DocuWare Formulare können nun vorausgefüllt werden, wodurch verschiedene Szenarien unterstützt werden.
Anwendungen
Sie können ein Formular teilweise ausfüllen und speichern, um es später fertigzustellen und zu übermitteln.
Sie können ein Formular teilweise ausfüllen und es zur Vervollständigung an einen Kollegen weiterleiten.
Administratoren können das Formular vorab ausfüllen, indem sie den Link bearbeiten und Feld-IDs und Werte als URL-Parameter übergeben.
In Workflows können bereits erfasste Daten aus bestimmten Indexfeldern zum Vorausfüllen der Formulare verwendet werden.
Vorteile
Zusammenarbeit beim Ausfüllen von Formularen ermöglichen
Formulare mit bereits vorhandenen Daten aus Workflows vorausfüllen
Datenkorrektheit sicherstellen
So geht’s
Um das Vorausfüllen eines Formulars zu ermöglichen, öffnen Sie die Formularkonfiguration > Registerkarte Übermittlung > Abschnitt Formular vorausfüllen.
Neuer Abschnitt in der Formularkonfiguration, um Formulare vorab auszufüllen.
Aktivieren Sie die Option Das Formular kann vorab ausgefüllt werden, um die Funktion für dieses Formular generell zu aktivieren. Administratoren können dann das Formular vorausfüllen, indem sie im Formular-Link die Feld-IDs und Werte als URL-Parameter übergeben. Alternativ können sie die Workflow-Aktivität Daten zuweisen verwenden, um globale Variablen als URL-Parameter festzulegen.
Damit auch User das Formular vorausfüllen können, aktivieren Sie zusätzlich die zweite Option Schaltfläche „Formularlink kopieren“ anzeigen. Anwender, die das Formular nicht in einem Zug ausfüllen können oder wollen, haben die Möglichkeit ihren Fortschritt zu sichern, indem sie den Formularlink kopieren und speichern. Dabei werden die eingegebenen Daten als URL-Parameter übernommen.
Die neue Schaltfläche Formularlink kopieren befindet sich neben dem Absenden Button und wird durch ein Infofeld ergänzt.
Einschränkungen
Das Vorausfüllen wird für die Feldtypen Tabelle, Datei anhängen und Unterschrift nicht unterstützt.
Um sicherzustellen, dass vordefinierte Werte auch in der URL unsichtbar und nicht bearbeitbar sind, stellen Sie sicher, dass die entsprechenden Felder schreibgeschützt sind.
Das Vorausfüllen ist nur bei Formularen verfügbar, die in der neuen Version geöffnet wurden, nicht in der klassischen Version. (Sie können den Unterschied in der URL erkennen: Die neue Version enthält „formsweb“, während die alte Version „forms“ enthält.)
Sie finden weitere Informationen zur Verwendung dieser Funktion und zum Hinzufügen von Feld-IDs und Werten zur URL in der Dokumentation:
Lesen Sie mehr zum Vorausfüllen von Formularen.
Lesen Sie mehr zur Konfiguration eines vorausgefüllten Formulars als Workflow-Aufgabe.