DocuWare Intelligent Indexing klassifiziert Dokumente in verschiedene Typen und sucht automatisch die relevanten Indexbegriffe in beziehungsweise zu den Dokumenten.
Sie bestätigen nur noch die Vorschläge oder verbessern sie. Anhand dieses Feedbacks lernt das System ständig hinzu, sodass die vorgeschlagenen Indexbegriffe für bekannte Dokumenttypen schon nach kurzer Zeit automatisch vergeben werden können.
Beispielsweise scannen Sie eingehende Papierdokumente mit DocuWare Scan in einen Briefkorb, für den Intelligent Indexing aktiviert ist. Die automatische Vergabe der Indexbegriffe erfolgt im Hintergrund.
Dokumente, die Intelligent Indexing sicher indexieren konnte, erhalten eine grüne Markierung und können automatisch abgelegt werden. Bei den anderen Dokumenten sollten Sie die Indexbegriffe in der Ablagemaske noch kurz prüfen. Dazu wird das Dokument im Viewer angezeigt.
Falls Sie noch Indexbegriffe ändern müssen, geht dies automatisch als Feedback an Intelligent Indexing. Ähnliche Dokumente werden dann zukünftig gleich richtig indexiert.
Weitere Informationen zu Intelligent Indexing:
Hintergrundinformationen: White Paper Intelligent Indexing
Bei Problemen mit Intelligent Indexing: FAQs vom DocuWare Support
Arten der Implementierung
Je nachdem, wie Sie Intelligent Indexing verwenden, müssen Sie verschiedene Schritte für die Einrichtung des Systems vollziehen.
Zunächst hier ein Überblick über die verschiedenen Ausführungen:
1. Intelligent Indexing als webbasierter Service
Webbasierter Service mit DocuWare Cloud:
Webbasierter Service für eine On-Premise-Installation:
2. Intelligent Indexing als Zusatzmodul innerhalb eines lokalen DocuWare-Systems
Schritt 1: Installieren Sie Intelligent Indexing in Ihrem Systen (Installationsanleitung im Softwarepaket enthalten, gibt deshalb keinen Link)
Schritt 2: Richten Sie Intelligent Indexing bei dem gewünschten Ablagedialog ein
Schritt 3: Wählen Sie den entsprechenden Ablagedialog innerhalb der Briefkorbkonfiguration aus
So konfigurieren Sie Intelligent Indexing
Für jede Art der Implementierung konfigurieren Sie Intelligent Indexing unter DocuWare Konfiguration > Indexierung > Intelligent Indexing.
Die Übersichtsseite vom Modul Intelligent Indexing hat die drei Bereiche Aktivieren, Konfigurieren und Anpassen.
Aktivieren
Hier aktivieren Sie Intelligent Indexing für Ihr DocuWare-System. Das ist nur notwendig, wenn Sie den Intelligent Indexing Service bei einer On-Premise-Installationen nutzen.
Konfigurieren
Legen Sie mindestens einen Ablagedialog und einen Briefkorb für ein Archiv fest, in welchem Sie Intelligent Indexing nutzen möchten.
Intelligent Indexing für Ablagedialog einrichten
Definieren Sie pro Archiv, für das Sie Intelligent Indexing nutzen wollen, einen entsprechenden Ablagedialog.
Um eine konsistente Indexierung zu gewährleisten, empfehlen wir pro Archiv nur einen Ablagedialog für Intelligent Indexing zu konfigurieren.
Sollten Sie für ein Archiv mehrere Ablagedialoge mit Intelligent Indexing benötigen, achten Sie darauf, den verwendeten DocuWare Feldern die gleichen Intelligent Indexing Felder zuzuordnen.
Wechseln Sie zu DocuWare Konfiguration > Archive.
Wählen Sie ein Archiv.
Ob Sie einen bestehenden Dialog für Intelligent Indexing aktivieren möchten oder einen neuen Dialog anlegen, ist Ihnen überlassen.
Aktivieren Sie für den gewünschten Ablagedialog die Option Indexfelder mit Intelligent Indexing automatisch füllen
Konfigurieren Sie die Dialogfelder. Bei diesem Schritt verknüpfen Sie die Felder von Intelligent Indexing, wie z.B. Art des Dokuments, Kontaktperson oder Kundennummer, mit den Feldern Ihres Ablagedialogs.
Bei dem Intelligent Indexing Feld Art des Dokuments geben Sie zudem noch die Sprache an, in dem der entsprechende Indexbegriff verwendet werden soll.
Intelligent Indexing im Briefkorb konfigurieren
Intelligent Indexing wird immer in Briefkörben ausgeführt. Aktivieren Sie den gewünschten Briefkorb für Intelligent Indexing und wählen einen für Intelligent Indexing konfigurierten Ablagedialog.
Wechseln Sie zu DocuWare Konfiguration > Briefkörbe.
Wählen Sie einen Briefkorb.
Klicken Sie auf Ablagedialog für Intelligent Indexing konfigurieren und wählen den oben konfigurierten Ablagedialog aus.
Pro Briefkorb kann nur ein Ablagedialog mit Intelligent Indexing verwendet werden. Wenn Sie Intelligent Indexing in verschiedenen Ablagedialogen einsetzen möchten, benötigen Sie mindestens die gleiche Anzahl von Briefkörben.
Anpassen
Damit Intelligent Indexing zur Einbindung indizierter Dokumente in andere automatisierte Unternehmensprozesse verwendet werden kann, ändern Sie die von Intelligent Indexing bereitgestellten Indexbegriffe.