DocuWare unterstützt verschiedene E-Rechnungsstandards durch unterschiedliche Module. Für die E-Mail-Verarbeitung stehen Funktionen in Connect to Outlook und Connect to Mail zur Verfügung.
Um elektronische Rechnungen zu verarbeiten und eine GoBD-konforme Speicherung von per E-Mail empfangenen E-Rechnungen sicherzustellen, wird die Verwendung von Connect to Mail empfohlen. Dies gewährleistet eine effiziente Handhabung moderner E-Rechnungen.
Zusätzlich kann DocuWare Import zur Verarbeitung von E-Rechnungen verwendet werden.
Mit DocuWare Version 7.13 können Sie mehrere E-Rechnungsformate von einem einzigen Speicherort aus verarbeiten. Es ist nicht mehr erforderlich, die Rechnungen manuell in einzelne Ordner für jedes Format zu sortieren. Die automatische Erkennungsfunktion wählt anhand des E-Rechnungsformats die richtige Verarbeitungskonfiguration aus. Diese Funktion kann mit Connect to Mail und DocuWare Import verwendet werden.
Lesen Sie mehr über die automatische E-Rechnungserkennung mit DocuWare Version 7.13.
Import von E-Rechnungen mit Connect to Mail konfigurieren
Lesen Sie mehr zum Import von E-Rechnungen mit Emails allgemein/Connect to Mail im Artikel E-Rechnungen mit Connect to Mail importieren und indexieren.
Import von E-Rechnungen mit Connect to Outlook konfigurieren
Um E-Rechnungen mit Connect to Outlook zu verarbeiten, konfigurieren Sie zwei Elemente in DocuWare, wobei immer dasselbe Archiv verwendet wird:
1. Dokumentverarbeitung: Konfiguration erstellen
Gehen Sie zu DocuWare Konfigurationen > Dokumentverarbeitung.
Erstellen Sie eine Konfiguration mit einem Beispieldokument Ihrer Wahl. Connect to Outlook wird dann diesen spezifischen Typ von E-Rechnung mit dieser Konfiguration verarbeiten.
2. Connect to Outlook: Verknüpfung der Konfiguration für die Dokumentenverarbeitung
Gehen Sie zu DocuWare Konfigurationen > Outlook E-Mail.
Wählen Sie die in Schritt 1 erstellte Dokumentenverarbeitungskonfiguration für die Option Automatische Dokumentenverarbeitung aus.
Wenn eine E-Mail mit einer angehängten E-Rechnung gemäß dieser Konfiguration gespeichert wird, wird die E-Rechnung wie definiert verarbeitet, sofern sie dieselbe Syntax verwendet.
3. Connect to Outlook: Manuelle Ablage oder überwachten Ordner erstellen
In Connect to Outlook können Sie E-Rechnungen in DocuWare speichern, indem Sie eine manuelle Ablage verwenden oder einen Ordner mit der entsprechenden Konfiguration überwachen.
Import von E-Rechnungen mit DocuWare Dokumentverarbeitung konfigurieren
DocuWare Import kann E-Rechnungen mit einer Dokumentenverarbeitungskonfiguration speichern:
1. Dokumentverarbeitung: Konfiguration erstellen
Gehen Sie zu DocuWare Konfigurationen > Dokumentverarbeitung.
Erstellen Sie eine Konfiguration mit einem Beispieldokument Ihrer Wahl. DocuWare Desktop/Import wird dann diesen spezifischen Typ von E-Rechnung mit dieser Konfiguration verarbeiten.
Um die automatische E-Rechnungserkennung mit DocuWare 7.13 und höher zu verwenden, aktivieren Sie auf dem Tab Quelle das Kontrollkästchen Konfiguration automatisch auswählen, wodurch eine neuer Tab unter Verarbeitung angezeigt wird.
Im Tab Verarbeitung klicken Sie auf den neu angezeigte Tab Identifizieren.
Richten Sie unter Identifizieren die Identifizierungsregeln ein.
2. DocuWare Desktop: Importordner erstellen
Erstellen Sie in DocuWare Desktop wie gewohnt einen Importordner.
Verknüpfen Sie den Importordner mit einer Dokumentenverarbeitungskonfiguration.
Um die automatische E-Rechnungserkennung mit DocuWare 7.13 und höher zu verwenden, wählen Sie die Option Automatische Auswahl.
Alle E-Rechnungen, die dem Konfigurationstyp entsprechen, werden automatisch gespeichert und verarbeitet.
Bekannte Einschränkungen für E-Rechnungsverarbeitung mit DocuWare
Bei der Verarbeitung von E-Rechnungen haben die folgenden XML-Eigenschaften die angegebenen Maximalwerte:
Processing-XmlComplexity-MaxNestingDepth: 60
Processing-XmlComplexity-MaxElementCount: 100.000
Processing-XmlComplexity-MaxCharacterCount: 20.000.000