Es gibt zwei Berechtigungen: Verwenden und Verwalten.
Mit der Verwenden-Berechtigung können Sie ein Formular ausfüllen und abschicken.
Mit der Verwalten-Berechtigung können Sie die Konfiguration ändern und löschen. Um das Formular auch zu verwenden, benötigen Sie zusätzlich die Verwenden-Berechtigung.
Benutzer und Rollen
Weisen Sie die Konfiguration einzelnen Benutzern oder über Rollen einer Gruppe von Benutzern zu. Der Vorteil einer Rollenzuweisung liegt darin, dass neue Mitarbeiter mit einer bestimmten Rolle automatisch auch das Benutzerrecht an der Konfiguration enthalten.
Öffentliches Formular
Sie haben die Möglichkeit, Formulare für die öffentliche Verwendung freizugeben. Damit können auch Personen Formulare ausfüllen und an DocuWare zu übermitteln, die keinen Zugang zum DocuWare-System haben. Voraussetzung ist, dass Sie hier die Anmeldedaten eines DocuWare-Benutzers hinterlegen, unter dessen Namen die öffentlichen Formulare gespeichert werden können. Neue Benutzer lassen sich in der DocuWare Administration oder in der DocuWare Konfiguration anlegen. Achten Sie bitte darauf, dass dieser öffentliche Benutzer über die Rechte an dem Ablagedialog verfügt, den Sie unter Output festgelegt haben.
Für die Übermittlung und Archivierung öffentlicher Formulare wird keine DocuWare Client Lizenz benötigt.
Formular per Link verschicken
Nach der Fertigstellung der Konfiguration wird ein Link generiert, mit dem sich das Webformular aufrufen lässt. Der Link wird auch auf der Übersichtsseite von DocuWare Forms angezeigt. Wenn Sie möchten, dass jemand ein Formular ausfüllt, schicken Sie ihm beispielsweise den Link per E-Mail.