Configurar el almacenamiento manual

Para archivar un mensaje manualmente solo hay que seleccionar el mensaje deseado y elegir una configuración de archivado en Outlook desde el menú contextual Avanzada de DocuWare o la barra de menús Avanzada de DocuWare.

Entre otros aspectos, esta configuración especifica el archivador y las entradas de índice que se utilizarán para archivar el correo electrónico.

Opciones de importación

En las opciones de importación, puede elegir, entre otros parámetros, qué elementos de un mensaje desea archivar y cómo se deben procesar los archivos adjuntos y los elementos gráficos.

Aquí puede encontrar más información sobre el formato de archivado y la Detección automática de facturas.

Formato de archivado para el cuerpo de los mensajes de correo electrónico

Los mensajes pueden archivarse en DocuWare como PDF o en su formato MSG original. Ambos formatos pueden abrirse como PDF en el Web Client Viewer.

Los dos formatos se comportan de manera distinta cuando reenvía, edita o responde al mensaje archivado.

Un archivo MSG se abrirá como un mensaje original en Outlook en los tres casos.
Por el contrario, si reenvía o responde a un mensaje archivado como PDF, este se adjuntará a un mensaje nuevo en Outlook. Editar abrirá el PDF en el programa predeterminado tal y como se haya configurado en Windows, por ejemplo, en Acrobat Reader.

Procesamiento automático de documentos

Seleccione una configuración de procesamiento de documentos para utilizar los términos de los adjuntos para indexar automáticamente los correos electrónicos. Se pueden leer los archivos PDF y XML. Aquí se muestran todas las configuraciones establecidas para facturas electrónicas en formato XML, además de las configuraciones de carpeta para los archivos PDF.

Las configuraciones de procesamiento de documentos se crean y editan en el área Capturar de la Configuración de DocuWare. Puede encontrar más información sobre el tema en la ayuda sobre configuraciones de importación, que presta especial atención a la asignación de datos XML.

Archivos XML: los formatos de facturas electrónicas como ZUGFeRD, FacturX o XRechnung contienen datos XML que DocuWare puede utilizar para indexar automáticamente la factura. Seleccione una configuración de importación para las facturas electrónicas. Todas las configuraciones de importación a las que pueda acceder se mostrarán aquí. Si no está seguro de qué configuración de importación debe utilizar, consulte al administrador de DocuWare. Tenga en cuenta también que los diálogos de almacenamiento para la configuración de importación son idénticos al de Connect to Outlook. Si los campos de índice no coinciden, la información se podría perder.

Archivos PDF: todas las configuraciones del procesamiento de documentos del tipo de carpeta al que pueda acceder se mostrarán aquí. Para evitar conflictos de almacenamiento, utilice el mismo diálogo de almacenamiento en las configuraciones de procesamiento de documentos y de Connect to Outlook. Si ambas configuraciones indexan el mismo campo, el procesamiento del documento anula la indexación de Connect to Outlook. El procesamiento de documentos solo utiliza la indexación, y no dispone de otras funciones como la división.

Destino de archivado

En la lista, elija un archivador o una bandeja que pertenezca a su organización. Puede seguir editando los documentos en la bandeja antes de archivarlos.

Aquí verá todos los archivadores asignados a usted y todas las bandejas a las que tiene acceso como usuario.

Indexación

En la sección Indexación, puede elegir el diálogo de almacenamiento y especificar cómo se rellenarán los campos de índice del diálogo de almacenamiento, entre otros parámetros.

Aquí encontrará más información sobre el diálogo de almacenamiento y los modos de relleno para la indexación.

Diálogo

Aquí se mostrarán los diálogos de almacenamiento asignados al archivador seleccionado en el paso anterior y para los que dispone de derechos de acceso. Los campos del diálogo de almacenamiento están disponibles abajo para la configuración de la indexación.

Si seleccionó una bandeja en el paso anterior, verá todos los diálogos de almacenamiento que pertenecen a su organización y para los cuales dispone de derechos de acceso.

Si crea una configuración para usted y otros usuarios de DocuWare, debe seleccionar un diálogo de almacenamiento al que también tengan acceso los otros usuarios. De lo contrario, los otros usuarios no podrán utilizar la configuración.

Mostrar diálogos al archivar

Si activa esta opción, el diálogo de almacenamiento siempre se abre cuando se archiven los mensajes de correo electrónico. Las entradas de índice que se especifican en la configuración de indexación en la parte inferior del diálogo se insertan automáticamente en el diálogo. Se pueden añadir o modificar. Sin embargo, el cambio se aplica únicamente a este correo electrónico. Las palabras clave especificadas en la configuración se usarán de nuevo para el siguiente correo electrónico.

Para almacenar e indexar un correo electrónico con una factura adjunta en formato XML, seleccione la configuración de importación de la factura XML. A continuación, puede utilizar elementos del archivo adjunto XML para la indexación. Las configuraciones de importación se crean en la sección Procesamiento de documentos de la configuración de DocuWare.

Si no activa esta opción, el diálogo de almacenamiento solo se abre si un campo no se ha rellenado correctamente en relación con DocuWare. Los casos posibles son: está vacío un campo obligatorio; un campo que debe contener una entrada exclusiva no contiene una entrada exclusiva; un campo que debe contener únicamente valores seleccionables en una lista y que contiene un valor en el campo que no figura en la lista de selección.

Indique en la tabla cómo deben indexarse los mensajes de correo electrónico en el proceso de archivado.

Campo izquierdo: Campo de índice de DocuWare

Seleccione un campo de índice de DocuWare que Connect to Outlook deba completar. Están disponibles todos los campos del diálogo de almacenamiento seleccionado. Cada campo solo puede seleccionarse una vez. Únicamente los campos de palabra clave pueden utilizarse hasta 64 veces.
Nota: No se pueden seleccionar los campos no visibles en los diálogos.

Campo central: Método de rellenar

Seleccione el método con el que deben rellenarse los campos de índice.

Entrada fija	Todos los mensajes de correo electrónico que se archivan con esta configuración reciben la misma entrada de índice, que se puede especificar en el campo derecho. Ejemplo: Mensaje de correo electrónico para un campo de índice con el tipo de documento.
Propiedad de correo electrónico	Con este método, la palabra clave se extrae de las propiedades del correspondiente mensaje de correo electrónico. Ejemplo: la fecha de recepción del mensaje de correo electrónico se escribe en el campo de índice con la fecha del documento.
Propiedades del contacto de correo electrónico	Este método permite extraer información de los contactos de Outlook sobre el remitente del correo electrónico (para correo electrónico entrante) o el destinatario del correo electrónico (para correo electrónico saliente), y copiarla en el campo de índice. Ejemplo: Si se utiliza la dirección del remitente (para mensajes entrantes) o del destinatario (para mensajes salientes), se buscan los contactos de Outlook asociados y los nombres que se encuentren se copian en el campo de índice.
Archivador DocuWare	En este campo se copia una entrada de índice que exista en otro campo de índice de DocuWare. El campo de índice puede pertenecer al mismo archivador o a otro. Ejemplo: Si se utiliza el remitente del mensaje, se busca el nombre de empresa asociado en un archivador DocuWare para luego copiarlo en el campo de índice.
Consulta SQL	Mediante una consulta SQL, se puede acceder a los datos de otra fuente de datos y copiarlos en el campo de índice. Ejemplo: Mediante una consulta SQL, se utiliza el remitente del mensaje para buscar el nombre de la persona correspondiente en la base de datos de clientes para luego copiarlo en el campo de índice. La consulta SQL debe devolver preferiblemente un solo valor. Si la consulta devuelve varios valores, por ejemplo una lista o una tabla, para indexación se utiliza solamente el primer valor de la primera columna.

Campo derecho: entrada

Según el modo de relleno (campo central), se dispone de varias opciones para determinar la entrada de índice.

Entrada fija	Escriba en el campo de entrada la palabra clave que desea.
Propiedad de correo electrónico	En la lista desplegable, seleccione la propiedad de correo electrónico que deberá copiarse en el campo de índice de DocuWare. La información adicional se refiere a los siguientes campos: Para: direcciones de correo electrónico de los destinatarios (solo los destinatarios directos, no los que están en el campo CC). Contacto del mensaje: dirección de correo electrónico del emisor del mensaje de correo electrónico para mensajes entrantes o bien todos los destinatarios del mensaje de correo electrónico para mensajes salientes. Destinatarios: direcciones de correo electrónico de todos los destinatarios, incluidos los que están en el campo CC. Nombre de carpeta: el nombre de la carpeta de Outlook que contiene el mensaje. Si el mensaje se encuentra en una subcarpeta, no se utilizará el nombre de la carpeta principal como valor de índice. Responder a los destinatarios: direcciones de correo electrónico especiales a las que deben enviarse las respuestas al mensaje (opción especial de reenvío de Outlook). Nombres de los archivos adjuntos: nombres de archivo de todos los documentos adjuntos, separados por punto y coma. ID de entrada: ID de correo electrónico exclusivo Sin embargo, el ID es exclusivo únicamente en la bandeja de entrada, no en todo el sistema. Por ejemplo, si el mensaje de correo electrónico se envía a varios destinatarios de una compañía, cada mensaje recibirá un ID nuevo para cada destinatario. Por lo tanto, este ID no es válido para instancias únicas. ID de mensaje: ID de mensaje exclusivo en el sistema de correo electrónico. Si el sistema de correo no encuentra un ID, Connect to Outlook usa el remitente y la marca de tiempo como ID del mensaje. Si asigna el ID de mensaje a un campo de DocuWare definido como "exclusivo", este mensaje de correo electrónico solo puede guardarse una vez en DocuWare. Esto evita duplicados en el archivador. Fecha y hora de creación: Fecha en la que se creó el mensaje de correo electrónico; se puede utilizar para el archivado de mensajes entrantes y salientes. Empresas: nombre de la compañía del emisor del correo electrónico (correo electrónico entrante) o del destinatario del correo electrónico (correo electrónico saliente). Outlook se debe configurar convenientemente. Enviado en nombre de <nombre>: nombre de la persona de parte de la cual se ha enviado el mensaje de correo electrónico. Tamaño: tamaño en bytes del mensaje de correo electrónico. Categorías: nombres de las categorías que se utilizan para los mensajes de correo electrónico. Dirección: se efectúan entradas en el campo Correo entrante para los mensajes entrantes y, en el campo Correo saliente, para los mensajes salientes. Cuerpo: texto del mensaje
Propiedades del contacto de correo electrónico	En la lista desplegable, seleccione la información de contacto que deberá copiarse en el campo de índice de DocuWare. En el caso de los mensajes entrantes, se utiliza la información de contacto del remitente del mensaje; para los mensajes salientes, la información de contacto del destinatario del mensaje. Se puede archivar un máximo de tres direcciones de correo electrónico por contacto de Outlook. Las tres direcciones siempre se buscan en Contactos.
Archivador DocuWare	Haga clic en definir para abrir un diálogo en el que seleccionar el campo de índice que desee.
Consulta SQL	Haga clic en definir para abrir un diálogo en el que introducir y comprobar la consulta SQL que desee.

Al indexar, debe tenerse en cuenta que, en Configuración de DocuWare Administration, los campos también se pueden rellenar automáticamente para documentos nuevos.

Si el diálogo de almacenamiento seleccionado contiene un campo con una entrada fija o predefinida en el nivel del campo, Connect to Outlook no sobrescribe esta entrada.

No obstante, si el diálogo de almacenamiento seleccionado contiene un campo con una entrada fija o predefinida en el nivel del diálogo, Connect to Outlook sobrescribe esta entrada.

Si tiene alguna duda, póngase en contacto con el operador del archivador.

Modo de relleno "Archivador de DocuWare": definir una vista de búsqueda en el archivador

Si ha seleccionado archivador de DocuWare como método de indexación para una configuración de archivado en el paso Destino de archivado, aquí puede especificar el archivador y el campo de índice desde el que se extraerá el contenido para la indexación.
También puede especificar de qué documento se extraerá la entrada de índice. Para ello, en la parte inferior del diálogo debe definir los criterios que se aplicarán en el documento cuya entrada de índice se tomará. Estos criterios deben establecer una conexión lo más exacta posible con el mensaje de correo electrónico que debe archivarse. Si hay varios documentos que se ajustan a los criterios, la entrada de índice utilizará el documento más reciente.

Ejemplo:

Sabe que, en general, hay mensajes de correo electrónico que ya se han archivado procedentes de personas cuyos mensajes desea guardar con Connect to Outlook. Desea copiar la entrada de índice del campo Empresa de todos esos mensajes de correo electrónico que ya se han archivado. La dirección de correo electrónico de estos mensajes también es una entrada de índice y se puede encontrar en el campo Dirección de correo electrónico. Este contenido de campo debe establecer la conexión (código de coincidencia) entre los mensajes de correo electrónico que deben archivarse y el documento cuya entrada de índice se utilizará.
En esta clase de configuración, primero seleccione el archivador en el que están guardados los mensajes de correo electrónico existentes y el campo Empresa, puesto que la entrada de índice se obtendrá de ahí. En Consulta de búsqueda debe definir la conexión (el código de coincidencia). En Buscar en, indique el campo de índice de DocuWare que contendrá una entrada determinada, en este caso Dirección de correo electrónico. En Buscar, indique el contenido que debe tener el campo. En nuestro ejemplo, se trata de la dirección de correo electrónico del remitente, de modo que se han de seleccionar las entradas Propiedad de correo electrónico y Dirección del remitente en las listas desplegables.

Archivador

Es el lugar donde se selecciona el archivador en el que se guardan los documentos cuyas palabras clave se toman para los mensajes de correo electrónico que se archivarán. Puede elegir entre todos los archivadores DocuWare para los que tenga derechos de acceso.

Para este tipo de indexación, todos los usuarios que necesiten utilizar la configuración de archivado deben contar con derechos de lectura para el archivador seleccionado.

Campo

Seleccione el campo de índice a partir del cual se tomará contenido como entradas de índice de los mensajes de correo electrónico que se deben archivar. Podrá elegir todos los campos del archivador seleccionado para los que disponga de derechos.

Para este tipo de indexación, todos los usuarios que necesiten utilizar la configuración de archivado deben contar con derechos de lectura para el campo seleccionado.

Consulta de búsqueda

Defina los criterios que se aplicarán en el documento cuya palabra clave se tomará. Si hay varios documentos que se ajustan a los criterios, la entrada de índice utilizará el documento más reciente.

Es posible vincular varios criterios con AND, lo que significa que se deben cumplir todos los criterios.

Buscar en

Indique el campo de índice de DocuWare en el que se debe buscar determinado contenido. Podrá elegir todos los campos del archivador seleccionados arriba para los que disponga de derechos.

Buscar

Indique el tipo de entrada que se debe buscar en el campo de índice.

Propiedad de correo electrónico	La entrada de índice debe corresponderse con una de las propiedades de correo electrónico del mensaje que se va a archivar. Por ejemplo: Dirección de correo electrónico del remitente
Propiedades del contacto de correo electrónico	La entrada de índice debe corresponderse con un elemento de la información de contacto de los contactos de Outlook, es decir, la información de contacto del remitente de los mensajes entrantes y la información de contacto del destinatario de los mensajes salientes. Ejemplo: Nombre del remitente o del destinatario
Entrada fija	El documento debe contener una determinada entrada fija en el campo seleccionado. Este tipo se recomienda únicamente como criterio adicional, puesto que en general no se pueden establecer conexiones específicas con los mensajes de correo electrónico que se van a archivar con un valor de esta clase. Por ejemplo: En un campo con el tipo de documento, sería la entrada fija Correo electrónico si los únicos documentos que se procesan son mensajes de correo electrónico.
Entrada predefinida	La entrada de índice debe corresponderse con una entrada predefinida. Por ejemplo: En el campo guardado por, utilice CURRENTUSERSHORTNAME, si solo deben tenerse cuenta los documentos creados por el usuario.

Escriba la entrada aquí. En función del tipo de entrada, hay disponibles distintas funciones:

Propiedad de correo electrónico	En la lista desplegable, seleccione la propiedad de correo electrónico.
Propiedades del contacto de correo electrónico	En la lista desplegable, seleccione la información de contacto.
Entrada fija	Escriba la entrada que desee en este campo.
Entrada predefinida	En la lista desplegable, seleccione una de las entradas predefinidas siguientes: CURRENTDATE: para la fecha actual CURRENTDATETIME: para la fecha y hora actuales CURRENTUSEREMAIL: la dirección de correo electrónico del usuario actual de DocuWare, tal y como se indicó en DocuWare Administration CURRENTUSERLONGNAME: el nombre largo de usuario del usuario actual, tal y como se indicó en DocuWare Administration CURRENTUSERSHORTNAME: el nombre de usuario abreviado del usuario actual, tal y como se indicó en DocuWare Administration

Modo de relleno "Consulta SQL": editor

Si ha elegido Consulta SQL como el modo de relleno durante la indexación, indique aquí la conexión a base de datos deseada y la consulta SQL. Cuando lo haga, determine el elemento de un registro que debe usarse para indexar los mensajes de correo electrónico que van a archivarse.

Configuración de conexión

Defina la conexión a base de datos. Puede seleccionar MSSQL, MySQL y Oracle como tipos de base de datos.

Si ha optado por el tipo de base de datos MSSQL, puede escoger el tipo de inicio de sesión:

Autenticación de base de datos: Connect to Outlook inicia sesión en la base de datos con un ID de usuario especial que debe introducir como Nombre de usuario y Contraseña.
Aunque usuarios distintos utilicen la configuración de Connect to Outlook, siempre se utiliza este ID para realizar consultas en la base de datos.
Los usuarios de la configuración no pueden ver los datos de inicio de sesión a menos que también tengan derechos de administrador para la configuración.
Inicio de sesión de Windows de confianza: Connect to Outlook utiliza el ID del usuario de Windows actual.
Si otros usuarios utilizan la configuración de Connect to Outlook, se usan las identificaciones correspondientes para efectuar consultas en la base de datos.
Si selecciona esta opción, los campos Nombre de usuario y Contraseña no están disponibles.

Nombre de usuario y contraseña: especifique cómo iniciará sesión en la base de datos Connect to Outlook.
Los usuarios de la configuración no pueden ver los datos de inicio de sesión a menos que también tengan derechos de administrador para la configuración.

Consulta SQL

La consulta siempre debe devolver un solo valor. Si devuelve una lista o una tabla, se utiliza la primera entrada de la primera columna.

En lo que respecta a la mejora de índices mediante consultas SQL, se proporcionan variables que representan determinadas propiedades de correo electrónico y que se pueden incorporar en la consulta.

Son las variables siguientes (los nombres no se deben cambiar, deben escribirse con todos los caracteres en mayúscula e ir entre paréntesis):

(BCC)
(BODY)
(CATEGORIES)
(DIRECTION)
(CC)
(CONTACT)
(EMAILSIZE)
(RECEIVEDDATETIME)
(RECEIVEDDATE)
(RECEIVER)
(SENDER)
(SENTDATETIME)
(SENTDATE)
(SUBJECT)

Consulta de ejemplo

SELECT customername FROM Contacts where emailaddress = '(CONTACT)'

En el tiempo de ejecución, (CONTACT) se sustituye por la correspondiente dirección de contacto en la consulta y después se envía a la base de datos. En el caso de mensajes de correo electrónico entrantes, el contacto es el remitente; para mensajes de correo electrónico salientes, es el destinatario.