La búsqueda rápida permite efectuar búsquedas en DocuWare desde un mensaje de correo electrónico seleccionado. Utiliza una configuración definida previamente que contiene los criterios de búsqueda.
De esta manera, por ejemplo, con solo hacer clic en un botón desde un mensaje de correo electrónico puede buscar todos los mensajes archivados enviados por el mismo remitente. Los mensajes encontrados se muestran en una lista de resultados de DocuWare en Outlook y se ordenan de manera que los más recientes se colocan en la parte superior.
Dispone de dos opciones para configurar la búsqueda rápida: Puede definir los términos de búsqueda o puede utilizar una lista de DocuWare, es decir, buscar términos predefinidos.
Definir términos de búsqueda
Aquí puede configurar la búsqueda rápida. Obtenga más información sobre la lista de resultados y las consultas de búsqueda:
Lista de resultados
Aquí puede ver todas las listas de resultados del archivador seleccionado para el que tiene derechos de acceso. La lista de resultados cumple dos funciones en una búsqueda rápida:
1. Los resultados de la búsqueda rápida se mostrarán en el diseño de esta lista de resultados.
2. Los campos de la lista de resultados se pueden seleccionar a continuación como campos de índice para la configuración de la búsqueda.
Consulta de búsqueda
Las búsquedas desde Connect to Outlook se realizan de la siguiente manera: Haga clic en un mensaje en Connect to Outlook y seleccione una búsqueda rápida. La búsqueda se llevará a cabo basándose en los criterios especificados aquí: "Mostrar todos los documentos en el archivador cuyo campo de índice "xx" incluye la entrada "yy".
Campo de índice
Seleccione un campo de índice de DocuWare en el que Connect to Outlook debe efectuar la búsqueda rápida. Si selecciona un campo más de una vez, se efectúa una búsqueda con OR aplicando las diferentes condiciones de búsqueda.
Término de búsqueda
En función del término de búsqueda, habrá disponibles distintas entradas para búsquedas en el campo.
Propiedad de correo electrónico | Con este método, el término de búsqueda se extrae de las propiedades del mensaje de correo electrónico desde el que se realiza la búsqueda rápida. Ejemplo: El remitente del mensaje de correo electrónico se utiliza como palabra para buscar; por lo tanto, se buscan otros mensajes de este remitente. |
Propiedades del contacto de correo electrónico | Con este método, la información se extrae del contacto de Outlook del mensaje de correo electrónico desde el que se realiza la búsqueda rápida: En el caso de los mensajes entrantes, se utiliza la información de contacto del remitente del mensaje; para los mensajes salientes, la información de contacto del destinatario del mensaje. A continuación, esta información se emplea como término de búsqueda. Ejemplo: Si un socio comercial dispone de varias direcciones de correo electrónico con las que se comunica con usted, puede extraer su nombre de los Contactos de Outlook y usar dicho nombre para efectuar una búsqueda. De esta forma, también se buscan los mensajes del socio enviados desde otra dirección de correo electrónico. Ahora bien, para que este método funcione es preciso incorporar todas las direcciones de correo electrónico en los Contactos de Outlook. |
Entrada fija | Todos los mensajes que deben encontrarse utilizando esta configuración han de contener la entrada de índice correspondiente (que puede introducirse en el campo de la derecha) en el campo de índice seleccionado de la izquierda. |
Entrada predefinida | Con este método se utiliza una entrada predefinida para la búsqueda en el campo de índice. |
entrada
Según el término de búsqueda elegido, dispondrá de distintas opciones para determinar la entrada de índice:
Propiedad de correo electrónico | En la lista desplegable, seleccione la propiedad de correo electrónico que deberá copiarse en el campo de índice de DocuWare. |
Propiedades del contacto de correo electrónico | En la lista desplegable, seleccione la información de contacto que deberá copiarse en el campo de índice de DocuWare. En el caso de los mensajes entrantes, se utiliza la información de contacto del remitente del mensaje; para los mensajes salientes, la información de contacto del destinatario del mensaje. Se puede archivar un máximo de tres direcciones de correo electrónico por contacto de Outlook. Las tres direcciones siempre se buscan en Contactos. |
Entrada fija | Escriba la entrada de índice que desea directamente en el campo de entrada. |
Entrada predefinida | En la lista desplegable, seleccione una de las entradas siguientes: CURRENTDATE: para la fecha actual CURRENTDATETIME: para la fecha y la hora actuales CURRENTUSEREMAIL: la dirección de correo electrónico del usuario actual de DocuWare, tal y como se indicó en DocuWare Administration CURRENTUSERLONGNAME: el nombre largo de usuario del usuario actual, tal y como se indicó en DocuWare Administration CURRENTUSERSHORTNAME: el nombre de usuario abreviado del usuario actual, tal y como se indicó en DocuWare Administration |
Usar lista
Con esta opción no se ejecuta ninguna búsqueda rápida respecto a un determinado mensaje, sino que en Outlook se muestra una lista de DocuWare. Por tanto, no es necesario crear una consulta de búsqueda especial para esta configuración.
Todas las listas que pertenecen al archivador seleccionado, y para las que tiene derechos de acceso, están disponibles.
Todos los usuarios que posteriormente empleen esta configuración también deben tener derechos para esta lista. De lo contrario, no aparecerá en pantalla.
Puede crear nuevas listas en DocuWare Configuration en la sección Archivadores.