Welche Funktionen ein Benutzer für ein abgelegtes Dokument aufrufen kann, steuern die Archivberechtigungen. Wählt ein Benutzer ein Dokument aus, baut DocuWare das Dokumentmenü aus den Berechtigungen auf, die dieser Benutzer für das Archiv besitzt, aus der Lizenz und in manchen Fällen aus Archiveinstellungen wie dem Versionsmanagement.
Berechtigungen werden über Archivprofile vergeben, unter DocuWare Konfigurationen > Archive > Berechtigungen. Ein Benutzer kann mehrere Profile besitzen. Berechtigungen aus allen Profilen, die dasselbe Recht gewähren, addieren sich.
Als Administrator finden Sie in den folgenden Tabellen, welche Berechtigung eine Funktion voraussetzt und welche Funktionen gemeinsam wegfallen, wenn Sie eine Berechtigung entziehen.
Unterstützte Versionen: DocuWare Cloud + nur neuer DocuWare Client
Wenn Sie den klassischen DocuWare Client kennen
Im klassischen Client hatte ein Ergebnisdialog die Einstellung Ergebnislistenfunktionen. Sie listete die Funktionen des Dokumentmenüs als Kontrollkästchen auf und galt für genau diese eine Ergebnisliste. Derselbe Benutzer konnte im selben Archiv aus einer Ergebnisliste herunterladen und aus einer anderen nicht.
Diese Einstellung entfällt. Das Dokumentmenü wird aus den Archiv-Berechtigungen aufgebaut. Eine Funktion steht damit in jeder Liste zur Verfügung oder in keiner. Wer eine Funktion nutzen durfte, kann sie jetzt überall nutzen. Dialoge legen fest, was ein Benutzer sucht und sieht, nicht was er tun darf.
Drei Konsequenzen sind wichtig, wenn Sie eine bestehende Konfiguration prüfen:
Wo eine Funktion eine eigene Archiv-Berechtigung hat, können Sie das bisherige Verhalten nachbilden. Zusammenführen (Heften) und Löschen sind die beiden Fälle.
Wo sich mehrere Funktionen eine Berechtigung teilen, lassen sie sich nur gemeinsam abschalten. Entziehen Sie zum Beispiel Exportieren, entfallen Drucken, sämtliche Downloads, das Senden mit Anhang, Kopieren, Check-out und Bearbeiten.
Wo hinter einer Funktion keine Berechtigung steht, ist sie immer verfügbar. Das gilt für das Teilen eines Dokumentlinks und für die Funktionen der Ergebnisliste selbst.
Eine Funktion fällt jetzt unter eine Archiv-Berechtigung, die vorher nicht griff. Seiten verwalten wird über Dokumente anzeigen und Dokumente bearbeiten gesteuert.
Nur für den neuen Client
Dieser Artikel gilt nur für den neuen DocuWare Client. Informationen zum klassischen Client finden Sie unter dem klassischen DocuWare Client.
Wo die Berechtigungen gelten
Berechtigungen gelten für einen Benutzer und ein Archiv. Sie gelten nicht für eine einzelne Liste. Dasselbe Dokumentmenü erscheint deshalb überall dort, wo ein abgelegtes Dokument angezeigt wird:
Ergebnisliste einer Suche
Aufgabenliste
Archivübergreifende Suche
DocuWare Aura
Versionsübersicht
Viewer
Alle listenartigen Anzeigen von Dokumenten folgen derselben Logik. Einzelne Seiten können dieser Liste allerdings seitenspezifische Optionen hinzufügen. Deshalb können sich diese Listen im Produkt noch unterscheiden. DocuWare Aura zeigt referenzierte Dokumente nicht als Liste an, und derzeit werden dort keine Listenfunktionen angeboten.
Zwei archivweite Steuerungen sind keine Berechtigungen:
DocuWare Aura: Ein Archiv wird von Aura nur durchsucht, wenn es in die Aura-Indexierung aufgenommen wurde. Diese Konfiguration entscheidet, ob das Archiv dort erscheint.
Archivübergreifende Suche: Sie umfasst jedes Archiv, für das der Benutzer die Berechtigung Suchen besitzt. Ein separates Abwählen gibt es nicht. Um ein Archiv aus der archivübergreifenden Suche herauszuhalten, entziehen Sie die Berechtigung Suchen. Damit fällt das Archiv auch aus den Suchen im klassischen Client heraus.
Archivberechtigungen
Welche Funktionen ein Benutzer im Dokumentmenü sieht, entscheiden allein die Archivberechtigungen. Keine Dialog- oder Listeneinstellung fügt eine Funktion hinzu oder entfernt sie.
Allgemeine Berechtigungen
Ablegen: Neue Dokumente im Archiv ablegen.
Suchen: Das Archiv durchsuchen. Auch erforderlich zum Drucken, Herunterladen und Senden von Dokumenten.
Dokumente anzeigen: Dokumente im Viewer öffnen. Das ist die Grundlage für die meisten anderen Funktionen.
Indexdaten bearbeiten: Indexeinträge abgelegter Dokumente ändern. Welche Felder ein Benutzer ändern darf, entscheidet die Indexfeld-Berechtigung Ändern.
Dokumente bearbeiten: Den Inhalt eines abgelegten Dokuments ändern, zum Beispiel durch Bearbeiten in einer externen Anwendung oder durch das Verwalten seiner Seiten.
Dokumente löschen: Abgelegte Dokumente löschen. Auch erforderlich, um einen Anhang aus einem Dokument zu entfernen.
Exportieren: Eine Datei aus dem Archiv herausnehmen. Das umfasst Herunterladen, Drucken, Senden mit Anhang, Kopieren in einen Briefkorb oder in ein anderes Archiv, Check-out und Bearbeiten.
Anfügen: Weitere Dokumente an ein abgelegtes Dokument anfügen.
Check-out: Ein Dokument auschecken und als neue Version wieder ablegen. Setzt Versionsmanagement für das Archiv voraus.
Dokumenthistorie anzeigen: Die Dokumenthistorie eines Dokuments anzeigen.
Overlay-Berechtigungen
Anmerkungen hinzufügen, Anmerkungen löschen, Anmerkungen ändern: Anmerkungen im Viewer erstellen, entfernen und ändern.
Stempel setzen: Stempel auf ein Dokument setzen.
Grafische Elemente ausblenden: Anmerkungen und Stempel im Viewer ausblenden.
Das Ausblenden grafischer Elemente wirkt sich nicht auf die Download-Optionen mit oder ohne Anmerkungen aus. Ein Benutzer mit der Berechtigung Exportieren kann das Dokument unabhängig von dieser Berechtigung im Originalformat herunterladen.
Administrative Berechtigungen
Berechtigungen verwalten: Profile und Berechtigungen für das Archiv vergeben.
Operator (ohne Ändern von Berechtigungen): Das Archiv verwalten, ohne Berechtigungen zu vergeben.
Dialoge verwalten: Such-, Ablage- und Ergebnisdialoge erstellen und ändern.
[Information folgt: geprüfte Beschreibungen der drei administrativen Berechtigungen.]
Indexfeld-Berechtigungen
Indexfeld-Berechtigungen werden pro Feld gesetzt und mit den allgemeinen Berechtigungen kombiniert.
Lesen: Den Wert des Feldes sehen.
Suchen: Das Feld als Suchkriterium verwenden.
Schreiben: Das Feld beim Ablegen eines Dokuments ausfüllen.
Ändern: Den Wert des Feldes an einem abgelegten Dokument ändern.
Neue Einträge zulassen: Der Auswahlliste des Feldes neue Einträge hinzufügen.
Owner
Owner ist keine einzelne Berechtigung, sondern eines der Standardprofile. Es gewährt alle allgemeinen, Overlay- und Indexfeld-Berechtigungen des Archivs.
Dokumentfunktionen
Die Tabellen zeigen, welche Archivberechtigungen eine Funktion voraussetzt. Die Spalte Weitere Voraussetzungen nennt alles, was keine Archivberechtigung ist, zum Beispiel eine Lizenz oder eine Archiveinstellung.
Anzeigen
Funktion | Archivberechtigungen | Weitere Voraussetzungen |
|---|---|---|
Im Viewer öffnen | Dokumente anzeigen | |
In einem neuen Viewer-Fenster öffnen | Dokumente anzeigen | |
Dokumentverknüpfungen | Dokumente anzeigen | Dokumentverknüpfungen sind für die Ergebnisliste definiert |
Versionsübersicht | Dokumente anzeigen zum Öffnen der Übersicht, Check-out zum Anzeigen der Versionen | Versionsmanagement ist aktiv |
Drucken und Herunterladen
Funktion | Archivberechtigungen | Weitere Voraussetzungen |
|---|---|---|
Dokumente anzeigen, Exportieren, Suchen | ||
Im Originalformat herunterladen | Dokumente anzeigen, Exportieren, Suchen | |
Als PDF ohne Anmerkungen herunterladen | Dokumente anzeigen, Exportieren, Suchen | |
Als PDF mit Anmerkungen herunterladen | Dokumente anzeigen, Exportieren, Suchen |
Senden und Teilen
Funktion | Archivberechtigungen | Weitere Voraussetzungen |
|---|---|---|
Im Originalformat senden | Dokumente anzeigen, Exportieren, Suchen | Die Lizenz erlaubt das Senden von Dokumenten |
Als PDF ohne Anmerkungen senden | Dokumente anzeigen, Exportieren, Suchen | Die Lizenz erlaubt das Senden von Dokumenten |
Als PDF mit Anmerkungen senden | Dokumente anzeigen, Exportieren, Suchen | Die Lizenz erlaubt das Senden von Dokumenten |
Als Hyperlink senden | Dokumente anzeigen, Exportieren, Suchen | Der Empfänger öffnet das Dokument mit seinen eigenen Berechtigungen |
Dokumentlink kopieren, per E-Mail oder in Teams teilen | Keine | Der Empfänger öffnet das Dokument mit seinen eigenen Berechtigungen |
Anfrage senden | Dokumente anzeigen | Workflow Manager Lizenz |
Dokumente und Indexeinträge bearbeiten
Funktion | Archivberechtigungen | Weitere Voraussetzungen |
|---|---|---|
Bearbeiten | Dokumente bearbeiten, Dokumente anzeigen, Exportieren | Wird pro Dokument geprüft |
Seiten verwalten | Dokumente anzeigen, Dokumente bearbeiten | Das Dokument ist ein PDF |
Dateien anhängen, Heften | Dokumente anzeigen, Anfügen | Nicht verfügbar mit einer Lizenz mit reinem Lesezugriff oder einer Workflow User Lizenz |
Einen Anhang entfernen | Dokumente löschen | |
Indexeinträge bearbeiten | Indexdaten bearbeiten, Indexfeld-Berechtigung Ändern | |
Indexeinträge für alle Dokumente ändern | Indexdaten bearbeiten, Indexfeld-Berechtigung Ändern | Die Lizenz erlaubt das Ändern der Indexeinträge mehrerer Dokumente |
Kopieren, Check-out und Löschen
Funktion | Archivberechtigungen | Weitere Voraussetzungen |
|---|---|---|
In einen Briefkorb kopieren | Exportieren im Quellarchiv | Berechtigungen für den Ziel-Briefkorb |
In ein Archiv kopieren | Exportieren im Quellarchiv, Ablegen im Zielarchiv | |
Check-out | Dokumente anzeigen, Exportieren, Check-out | Versionsmanagement ist aktiv |
Dokumentstatus ändern | Check-out | Versionsmanagement ist aktiv |
Löschen | Dokumente löschen | Die Lizenz erlaubt das Löschen von Dokumenten |
Export und Historie
Funktion | Archivberechtigungen | Weitere Voraussetzungen |
|---|---|---|
Als DocuWare Request exportieren | Exportieren, sofern das Paket Dateien enthält | |
Historie, Instanz historie | Dokumente anzeigen oder Suchen | Workflow Manager Lizenz |
Historie, Dokumenthistorie | Dokumenthistorie anzeigen |
Historie öffnet einen Dialog mit zwei Teilen. Die Workflow-Historie wird angezeigt, wenn der Benutzer eine Workflow Manager Lizenz und Dokumente anzeigen oder Suchen besitzt. Die Dokumenthistorie wird angezeigt, wenn der Benutzer Dokumenthistorie anzeigen besitzt. Für die Workflow-Historie gibt es keine eigene Berechtigung.
Funktionen für die gesamte Ergebnisliste
Die Funktionen oben wirken auf ein oder mehrere ausgewählte Dokumente. Drei Funktionen wirken auf die Ergebnisliste selbst. Sie geben Indexdaten oder einen Link weiter, keine Dokumentdateien, und keine Archivberechtigung steuert sie.
Funktion | Archivberechtigungen | Weitere Voraussetzungen |
|---|---|---|
Link zur Ergebnisliste kopieren | Keine | Der Empfänger öffnet die Liste mit seinen eigenen Berechtigungen und sieht nur die Dokumente, die er sehen darf |
In CSV-Datei exportieren | Keine |
Jeder Benutzer, der eine Ergebnisliste öffnen kann, kann ihren Inhalt weitergeben. Ein Link, eine Liste von Indexeinträgen und eine CSV-Datei derselben Einträge enthalten alle Informationen, die der Client ohnehin anzeigt. Im klassischen Client waren die Kontrollkästchen für Ergebnisliste senden und In CSV-Datei exportieren die einzige Steuerung dafür, und sie galten für eine einzelne Ergebnisliste. Es gibt keine Berechtigung, die sie ersetzt.
Ein Link zur Ergebnisliste verweist auf eine Suche, nicht auf eine feste Menge von Dokumenten. Ob der Empfänger dieselben Dokumente sieht, hängt von seinen eigenen Berechtigungen und vom Zustand des Archivs ab.
Was Berechtigungen nicht steuern
Format: Keine Berechtigung unterscheidet zwischen Originalformat und PDF oder zwischen PDF mit und ohne Anmerkungen. Ein Benutzer mit Exportieren kann alle Download- und Sendeformate nutzen. Wenn Sie bisher nur PDF zugelassen haben, prüfen Sie diese Konfigurationen, bevor Sie auf den neuen Client umstellen.
Geltungsbereich pro Liste: Eine Berechtigung gilt für ein Archiv und möglicherweise für eine Teilmenge der Dokumente darin. Ansichten werden pro Ergebnisliste definiert, oder für Listen allgemein.