DocuWare unterstützt verschiedene E-Rechnungsstandards durch unterschiedliche Module. Für die E-Mail-Verarbeitung stehen Funktionen in Connect to Outlook und Connect to Mail zur Verfügung.
Um elektronische Rechnungen zu verarbeiten und eine GoBD-konforme Speicherung von per E-Mail empfangenen E-Rechnungen sicherzustellen, wird die Verwendung von Connect to Mail empfohlen. Dies gewährleistet eine effiziente Handhabung moderner E-Rechnungen.
Zusätzlich kann DocuWare Import zur Verarbeitung von E-Rechnungen verwendet werden.
DocuWare für Outlook wird die Unterstützung für E-Rechnungen in einer zukünftigen Version bieten.
Import von E-Rechnungen konfigurieren
E-Rechnung mit Connect to Mail
Um E-Rechnungen mit Connect to Mail zu verarbeiten, konfigurieren Sie die folgenden zwei Elemente in DocuWare, wobei immer dasselbe Archiv verwendet wird:
1. Dokumentverarbeitung: Konfiguration erstellen
Gehen Sie zu DocuWare Konfiguration > Dokumentenverarbeitung.
Erstellen Sie eine Konfiguration mit einem Beispieldokument, das dem internationalen UBL-Standard entspricht, wie z.B. XRechnung oder PEPPOL.
Laden Sie Beispieldokumente von der PEPPOL-Dokumentationswebsite im Bereich Downloads > Example Files herunter.
2. Connect to Mail: Konfiguration für Dokumentverarbeitung einfügen
Gehen Sie zu DocuWare Konfiguration > E-Mail allgemein.
Wählen Sie die in Schritt 1 erstellte Dokumentenverarbeitungskonfiguration für die Option Automatische Dokumentenverarbeitung aus.
Wenn eine E-Mail mit einer angehängten E-Rechnung gemäß dieser Konfiguration gespeichert wird, wird die E-Rechnung wie definiert verarbeitet.
Mit diesen Konfigurationen können alle E-Rechnungen wie ZUGFeRD, XRechnung, Factur-X oder Peppol UBL innerhalb von E-Mails verarbeitet werden.
Um andere E-Rechnungsstandards zu verarbeiten, erstellen Sie eine andere Dokumentenverarbeitungskonfiguration mit dem jeweiligen Standard als Beispieldokument und verwenden Sie diese für eine andere Connect to Mail-Konfiguration.
Technische Details zur E-Rechnung mit Connect to Mail lesen
Hinweise:
Die Verarbeitung funktioniert für eine E-Rechnung pro E-Mail-Anhang. Wenn mehrere Rechnungen an eine E-Mail angehängt sind, müssen diese einzeln abgelegt werden.
E-Mails, die PDFs enthalten, die keine XML-basierte E-Rechnung enthalten, können nicht mit der für E-Rechnungen erstellten Konfiguration verarbeitet werden. Speichern sie diese mit einer anderen Connect to Mail-Konfiguration und überwachen Sie diese gegebenenfalls über einen zweiten Ordner.
E-Rechnung mit Connect to Outlook
Um E-Rechnungen mit Connect to Outlook zu verarbeiten, konfigurieren Sie zwei Elemente in DocuWare, wobei immer dasselbe Archiv verwendet wird:
1. Dokumentverarbeitung: Konfiguration erstellen
Gehen Sie zu DocuWare Konfiguration > Dokumentverarbeitung.
Erstellen Sie eine Konfiguration mit einem Beispieldokument Ihrer Wahl. Connect to Outlook wird dann diesen spezifischen Typ von E-Rechnung mit dieser Konfiguration verarbeiten.
2. Connect to Outlook: Verknüpfung der Konfiguration für die Dokumentenverarbeitung
Gehen Sie zu DocuWare Konfiguration > Outlook E-Mail.
Wählen Sie die in Schritt 1 erstellte Dokumentenverarbeitungskonfiguration für die Option Automatische Dokumentenverarbeitung aus.
Wenn eine E-Mail mit einer angehängten E-Rechnung gemäß dieser Konfiguration gespeichert wird, wird die E-Rechnung wie definiert verarbeitet, sofern sie dieselbe Syntax verwendet.
3. Connect to Outlook: Manuelle Ablage oder überwachten Ordner erstellen
In Connect to Outlook können Sie E-Rechnungen in DocuWare speichern, indem Sie eine manuelle Ablage verwenden oder einen Ordner mit der entsprechenden Konfiguration überwachen.
E-Rechnung mit DocuWare Import
DocuWare Import kann E-Rechnungen mit einer Dokumentenverarbeitungskonfiguration speichern:
1. Dokumentverarbeitung: Konfiguration erstellen
Gehen Sie zu DocuWare Konfiguration > Dokumentverarbeitung.
Erstellen Sie eine Konfiguration mit einem Beispieldokument Ihrer Wahl. DocuWare Desktop/Import wird dann diesen spezifischen Typ von E-Rechnung mit dieser Konfiguration verarbeiten.
2. DocuWare Desktop: Importordner erstellen
Erstellen Sie in DocuWare Desktop wie gewohnt einen Importordner.
Verknüpfen Sie den Importordner mit einer Dokumentenverarbeitungskonfiguration.
Alle E-Rechnungen, die dem Konfigurationstyp entsprechen, werden automatisch gespeichert und verarbeitet.