Organisationseinstellungen

Im Modul Organisationseinstellungen in der DocuWare Konfiguration verwalten Sie Aspekte, die die Online-Bearbeitung, die Zusammenarbeit betreffen sowie die allgemeine Systemleistung verbessern, um eine optimierte Dokumentenverwaltungsumgebung zu gewährleisten.

Dieser Bereich ist nur für Benutzer mit Administratorrechten für eine DocuWare Organisation sichtbar.

Die Organisationseinstellungen sind in die Bereiche Allgemein und Produktübersicht unterteilt.

Allgemein

In diesem Bereich stellen Sie folgende allgemeine Optionen ein:

Online Bearbeitung

Bearbeiten Sie Microsoft Office-Dokumente wie Word, Excel und Power Point. die sich in DocuWare Cloud befinden online in Office für das Wevvv. Ein Dokument wird beim Bearbeiten nicht für andere Benutzer zum Bearbeiten gesperrt, so dass auch mehrere Kollegen an einem archivierten Dokument zusammenarbeiten können.

Wenn Sie im Web Client die Bearbeiten-Funktion für Dokumente in Word, Excel oder Power Point aufrufen, steht Ihnen zusätzlich zur bisherigen Möglichkeit die neue Option In Office für das Web bearbeiten zur Verfügung. Das gilt sowohl für archivierte Dokumente als auch für Dokumente im Briefkorb.

Hinweise:

  • Auf Seiten von DocuWare ist die Funktion in jedem Cloud-Lizenzpaket enthalten. Zusätzlich benötigen Sie ein Microsoft 365 Abonnement, das eine Office Online Business Lizenz beinhaltet.

  • Office Dokumente mit altem Dateiformat (doc, xls, ppt) werden in das aktuelle Format (docx, xlsx, pptx) konvertiert und im Archiv gespeichert. Dabei wird das ursprüngliche Dokument durch das neue ersetzt. Nur bei Archiven mit automatischem Versionsmanagement wird eine neue Dokumentversion erstellt.

  • DocuWare übernimmt die Dokumentänderungen in der Häufigkeit, wie Microsoft sie speichert. Aktuell gelten dafür als Richtwerte: alle 30 Sekunden bei Word, alle 60 Sekunden bei PowerPoint, alle 120 Sekunden bei Excel.

  • Bei Archiven mit automatischem Versionsmanagement wird mit jedem automatischen Speichern eine neue Dokumentversion in DocuWare erzeugt. Bei manuellem Versionsmanagement verwenden Sie wie gewohnt die Check-Out und Check-In Funktion.

  • Arbeiten mehrere Benutzer an einem Dokument zusammen, ist es abhängig von der Anwendung, welcher Benutzer an DocuWare als letzter Bearbeiter übergeben wird: Bei Word und PowerPoint ist es der Benutzer, der die letzte Änderung an dem Dokument vorgenommen hat. Bei Excel hingegen ist es der Benutzer, der als Letztes der Sitzung beigetreten ist.

  • Bei der Verwendung der Funktion wird das Dokument an ein Datencenter von Microsoft übergeben, meistens an eines nahe dem geografischen Standort des Benutzers. Da DocuWare keinen Einfluss auf das verwendete Datencenter hat, kann nicht dafür garantiert werden, dass Dokumente nicht die jeweilige Region des von DocuWare verwendeten Datencenters – Australien, Europa, USA, Japan – verlassen.

Zusammenarbeit

Aktivieren Sie die Funktion Microsoft Teams-Integration, um Dokumentenlinks aus DocuWare in Chats und Kanälen von Microsoft Teams zu teilen. Um diese Funktion in DocuWare On-premises zu verwenden, ist die Lizenz Connect to Teams erforderlich. In DocuWare Cloud ist diese Funktion inbegriffen.

Diagnose & Feedback

  • GUID: Jede Organisation erhält vom DocuWare-System automatisch eine Nummer, die hier angezeigt wird. Diese Nummer benötigen Sie beispielsweise für eine URL-Integration.

  • CEIP: Das Customer Experience Improvement Programm hilft dabei, Ihr DocuWare weiter zu verbessern und noch stabiler zu machen. Private und sicherheitsrelevante Daten werden selbstverständlich nicht übermittelt. Die Übertragung erfolgt über eine gesicherte Verbindung. Der Administrator kann die Teilnahme am Feedbackprogramm jederzeit zurücknehmen.

Mehr Informationen – Diese Daten werden übertragen

Für DocuWare Cloud und DocuWare On-Premises

Wenn Sie sich zur Teilnahme an CEIP entschließen, werden statistische Informationen zur DocuWare-Nutzung in Ihrem DocuWare System gesammelt und in regelmäßigen Abständen anonym an DocuWare übermittelt. Alle Vorgänge erfolgen automatisch und im Hintergrund – die Teilnehmer werden nie bei der Arbeit unterbrochen, Auswirkungen auf die Performance gibt es nicht.

Für Kunden von DocuWare Cloud ist die Teilnahme am CEIP standardmäßig aktiviert, Kunden von DocuWare On-premises können die Teilnahme beim Setup aktivieren. Der Administrator sowohl von DocuWare Cloud als auch von On-Premises kann die Teilnahme am Feedbackprogramm jederzeit zurücknehmen.

Es werden keine personenbezogenen Daten erfasst.

Welche Informationen werden erfasst?

Pro DocuWare System:

  • Anzahl der Archive, Archivdialoge und Briefkörbe

  • Anzahl der Benutzer

  • Verwendeter Datenbanktyp

  • Betriebssystem der Servermaschine

Pro Client-Rechner:

  • Betriebssystem

  • Bildschirmauflösung

  • Browser, in dem DocuWare verwendet wird

  • Sprache der Benutzeroberfläche vom Web-Client

  • Installierte Desktop Apps, Anzahl der zugehörigen Konfigurationen und wie oft sie jeweils verwendet werden

  • Informationen zu Größe und Seitenzahl der verarbeiteten Dokumente

Rückschlüsse auf einen bestimmten DocuWare Benutzer können dabei nicht gemacht werden. Es werden keinerlei personenbezogene Daten erfasst, insbesondere keine Benutzernamen oder E-Mailadressen.

Sollte das Server-Setup mit einem Fehler enden, werden folgende Daten erfasst:

  • Details zur Version des Betriebssystems

  • Installierte Windows Updates

  • Installierte DocuWare Version

  • Ggf. vorher installierte DocuWare Version (im Falle eines Upgrades)

  • Setup Logfiles

Wo werden die CEIP-Informationen in Ihrem System gespeichert?

Beim Setup/Upgrade eines DocuWare On-premises-Systems wird die Komponente "Customer Experience Improvement" installiert. Dadurch wird in der für Ihr DocuWare System verwendeten Datenbank eine zusätzliche Datenbanktabelle namens DWAnalytics angelegt, in der die statistischen Informationen gespeichert werden. Mit üblichen Datenbanktools können Sie auch die Informationen innerhalb der Datenbanktabelle einsehen.
Auch wenn Sie nicht an CEIP teilnehmen sollten, wird die Komponente "Customer Experience Improvement" installiert, die Datenbanktabelle angelegt und die entsprechenden Informationen dort hinein geschrieben. Die Daten werden aber nicht an DocuWare übermittelt.

Alle wichtigen Informationen zu den Funktionen Zeit & Sprache und Exportkodierung finden Sie direkt in der Oberfläche von DocuWare.

Exportkodierung

Diese Auswahl legt die Methode fest, mit der digitale Daten in lesbare Zeichen formatiert werden. Die Einstellung wirkt sich nur auf CSV-Listendaten aus, die von DocuWare erzeugt werden. Die Kodierungsart der gespeicherten Dokumente wird dadurch nicht verändert. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche regionalen Einstellungen Sie verwenden sollen, wählen Sie UTF-8.

CSV-Dateien, die aus DocuWare exportiert wurden, sollen mitunter in ältere Versionen von Drittanwendungen importiert werden. Um dies ohne Konvertierung zu ermöglichen, steht Ihnen für die Dateikodierung jetzt auch das Format "UTF-8 ohne BOM" zur Verfügung (BOM steht für Byte Order Mark).

Wenn Sie UTF-8 ohne BOM auswählen, dann es beim Export aus der Ergebnisliste verwendet. Für DocuWare Export wird die Organisationseinstellung als Standard übernommen und kann dann für jede Export-Konfiguration geändert werden.
UTF-8 ist nicht auf BOM angewiesen, sodass es nicht eingeschlossen werden muss. Wenn es enthalten ist, kann es von der lesenden Anwendung ignoriert werden.

Network ID - nur für On-Premises

Diese Option befindet sich im DocuWare Client im Hauptmenü > Profile und Einstellungen > Profile > Mehr Optionen. Sie ist nur für Nutzer von DocuWare On-Premises: Hier können alle DocuWare Benutzer auch ohne Administrator-Rechte die Netzwerk ID anpassen.

Das Format für die Eingabe ist: „domain\user“.

Eine Ausnahme bilden Benutzer mit der Sicherheitsstufe Hoch. Für diese bleibt das Feld ausgegraut.

Die Anpassung der Network ID ist zum Beispiel erforderlich, um Single-Sign-On nach der Änderung des Benutzer- oder Domänennamens weiter zu verwenden.

Produktübersicht

Die Registerkarte „Produktübersicht“ bietet Informationen zum Abonnement und zum Speichervolumen sowie zur Gesamtzahl der Cloud- und lokalen Lizenzen.

Sicherheit

In DocuWare Version 7.12 finden Sie die Sicherheitseinstellungen in einem separaten Bereich „DocuWare-Konfiguration > Sicherheit“.

Die Einstellungen und auch die Hilfedokumentation bleiben unverändert.