組織設定

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DocuWare の構成の "組織設定" モジュールでは、組織全体に適用される重要な設定を管理することができます。 これには、オンライン編集、共同作業、全体的なシステム設定を向上させるための様々な構成が含まれており、最適化されたドキュメント管理環境を実現します。

このセクションは、DocuWare 組織の管理者権限を持つユーザーのみが閲覧可能です。

組織設定には、"一般" と "製品の概要" のタブが用意されています。

一般

この領域では、組織全体に適用される以下の設定を定義します。

オンライン編集

DocuWare Cloud に保存されている Microsoft Office ドキュメント (Word、Excel、PowerPoint など) を、Office for the Web でオンライン編集できます。 ドキュメントの編集中に他のユーザーによって編集がロックされることがないため、複数人の同僚がアーカイブされたドキュメント上で共同作業を行うことができます。

Web クライアントでの作業中に Word、Excel、PowerPoint のドキュメントで編集機能を使用すると、従来のオプションに加えて新しいOffice for the web で編集するオプションが利用可能になります。 これは、アーカイブされたドキュメントと文書トレイ内のドキュメントの両方に使用できます。

注意:

  • DocuWare 側では、この機能は各クラウド ライセンスパッケージに標準で含まれています。 Microsoft 365 のサブスクリプションも必要です。このサブスクリプションには Office Online のビジネスライセンスが含まれています。

  • 古いファイル形式 (doc、xls、ppt) の Office ドキュメントは現行のファイル形式 (docx、xlsx、pptx) に変換され、ファイルキャビネットに保存されます。 これにより、元のドキュメントは新しいドキュメントで置き換えられます。 ドキュメントの新しいバージョンは、自動バージョン管理が有効化されているファイルキャビネットでのみ作成されます。

  • DocuWare は、Microsoft がドキュメントを保存する頻度に応じてドキュメントの変更を処理します。 現在のガイドラインでは、Word は 30 秒ごと、PowerPoint は 60 秒ごと、Excel は 120 秒ごとです。

  • DocuWare では、自動バージョン管理が有効化されているファイルキャビネットで自動保存が行われるたびにドキュメントの新しいバージョンが作成されます。 手動バージョン管理の場合には通常通りにチェックアウトおよびチェックイン機能を使用してください。

  • 複数のユーザーが同じドキュメントで一緒に編集している場合、DocuWare に最後の編集者として引き継がれるユーザーはアプリケーションによって異なります。Word と PowerPoint の場合は、最後にドキュメントに変更を加えたユーザーが最後の編集者として引き継がれます。 しかしながら Excel では、最後にセッションに参加したユーザーが最後の編集者として引き継がれます。

  • この機能を使用するとドキュメントは Microsoft のデータセンターに転送され、通常はユーザーの地理的な所在地に近いデータセンターが使用されます。 DocuWare は使用するデータセンターに影響を与えないため、DocuWare が使用する個々のデータセンターのリージョン (オーストラリア、ヨーロッパ、アメリカ、日本) からドキュメントが流出しないことを保証することはできません。

共同作業

Microsoft Teams の統合を有効化し、Microsoft Teams のチャットやチャネルで DocuWare からドキュメントのリンクを共有できるようにします。 この機能を DocuWare のオンプレミス版で使用するには、Connect to Teams のライセンスが必要です。 DocuWare Cloud にはこの機能が含まれています。

診断とフィードバック

GUID: 各組織には DocuWare のシステムから自動で番号が割り当てられ、こちらに表示されます。 この番号は、URL の統合などで必要になります。

CEIP: カスタマーエクスペリエンス改善プログラム (CEIP) は DocuWare ソフトウェアのさらなる改良を支援し、より安定した動作を実現します。 個人情報やセキュリティ関連のデータは当然ながら送信されません。 送信は安全な接続を経由して行われます。 管理者はフィードバックプログラムへの参加をいつでも取り消すことができます。

詳細情報 – このデータは転送されます

DocuWare Cloud と DocuWare オンプレミスの場合

CEIP への参加を決定すると、ご利用の DocuWare システムにおける DocuWare の利用に関する統計情報が定期的に収集され、DocuWare へと送信されるようになります。 すべての処理は自動的にバックグラウンドで実行されます。参加者が作業を中断されることはなく、パフォーマンスへの影響もありません。

DocuWare Cloud のお客様の場合、CEIP への参加は既定で有効化されています。DocuWare オンプレミスのお客様は、セットアップの際に参加を有効化することができます。 DocuWare Cloud およびオンプレミスの両方の管理者は、フィードバックプログラムへの参加をいつでも解除することができます。

個人情報は一切収集されません。

どのような情報が収集されるのですか？

各 DocuWare システムごとに、以下の情報が収集されます。

  • ファイルキャビネットの数、ファイルキャビネットのダイアログ数、文書トレイの数

  • ユーザー数

  • 使用されているデータベースの種類

  • サーバーマシンのオペレーティングシステム

各クライアントコンピューターごとに、以下の情報が収集されます。

  • オペレーティングシステム

  • 画面の解像度

  • DocuWare が使用されているブラウザー

  • Web クライアントのユーザーインターフェース言語

  • インストールされているデスクトップアプリの数、関連付けられている構成の数とそれらの使用頻度

  • 処理されたドキュメントのサイズとページ数に関する情報

この処理を通じて特定の DocuWare ユーザーに関する結論を導き出すことはできません。 個人情報は一切収集されません。特に、ユーザー名やメールアドレスの収集は行われません。

サーバーのセットアップがエラーで終了した場合、以下のデータが収集されます。

  • オペレーティングシステムのバージョンに関する詳細情報

  • インストールされた Windows 更新プログラム

  • インストールされた DocuWare のバージョン

  • 以前インストールされた DocuWare のバージョン (アップグレードの場合)

  • セットアップのログファイル

CEIP の情報はシステム内のどこに保存されていますか？

DocuWare のオンプレミスシステムを設定またはアップグレードする際に、"カスタマーエクスペリエンスの改善" コンポーネントがインストールされます。 これにより、DocuWare のシステムで使用されているデータベースに "DWAnalytics" という名前の追加のデータベーステーブルが作成され、そこに統計情報が保存されます。 データベーステーブル内の情報は、通常のデータベースツールを使用して確認することもできます。
CEIP に参加しない場合でも "カスタマーエクスペリエンスの改善" コンポーネントはインストールされ、データベースが作成されてそこに対応する情報が書き込まれます。 ただし、そのデータは DocuWare には転送されません。

時刻と言語

時刻と言語に関する重要な情報は、DocuWare インターフェース内にすべて直接記載されています。

エクスポート時のエンコード

この選択により、デジタルデータを読み取り可能な文字に変換する方法が決定されます。 この設定は、DocuWare によって生成された CSV リストデータにのみ影響を与えます。 保存されたドキュメントのエンコードの種類は変更されません。 どのリージョン設定を使用すべきかが分からない場合には、UTF-8 を選択してください。

DocuWare からエクスポートされた CSV ファイルは、場合によっては古いバージョンのサードパーティ製アプリケーションにインポートする必要があります。 変換せずにこれを実現するために、ファイルのエンコード形式として "UTF-8 (BOM なし) (BOM は Byte Order Mark の略) が新たに利用可能になりました。

UTF-8 (BOM なし) を選択した場合、結果リストからエクスポートする際にもその設定が適用されます。 DocuWare Export では組織設定が既定値として適用され、その後、各エクスポートの構成を変更できるようになります。

UTF-8 は BOM に依存しないため、BOM を含める必要はありません。 含まれている場合、BOM は読み取りアプリケーションによって無視されます。

ネットワーク ID - オンプレミスのみ

このオプションは、DocuWare クライアントのメインメニュー > プロファイルと設定 > プロファイル > その他のオプションの順に移動した先にあります。 これは、DocuWare オンプレミスのユーザーにのみ適用されます。すべての DocuWare ユーザーは管理者権限なしでネットワーク ID を調整できるようになります。

エントリの形式は "domain\user" です。

例外は、セキュリティレベルが高のユーザーです。 それらのユーザーはネットワーク ID を調整できないため、そのフィールドはグレー表示のままになります。

ネットワーク ID の調整は、ユーザー名またはドメイン名が変更された後にシングルサインオンを継続して使用する場合などに必要となります。

製品の概要

製品の概要タブでは、サブスクリプション、ストレージの容量、クラウドとオンプレミスのライセンスの総数に関する情報が表示されます。

セキュリティ

DocuWare バージョン 7.12 では、セキュリティ設定は DocuWare の構成 > セキュリティの順に移動した先にある独立した領域に配置されています。

設定およびヘルプドキュメントは変更されません。