DocuWare unterstützt rechtskonforme E-Rechnungen auf zwei Arten:
DocuWare E-Invoicing Service ist ein cloudbasierter Dienst, der E-Rechnungen über länderspezifische Netzwerke und Steuerbehörden wie Peppol, KSeF und SDI sendet und empfängt. Er deckt den gesamten Lebenszyklus der E-Rechnung ab: Versand und Empfang, Formatumwandlung, Validierung, Statussynchronisation sowie die rechtliche Prüfung, jeweils zugeschnitten auf die Anforderungen des jeweiligen Landes.
Importmodule mit Dokumentverarbeitung: DocuWare kann E-Rechnungen, die per E-Mail oder über das Dateisystem eingehen, mithilfe einer Kombination aus Importmodulen und Konfigurationen für Dokumentverarbeitung importieren. Der Rechnungsimport steht in DocuWare Cloud sowie in DocuWare On-Premises ab Version 7.11 zur Verfügung.
Eine E-Rechnung ist eine strukturierte, maschinenlesbare Rechnung im XML-Format. PDFs oder Bilder ohne eingebettetes XML sind keine E-Rechnungen und werden in diesem Artikel nicht behandelt.
Unterstützte E-Rechnungsformate
DocuWare unterstützt mehrere XML-basierte E-Rechnungsformate, zum Beispiel:
ZUGFeRD: PDF/A-3 mit eingebettetem XML (CII), hauptsächlich in Deutschland verwendet
Factur-X: PDF/A-3 mit eingebettetem XML (CII und UBL), hauptsächlich in Frankreich verwendet
XRechnung: XML (CII und UBL)
Mit Peppol strukturierte E-Rechnungen: XML (UBL)
DocuWare E-Invoicing Service
Der DocuWare E-Invoicing Service stellt eine Verbindung zu Netzwerken für E-Rechnungen und zu Steuerbehörden wie Peppol, KSeF und SDI her. Die Registrierung erfolgt pro juristischer Einheit, identifiziert über die USt-IdNr. Eine Muttergesellschaft mit zwei Tochterunternehmen benötigt beispielsweise drei separate Registrierungen. Jede Einheit muss einzeln bestellt, registriert und konfiguriert werden.
Der Dienst umfasst die Peppol-Registrierung für inländische und grenzüberschreitende Rechnungsstellung, die Erzeugung von QR-Codes, sofern erforderlich (beispielsweise für KSeF oder VeriFactu), die Signatur durch einen zertifizierten Anbieter sowie die Meldung an die Steuerbehörden.
Weitere Informationen finden Sie im Artikel DocuWare E-Invoicing Service.
E-Rechnungen in DocuWare importieren
Zusätzlich zum E-Invoicing Service kann DocuWare E-Rechnungen, die per E-Mail oder Dateisystem eingehen, mithilfe einer Kombination aus E-Mail-Importmodulen und Konfigurationen für Dokumentverarbeitung importieren. Importmodule wie Connect to Mail verbinden DocuWare mit einem Postfach. Eine Konfiguration für Dokumentverarbeitung liest die eingebettete XML-Datei aus, extrahiert die Indexwerte und übergibt sie zur Ablage an das Importmodul.
Die folgenden Importmodule unterstützen die Verarbeitung von E-Rechnungen:
Connect to Mail / E-Mails allgemein: Importiert E-Rechnungen aus einem überwachten Postfach. In DocuWare Cloud und On-Premises ab 7.13 kann eine einzelne Importkonfiguration über die automatische Auswahl mit mehreren Konfigurationen für Dokumentverarbeitung verknüpft werden. In On-Premises 7.11 und 7.12 erfordert jede Verarbeitungskonfiguration eine separate Importkonfiguration. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Importieren und Indexieren elektronischer Rechnungen.
Connect to Outlook: Importiert E-Rechnungen aus einem Outlook-Postfach. Jede Importkonfiguration ist mit einer Konfiguration für Dokumentverarbeitung verknüpft. Weitere Informationen finden Sie unter Importieren und Indexieren von E-Rechnungen mit Connect to Outlook.
DocuWare Import: Legt E-Rechnungen aus einem lokalen Ordner oder Netzwerkordner über DocuWare Desktop ab. In DocuWare 7.13 oder höher kann die automatische Erkennung eingehende Dateien der korrekten Verarbeitungskonfiguration zuordnen. Konfigurationen für Dokumentverarbeitung erstellen Sie im Bereich Dokumentverarbeitung der DocuWare Konfigurationen.