

• Mehr Übersicht

• Immer auf dem aktuellen Stand

Mehr Möglichkeiten bei der Workflow-Historie

Komponente: Workflow Manager

Die Workflow-Historie können Sie jetzt als CSV-Datei exportieren, um die Daten für Ihre Zwecke zu verwenden.
Außerdem können Sie in der Workflow-Historie nun die Start- und Endzeit einer Aktivität einsehen. Die Spalte "Abgeschlossen am" (bisher "Datum") zeigt nun nur noch das Datum und die Uhrzeit des Abschlusses an. Solange die Aktivität noch in Bearbeitung ist, bleibt die Spalte leer. Die Startzeit entnehmen Sie den Details der einzelnen Aktivität.

Anwendung

• Im Rahmen eines Auditings benötigen Sie für den Auditor einen Verfahrensnachweis und stellen diesen als CSV-Datei zur Verfügung.

• Für eine unternehmensinterne Auswertung möchten Sie einen Controlling-Überblick bereitstellen.

• In einem Workflow ist ein Fehler aufgetreten und die Historie liefert Ihnen Informationen für die Problemlösung.

Vorteile

• Komfortableres Bereitstellen von Informationen

• Mehr Flexibilität

So geht's

Den Export als CSV-Datei stoßen Sie über den neuen Button an.

Auch Designer können Workflow-Instanzen überwachen und stoppen

Komponenten: Workflow Designer

Benutzer mit der Rolle "Designer" können nun auch Workflow-Instanzen im Web Client überwachen und sie stoppen. Damit besitzen sie standardmäßig auch die Berechtigungen der Controller-Rolle, ohne dass sie diese extra zugewiesen bekommen müssten. Außerdem benötigen Designer und Controller jetzt keine weiteren Rechte mehr, um den Workflow Designer zu öffnen.

Vorteile

• Vereinfachtes Workflow-Management

• Erstellung, Bearbeitung und Kontrolle in einer Hand

• Weniger Aufwand bei der Rechteverwaltung

Komfortablere Methode für REST-Webservices

Komponente: Workflow Designer

Wenn Sie einen Webservice für eine REST-API einrichten, steht Ihnen für die HTTP-Anforderung jetzt auch die Methode PATCH zur Verfügung - zusätzlich zu den bereits unterstützten Methoden GET, PUT, POST und DELETE.

Anwendung

• Sie arbeiten bei der Einrichtung eines Webservice mit komplizierten Objekten und Ressourcen und erhalten mit PATCH eine einfachere Methode dafür an die Hand.

Vorteile

• Erleichtert die Konfiguration

• Spart Zeit

So geht's

Im Workflow Designer wählen Sie die PATCH-Methode unter Webservices > REST-Webservice > Tab Anfrage aus. Die PATCH-Methode liefert eine Reihe von Anweisungen zur Änderung einer Ressource und stellt damit eine Vereinfachung gegenüber der PUT-Methode dar. Mehr Informationen: https://developer.mozilla.org/en-US/docs/Web/HTTP/Methods/PATCH

Webservices: Weitere Endpunkte und Abfrageparameter

Komponente: Workflow Designer

Bei den Webservices stehen Ihnen über die Platform REST API nun auch Endpunkte für folgende Funktionen zur Verfügung: Suche nach Dialog, Dokumente übertragen, Benutzer anlegen, Benutzereigenschaften ändern, Alle Benutzer einer Rolle abrufen und Dokumente löschen. Für die bereits vorhandenen Endpunkte können Sie zusätzliche Abfrageparameter nutzen.

Anwendung

• Sie erhalten aus einem ERP exportierte Dokumente, die Sie in einem Workflow verwenden möchten. Die Dokumente bringen als Indexdaten jedoch nur eine ERP-eigene DOCID mit, die aus einer GUID besteht und in den Dokumentnamen geschrieben wird. Weitere Indexdaten können nicht bereitgestellt werden. In diesem Fall identifizieren Sie die Dokumente über eine Volltextsuche, um die Ergebnisse dann bequem im Workflow nutzen zu können.

Vorteile

• Mehr Flexibilität

• Höhere Genauigkeit, wenn beim Import Indexdaten fehlen

So geht's

In der Aktivität Webservices sind die folgenden zusätzlichen Endpunkte und Abfrageparameter über die Platform REST API verfügbar:

Endpunkte

• Suche nach Dialog:
  POST /FileCabinets/{TrayId/FileCabinetId}/Query/DialogExpression?dialogID={DialogId}

• Dokumente übertragen:
  POST /FileCabinets/{TrayId/FileCabinetId}/Task/Transfer

• Benutzer anlegen:
  POST /Organization/UserInfo

• Benutzereigenschaften ändern:
  PATCH /Organization/UserInfo

• Alle Benutzer einer Rolle abrufen;
  GET /Organization/RoleUsers?RoleId={RoleId}&IncludeGroupUsers={false|true}

• Dokumente löschen:
  DELETE /FileCabinets/{TrayId/FileCabinetId}/Documents/{DocId}

Abfrageparameter

• Alle Benutzer der Organisation abrufen; nach Aktivitätsstatus oder Benutzernamen filtern:
  GET /Organization/Users?Active={true|false}&Name={UserName}

• Alle Gruppen eines bestimmten Benutzers abrufen; nach aktivem Status oder Gruppenname filtern:
  GET /Organization/UserGroups?UserId={UserId}&Active={true|false}&Name={GroupName}

• Alle Rollen eines bestimmten Benutzers abrufen; nach aktivem Status, Rollenname oder-typ filtern:
  GET /Organization/UserRoles?UserId={UserId}&Active={true|false}&Type={Standard|Default|Administrator}&Name={RoleName}

• Alle Rollen der Organisation abrufen; nach aktivem Status, Rollenname oder -typ filtern:
  GET /Organization/Roles?Active={true|false}&Type={Standard|Default|Administrator}&Name={RoleName}

• Alle Gruppen der Organisation abrufen; nach Aktivitätsstatus oder Gruppenname filtern:
  GET /Organization/Groups?Active={true|false}&Name={GroupName}