Mit Connect to Outlook können Sie Ihre E-Mails aus Microsoft Outlook in DocuWare archivieren und direkt in Microsoft Outlook auf archivierte E-Mails zugreifen.
Die Anwendung von Connect to Outlook basiert auf Konfigurationen, die Sie auch direkt aus Outlook starten können. Alle Informationen für die Ablage wie Speicherziel und Indexierung werden in der Konfiguration festgelegt.
Welche Versionen von Microsoft Outlook unterstützt werden, lesen Sie die Systemvoraussetzungen.
Auf E-Mails in DocuWare zugreifen
Sie können sich zu einer E-Mail auf Knopfdruck alle archivierten E-Mails anzeigen lassen, die Sie zum Beispiel innerhalb der letzten 30 Tage vom gleichen Absender bekommen haben.
Dazu führen Sie von einer gewählten E-Mail aus eine vordefinierte Suche in DocuWare durch. Markieren Sie zunächst eine E-Mail und wählen dann über die Menüleiste oder das Kontextmenü eine entsprechende Schnellsuche-Konfiguration aus.
Die Treffer werden in Outlook unter der Liste mit den E-Mails angezeigt und zwar gleich so sortiert, dass die aktuellsten E-Mails ganz oben stehen.
Im Suchen-Bereich des DocuWare-Menüs können Sie eine neue Schnellsuche-Konfiguration direkt aus Microsoft Outlook starten.
E-Mails ablegen
Es gibt drei Methoden, um E-Mails aus Microsoft Outlook in DocuWare abzulegen:
1. Automatisch ablegen
E-Mails, die sich in einem von DocuWare überwachten Ordner befinden, werden automatisch archiviert.
Wählen Sie aus dem Ordner-Kontextmenü Mit DocuWare überwachen, um eine Ordnerüberwachung zu konfigurieren.
Innerhalb einer solchen Konfiguration ist unter anderem festgelegt, in welches Archiv und mit welchen Indexbegriffen die E-Mail archiviert wird.
2. Manuell ablegen
Markieren Sie eine E-Mail und wählen Sie über das Kontextmenü bzw. über die DocuWare Menüleiste eine Speicherkonfiguration aus.
Im Speichern-Bereich des DocuWare-Menüs können Sie eine neue Speicherkonfiguration direkt aus Microsoft Outlook starten.
3. Versenden und Ablegen
Noch nicht gesendete E-Mails können Sie mit einem Knopfdruck versenden und in DocuWare ablegen. Das gilt für neue E-Mails sowie beim Antworten und Weiterleiten von E-Mails.
Verwenden Sie dazu innerhalb der neuen Mail im Bereich Nachricht die Funktion Senden und Ablegen - DocuWare. Wählen Sie aus der Drop-Down-Liste unter der Schaltfläche die Ablage-Konfiguration.
Ablagedialog
Je nach Einstellung in der Konfiguration wird beim Ablegen der E-Mails der Ablagedialog angezeigt oder nicht.
Der Ablagedialog enthält DocuWare-Indexfelder, in die die Indexbegriffe der zu archivierenden Mail eingetragen werden. Über diese Indexbegriffe können Sie die Mail später im DocuWare-Archiv wieder finden.
Über die Ablage-Konfiguration können bereits einige Felder ausgefüllt sein. Diese Einträge lassen sich ändern oder ergänzen. In Felder, die noch leer sind, können Sie weitere Indexbegriffe eintragen.