Mithilfe einer allgemeinen Connect-to-Outlook-Konfiguration können Sie elektronische Rechnungen, die als E-Mail-Anhänge versendet werden, auf eine Weise importieren und verarbeiten, die die Konformität mit gesetzlichen und behördlichen Vorschriften gewährleistet. Um dies zu konfigurieren, benötigen Sie zwei Komponenten:
Verarbeitungskonfiguration:
Erstellt in DocuWare Konfiguration > Dokumentverarbeitung. Die Konfiguration liest die in die elektronische Rechnung eingebettete XML-Datei und gibt die extrahierten Werte an die Importaufgabe zurück, um die Indexfelder auszufüllen. Verknüpfen Sie diese Verarbeitungskonfiguration mit dem Import Connect to Outlook.Konfiguration importieren:
Richten Sie diese unter DocuWare Konfiguration > E-Mails aus Outlook ein. Die Konfiguration verbindet DocuWare mit dem Postfach, definiert die Indexfelder und legt das Zielarchiv und die Speicheroptionen fest. E-Mails mit angehängten elektronischen Rechnungen, die in dieser Konfiguration gespeichert sind, werden an die zugehörige Verarbeitungskonfiguration weitergeleitet.
In allen DocuWare On-Premises-Versionen nach 7.11 legen Sie eine Konfiguration für Connect to Outlook pro Verarbeitungskonfiguration an und wählen die Konfiguration zur Dokumentverarbeitung manuell in der Importkonfiguration aus.
Unterstützte XML-Formate
Dieser Artikel konzentriert sich auf maschinenlesbare, XML-basierte elektronische Rechnungen, einschließlich reiner XML-Formate und PDF-Formate mit eingebettetem XML. Er deckt keine Rechnungen ab, die als normale Anhänge versendet werden (z. B. eigenständige PDF- oder JPEG-Dateien).
Die kombinierten Konfigurationen von Dokumentverarbeitung und E-Mails aus Outlook unterstützen mehrere gängige Formate für elektronische Rechnungen, zum Beispiel:
ZUGFeRD: PDF/A-3 mit eingebettetem XML (CII), hauptsächlich in Deutschland verwendet
Factur-X: PDF/A-3 mit eingebettetem XML (CII und UBL), hauptsächlich in Frankreich verwendet
XRechnung: XML (CII und UBL)
Elektronische Rechnungen strukturiert mit PEPPOL: XML (UBL)
Was sind CII und UBL?
Cross Industry Invoice (CII) und Universal Business Language (UBL) sind offizielle Standards für elektronische Rechnungen. ZUGFeRD zum Beispiel verwendet CII. Beispielsweise unterstützt XRechnung sowohl CII als auch UBL, wobei UBL häufiger verwendet wird. Das PEPPOL-Netzwerk verwendet ebenfalls die UBL-Syntax.
DocuWare Transformation Service für elektronische Rechnungen
Der Transformation Service wandelt eingehende elektronische Rechnungen aus ihrem jeweiligen regionalen XML-Format in die Universal Business Language (UBL) um. Der Transformation Service ist ein Java-Dienst, der im Bereich DocuWare Service Control (Port 5050) angezeigt wird.
Die Ausrichtung des XML-Formats vereinfacht die Extraktion von Indexdaten in DocuWare, da verschiedene elektronische Rechnungsformate in einer einzigen Konfiguration verarbeitet werden können. Möglicherweise benötigen Sie jedoch eine Konfiguration für die Mehrfachverarbeitung, um den Absender Ihrer Rechnung abzudecken.
Konfigurieren von Import und Indexierung von Rechnungen
1. Erstellen Sie die Verarbeitungskonfiguration
Dieser Artikel behandelt die spezifischen Einstellungen der elektronischen Rechnungsstellung. Allgemeine Hinweise zum Erstellen einer Verarbeitungskonfiguration finden Sie in der Hilfe unter Dokumentverarbeitung.
Gehen Sie zu DocuWare Konfiguration > Erfassung > Dokumentverarbeitung.
Erstellen Sie eine Konfiguration anhand eines Beispiels für eine elektronische Rechnung.
2. Verknüpfen Sie die Konfigurationen für die Verarbeitung und den Import
Dieser Artikel behandelt die spezifischen Einstellungen der elektronischen Rechnungsstellung. Allgemeine Hinweise zur Erstellung einer Outlook-Konfiguration finden Sie in der Hilfe Connect to Outlook.
Gehen Sie zu DocuWare Konfiguration > Erfassung > E-Mails aus Outlook.
Wählen Sie eine vorhandene Konfiguration für den E-Mail-Import aus oder erstellen Sie eine neue Konfiguration vom Typ Manuelle Speicherung.
Klicken Sie auf den Link Weitere Optionen und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatische Dokumentverarbeitung.
Wählen Sie die in Schritt 1 erstellte Konfiguration zur Dokumentverarbeitung aus. Eingehende Anhänge werden mit dieser Konfiguration verknüpft und verarbeitet.
Einrichtung Ihrer Konfiguration bei der Verarbeitung mehrerer Anhänge
Wenn eine E-Mail mehrere Anhänge enthält und Sie diese mit der automatischen Dokumentverarbeitung indexieren möchten, haben Sie zwei Möglichkeiten:
1. E-Mail und Anhänge einzeln speichern
Konfigurieren Sie den Import mit der Option E-Mail und Anhänge einzeln speichern. DocuWare speichert jeden Anhang als separates Dokument und verarbeitet jedes Dokument einzeln. Diese Option wird empfohlen.
2. E-Mail und alle Anhänge als geklammertes Dokument speichern
Konfigurieren Sie den Import mit der Option E-Mail und Anhänge speichern als geklammertes Dokument. DocuWare speichert die E-Mail und alle Anhänge als ein geklammertes Dokument. Das Ergebnis hängt von den Formaten der Anhänge ab:
Es werden mehrere PDF-Dateien oder elektronische Rechnungen (PDF oder XML) verarbeitet:
Die E-Mail enthält mehr als eine verarbeitbare Datei. „Verarbeitbar“ bedeutet eine PDF oder eine elektronische Rechnung (PDF oder XML). Wenn mehrere Anhänge der ausgewählten Konfiguration zur Dokumentverarbeitung entsprechen, wird jeder Anhang sequentiell verarbeitet. Das System wählt dann den Anhang mit der höchsten Anzahl gefüllter Indexfelder aus. Die Indexwerte des ausgewählten Dokuments werden entsprechend der unten beschriebenen Quellpriorität im geklammerten Dokument gespeichert. Wenn die Verarbeitung mit der ausgewählten Konfiguration zur Dokumentverarbeitung nicht möglich ist, wird die Indexierung für E-Mails aus Outlook angewendet.
Es wird nur eine PDF oder elektronische Rechnung (PDF oder XML) Datei verarbeitet:
DocuWare führt die ausgewählte Konfiguration auf dem verarbeitbaren Anhang (PDF oder XML-Datei) aus und speichert und indexiert die E-Mail und alle Anhänge in einem geklammerten Dokument. DocuWare füllt diese Felder nach Quellpriorität aus, wie unten beschrieben. Wenn die Verarbeitung mit der ausgewählten Konfiguration zur Dokumentverarbeitung nicht möglich ist, wird die Indexierung für E-Mails aus Outlook angewendet.
Alle anderen Anhänge (keine PDF-Datei und keine elektronische Rechnung):
Die E-Mail enthält keine verarbeitbare Datei. Das geklammerte Dokument wird in den Einstellungen der Konfiguration für E-Mails aus Outlook gespeichert.Priorität von Quellen
Extrahierte Werte werden zurückgegeben an Connect to Outlook und auf Indexfelder angewendet. Wenn ein Feld von einer Quelle vorausgefüllt wird, ersetzt dieser Wert die Quellen mit niedrigerer Priorität. DocuWare füllt diese Felder nach Quellpriorität aus:
Durch den Speicherort vordefinierte Indexierungswerte (schreibgeschützt), zum Beispiel durch den Ablagedialog des Archivs
Nach Dokumentverarbeitung ausgelesene Indexierungswerte
In der Konfiguration für E-Mails allgemein definierte Indexwerte
Importieren von PDF-Dateien ohne integriertes XML
PDF-Dateien, die keine XML-basierte elektronische Rechnung enthalten, können nicht mit einer für die elektronische Rechnungsstellung erstellten Konfiguration zur Dokumentverarbeitung verarbeitet werden. Um diese E-Mails zu verarbeiten, erstellen Sie eine weitere Konfiguration zur Dokumentverarbeitung zum Speichern von Nicht-XML-PDFs. Richten Sie dann eine dedizierte Konfiguration für Connect to Outlook für die PDF ohne XML ein und verknüpfen Sie die Verarbeitungskonfiguration damit.
Aktuelle Beschränkungen
Es gibt bestimmte Einschränkungen für den Import und die Verarbeitung von Rechnungsanhängen über die Konfigurationen für Connect to Outlook.
E-Mail-Import:
Die Verarbeitung funktioniert für eine elektronische Rechnung als Anhang in einer E-Mail. Wenn mehrere Rechnungen an eine einzige E-Mail angehängt sind, müssen sie einzeln gespeichert werden.
Es ist nicht möglich, die automatische Dokumentverarbeitung einer Konfiguration für E-Mails allgemein auf ein einzelnes Dokument anzuwenden. Das bedeutet, dass Sie beispielsweise nicht einen Teil der Indexfelder eines Dokuments mit automatischer Dokumentverarbeitung und den anderen Teil (wie den Textkörper der E-Mail) mit der Konfiguration für Connect to Outlook indexieren können.
Die Konfigurationen für Connect to Outlook berücksichtigen bei der Verwaltung der Indexwerte immer die folgende Priorität:
Vordefinierte schreibgeschützte Indexeinträge des Speicherorts.
Von der Konfiguration der Dokumentverarbeitung zurückgegebene Indexwerte.
Indexwerte, wie in der Konfiguration für Connect to Outlook definiert.
Processing Service: Die maximale Größe eines Dokuments beträgt 10 MB; es gelten die Beschränkungen hinsichtlich der XML-Komplexität.
Transformation Service: Die maximale Größe eines Dokuments beträgt 10 MB.
DocuWare: Tabellenfelder können nur bis zu 1.000 Zeilen (Rechnungszeilen) speichern. Rechnungen, die diesen Betrag überschreiten, erfordern eine besondere Bearbeitung.
Arten von Feldern in elektronischen Rechnungen: DocuWare unterstützt alle gültigen EN 16931-Felder in CII und UBL, mit zwei Ausnahmen für das CII-Format:
SupplyChainTradeTransaction.ApplicableHeaderTradeAgreement.SellerTradeParty.ID
SupplyChainTradeTransaction.ApplicableHeaderTradeAgreement.AdditionalReferencedDocument.TypeCode
Es wird generell empfohlen, diese Feldtypen in einem Archiv nicht zu indexieren. Auch wenn sie indexiert sind, würde die elektronische Rechnung normal verarbeitet werden, aber diese spezifischen Felder wären leer.
XML-Eigenschaften: Bei der Verarbeitung elektronischer Rechnungen haben die folgenden XML-Eigenschaften die angegebenen Maximalwerte:
Processing-XmlComplexity-MaxNestingDepth: 60
Processing-XmlComplexity-MaxElementCount: 100.000
Processing-XmlComplexity-MaxCharacterCount: 20.000.000