--- title: "Archive: Listen" slug: "archiv-liste-task-manager" updated: 2026-09-29T13:23:01Z published: 2026-09-29T13:23:01Z canonical: "knowledgecenter.docuware.com/archiv-liste-task-manager" --- > ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://knowledgecenter.docuware.com/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Archive: Listen Eine Liste zeigt Dokumente, die vordefinierte Indexkriterien erfüllen. Sie funktioniert wie eine verborgene Suche: Die Suche läuft im Hintergrund, ohne Suchdialog und ohne dass Benutzer Indexkriterien eingeben müssen. Die gefundenen Dokumente werden in einer Ergebnisliste angezeigt. Listen konfigurieren Sie unter **DocuWare Konfigurationen > Archive > Archiv x > Dialoge > Listen**. Da die Suche für eine Liste immer dieselben Indexkriterien verwendet, erreichen Benutzer mit einem einzigen Klick einen wiederkehrenden Satz von Dokumenten. Sind beispielsweise im Feld "Dokumenttyp" der Begriff "Eingangsrechnungen" und im Feld "Status" der Begriff "neu" vordefiniert, zeigt die Liste den Benutzern alle neuen Eingangsrechnungen im DocuWare Client an. Bei On-premises-Installationen benötigen Sie für die Verwendung von Listen die Task-Manager-Lizenz. Wie ein Suchdialog ist eine Liste mit einer Ergebnisliste und einem Indexdialog gekoppelt. Zum Konfigurieren einer Liste sind daher drei Schritte erforderlich: 1. Legen Sie die Suchkriterien im Tab **Details** fest. 2. Wählen Sie eine [Ergebnisliste](/help/docs/de/archiv-liste-task-manager#result-list), die bestimmt, wie die Treffer angeordnet werden. 3. Konfigurieren Sie den [Indexdialog](/help/docs/de/archiv-liste-task-manager#index-dialog), der für jedes Dokument in der Ergebnisliste zur Verfügung steht. ## Details Eine Liste enthält die Ergebnisse einer verborgenen Suche. Es gibt zwei Möglichkeiten, die Suchbedingungen einzugeben: - Regeleditor: Suchkriterien je Indexfeld - SQL: ein SQL-Statement **Regeleditor** Wählen Sie die Felder des Archivs aus und definieren Sie für jedes Indexfeld die Regeln, die Dokumente erfüllen müssen, um in die Liste aufgenommen zu werden. Sie können beliebig viele Regeln erstellen und sie mit den Operatoren UND/ODER verknüpfen. Bei UND muss ein Dokument alle Regeln erfüllen, um in die Liste aufgenommen zu werden. Bei ODER muss es mindestens eine Regel erfüllen. Anstelle einer einzelnen Regel können Sie auch Gruppen von Regeln verwenden. Die Systemfunktionen **Benutzergruppe** und **Benutzerrolle** können Indexfeldern vom Typ Stichwort und Text zugeordnet werden. DocuWare prüft dann, ob der Benutzer zu einer in diesem Indexfeld eingetragenen Gruppe oder Rolle gehört. Erst dann kann der Benutzer auf die Dokumente zugreifen. Die Zuordnung erfolgt über die folgenden Operatoren: - Stichwortfeld mit **Enthält**: Mindestens ein Stichwort stimmt mit einer der Rollen oder Gruppen des Benutzers überein. - Textfeld mit **Ist gleich**: Das Textfeld stimmt mit einer der Rollen oder Gruppen des Benutzers überein. - Textfeld mit **Ist nicht gleich**: Das Textfeld stimmt mit keiner der Rollen oder Gruppen des Benutzers überein. **SQL** Mit SQL-Befehlen definieren Sie komplexere Filter als mit der Vergabe von Indexkriterien je Feld. Tippen Sie die Befehle in das Textfeld. Sie müssen das SELECT-Statement nicht eingeben. Den Filter definieren Sie über die WHERE-Klausel. SQL-Join-Statements und Substrings können verwendet werden. Um SQL-Befehle zu verwenden, benötigen Sie das entsprechende Funktionsrecht, das unter **DocuWare Konfigurationen > Benutzerverwaltung** vergeben wird. Ab DocuWare Version 7.13 werden SQL-Befehle und Indexprofile auf Syntax, Gültigkeit und verbotene SQL-Befehle geprüft. Die folgenden SQL-Befehle sind verboten: ALTER, BEGIN, BACKUP, BULK, COMMIT, CREATE, DECLARE, DELETE, DENY, DROP, EXEC, EXECUTE, GRANT, GOTO, INSERT, KILL, MERGE, OPENDATASOURCE, OPENROWSET, PROC, PROCEDURE, RAISERROR, RECONFIGURE, RESTORE, RESTRICT, REVERT, REVOKE, ROLLBACK, SAVE, SHUTDOWN, SYSTEMUSER, TRAN, TRANSACTION, TRUNCATE, UPDATE, UNION, WAITFOR. Eine ungültige SQL-Anweisung kann nicht gespeichert werden. Vorhandene Indexprofile und Listen mit einem ungültigen SQL-Befehl funktionieren weiterhin wie bisher. Wenn Sie jedoch eine Liste oder einen Indexdialog mit einem ungültigen SQL-Befehl ändern, kann diese erst veröffentlicht werden, sobald der Befehl korrigiert ist. ## Ergebnisliste Die Ergebnisliste der Liste konfigurieren Sie im Bereich **Ergebnis**. Im DocuWare Client ist eine Ergebnisliste wie eine Tabelle aufgebaut. Pro Zeile wird ein Treffer angezeigt, und die [Felder](/help/docs/de/archive-datenbankfelder) bilden die Spalten. Die Reihenfolge der Felder bestimmt hier die Reihenfolge der Spalten im DocuWare Client. Um eine Spalte nach links zu verschieben, ziehen Sie das Feld eine Position nach oben. Um sie nach rechts zu verschieben, ziehen Sie das Feld weiter nach unten. Wenn eine Ergebnisliste weniger Felder benötigt, blenden Sie die übrigen mit dem Augensymbol aus. Klicken Sie auf **Sortierung: Ändern**, um die Reihenfolge der Treffer festzulegen. Ändern Sie die Beschriftung, wenn im Dialog eine andere Bezeichnung als der Feldname angezeigt werden soll. Beispiel mit dem Feld "Dokumentennummer": Für die Rechnungsabteilung geben Sie als Beschriftung "Rechnungsnummer" ein, für die Warenannahme "Lieferschein". Die **Funktionen der Ergebnisliste** stehen im DocuWare Client zur Verfügung. ## Indexdialog Der Indexdialog öffnet sich beispielsweise, wenn ein Benutzer im Kontextmenü eines abgelegten Dokuments **Indexeinträge bearbeiten** wählt. Um Indexeinträge zu ändern, benötigen Benutzer die Profilberechtigung ["Bearbeiten"](/help/docs/de/berechtigungen). Klicken Sie auf ein Feld, um dessen [Eigenschaften im Indexdialog](/docs/de/archiv-liste-task-manager#index-dialog-field-properties) zu ändern. **Validierung** Aktivieren Sie die Validierung, um sicherzustellen, dass Indexeinträge plausibel oder korrekt geschrieben sind. Wählen Sie aus der Liste einen REST-basierten Webservice aus. Um einen neuen Webservice mit DocuWare zu verbinden, wechseln Sie in das Modul [Webservices](/help/docs/de/webservices). ### Feldeigenschaften im Indexdialog Die folgenden Feldeigenschaften können in einem Indexdialog konfiguriert werden. **Feldname im Dialog** Ändern Sie die Beschriftung, wenn im Dialog eine andere Bezeichnung als der Feldname angezeigt werden soll. Das Feld "Dokumentennummer" lässt sich beispielsweise für verschiedene Abteilungen mit "Rechnungsnummer" oder "Lieferschein-Nummer" beschriften. Bei Spalten von Tabellenfeldern heißt diese Eigenschaft **Spaltenname im Dialog**. **Pflichtfeld** Pflichtfelder sorgen dafür, dass alle wichtigen Indexinformationen eingegeben werden. Ablage-, Such- und Indexdialoge können jeweils eigene Pflichtfelder haben. Ein Indexfeld kann daher innerhalb desselben Archivs in einem Dialog Pflichtfeld und in einem anderen optional sein. Wenn ein Feld im Dialog verborgen ist, wird die Option **Pflichtfeld** automatisch deaktiviert. **Feldmaske** Eine Feldmaske erleichtert die Eingabe langer Telefonnummern oder von Datumsformaten. Neue Feldmasken legen Sie unter [DocuWare Konfigurationen > Indexierungshilfen > Feldmasken](/help/docs/de/feldmasken) an. **Auswahllisten ... erstellen** Die Auswahllisten Ihrer Organisation können für dieses Feld aktiviert werden. Neue [Auswahllisten](/help/docs/de/auswahllisten) erstellen Sie über das Plus-Symbol. ****Einem Feld Auswahllisten zuordnen**** Auswahllisten bieten im DocuWare Client Begriffe für Suchwörter oder Indexeinträge an. Neue Auswahllisten legen Sie unter [DocuWare Konfigurationen > Indexierungshilfen > Auswahllisten](/help/docs/de/auswahllisten) an. Auswahllisten werden den Feldern von [Suchdialogen](/help/docs/de/archiv-suchdialog#field-properties-of-search-dialogs), [Ablagedialogen](/help/docs/de/archiv-ablagedialog#field-properties-of-store-dialog) und [Indexdialogen](/help/docs/de/archiv-ergebnisliste#index-dialog) unter **DocuWare Konfigurationen > Archive** zugeordnet. #### Einspaltige und mehrspaltige Auswahllisten Eine Auswahlliste ist eine einspaltige oder eine mehrspaltige Tabelle. Der Tabellentyp entscheidet, ob die Auswahlliste gefiltert werden kann. - Einspaltige Auswahllisten können nicht gefiltert werden. Die Standard-Auswahlliste ist eine Ausnahme. - Mehrspaltige Auswahllisten können gefiltert werden. In der Auswahlliste werden dann nur Einträge angezeigt, die zu den Einträgen in anderen Dialogfeldern passen. Wenn Sie eine mehrspaltige Auswahlliste aktivieren, kann für das Feld nur diese Auswahlliste genutzt werden. Andere Auswahllisten werden automatisch deaktiviert. #### Interne, fixe und externe Auswahllisten - Interne Auswahllisten werden vom System erzeugt. Für jedes Feld steht automatisch eine eigene Standard-Auswahlliste zur Verfügung, die alle bisher in dieses Feld eingegebenen Einträge enthält. - Fixe Auswahllisten beruhen auf Daten aus Quellen außerhalb von DocuWare, etwa einer Datenbank oder einer Textdatei. Sie werden einmal in DocuWare importiert und gespeichert und lassen sich daher schnell abrufen. - Externe Auswahllisten beruhen ebenfalls auf Daten aus Quellen außerhalb von DocuWare. Sie werden bei jeder Eingabe in das Feld neu abgerufen und entsprechen daher immer dem aktuellen Stand der Quelle. Wählen Sie für Datums- und Nummernfelder immer eine externe Auswahlliste. #### Nur aus Auswahlliste Aktivieren Sie **Nur aus Auswahlliste**, wenn das Feld nur mit Einträgen aus der Auswahlliste gefüllt werden darf. Dadurch werden unterschiedliche Schreibweisen und Tippfehler vermieden. #### Filter konfigurieren Eine gefilterte Auswahlliste bietet Indexeinträge abhängig von den Einträgen in anderen Feldern an. Für die Standard-Auswahlliste und für eine mehrspaltige Auswahlliste wird der Filter unterschiedlich konfiguriert. Standard-Auswahlliste: Für den Filter stehen alle anderen Felder des aktuellen Ablagedialogs zur Verfügung. Aktivieren Sie ein oder mehrere Felder, damit die Standard-Auswahlliste auf die Einträge in diesen Feldern abgestimmt wird. Mehrspaltige Auswahlliste: Eine fixe oder externe Auswahlliste kann nur gefiltert werden, wenn sie als mehrspaltige Tabelle vorliegt. Konfigurieren Sie den Filter so: 1. Stellen Sie unter **Verwendete Spalte** ein, welche Spalte der Tabelle als Auswahlliste für das aktuelle Feld genutzt wird. 2. Wählen Sie rechts ein Feld des aktuellen Ablagedialogs. 3. Wählen Sie links die Spalte der externen Tabelle, die die Einträge für dieses Dialogfeld enthält. Ein Beispiel finden Sie unter [Mehrspaltige Auswahlliste importieren und filtern](/help/docs/de/auswahllisten#importing-and-filtering-a-multicolumn-select-list). **Der Benutzer kann die Filterung im DocuWare Client aktivieren und deaktivieren** Im DocuWare Client ist die Filterung der Felder von Indexdialogen standardmäßig deaktiviert, sodass für die Felder die vollständigen Auswahllisten zur Verfügung stehen. Mit dieser Option können Benutzer die Filterung aktivieren. Die Auswahlliste des Feldes hängt dann von den Einträgen in anderen Feldern ab. ## Unterstützte Versionen: DocuWare Cloud + 7.15 + 7.14 + 7.13 + 7.12 + 7.11 + 7.10