DocuWare unterstützt nun das Archivieren von E-Mails von gemeinsamen Microsoft-365-Postfächern mit einer Konfiguration für E-Mails allgemein (Connect Mail). Das ermöglicht automatischen Import und die Verarbeitung von Nachrichten, die zusätzlich zu persönlichen Postfächern an Team-Postfächer gesendet werden. Zusätzliche Benutzerlizenzen für Microsoft 365 sind für die Archivierung von gemeinsamen Postfächern nicht erforderlich.
Anwendung
Verwenden Sie ein gemeinsames Postfach, auf das mehrere Mitarbeiter zugreifen (zum Beispiel rechnungen@unternehmen.de, bestellungen@…, support@…). Alle eingehenden E-Mails können in DocuWare importiert und in bestehenden Workflows verarbeitet werden.
Vorteile
Kontinuität: Die Verarbeitung ist nicht an das Postfach eines einzelnen Mitarbeiters gebunden.
Konsistenz: gleiche Benutzeroberfläche für persönliche und gemeinsame Postfächer.
Kosten: keine zusätzliche Benutzerlizenz für Microsoft 365 erforderlich.
Compliance: verwendet eine sichere, moderne Authentifizierung.
Zentralisierung: Teams können über eine einzige Adresse archivieren.
Und so funktioniert es
Erstellen Sie in DocuWare Konfiguration > E-Mails allgemein eine neue E-Mail-Konfiguration und geben Sie die gemeinsame Postfachadresse im Feld E-Mail ein.
Authentifizieren Sie sich bei der Microsoft-365-Anmeldung bei Ihrem persönlichen Microsoft-Konto.
Achten Sie darauf, dass Ihr persönliches Konto über die von Ihrem Microsoft 365-Administrator erteilten, erforderlichen Rechte für das gemeinsame Postfach verfügt, beispielsweise „Vollzugriff“ oder „Senden als“. Der Zugriff verwendet Microsoft Graph und OAuth2-Token, sodass die Berechtigungen und der Zugriff auf Postfächer in Microsoft 365 / Azure AD vollständig kontrolliert und widerrufbar sind.
Weitere Informationen zum Importieren von E-Mails aus freigegebenen Postfächern finden Sie im Hilfeartikel Konfiguration des E-Mail-Imports.