Smart Document Control

ロールは、[ロール] タブの [ユーザー管理] で、ユーザー作成時に割り当てられます。DocuWare for Smart Document Control ソリューションでは、ドキュメントの読み取り、編集または所有権限はユーザーに対して、割り当てられません。ドキュメントが保管されている場合、これらの権限はドキュメントに割り当てられます。

ロールの割り当てに応じて、ユーザーは DocuWare Client でソリューションのさまざまなエレメントを表示およびアクセスすることができます。

ソリューションでは、次のユーザーロールを利用できます。

DW - 管理者

このユーザーロールは、ソリューションを管理し、構成およびすべてのファイルキャビネットへの完全なアクセス権を持っています。DW - 管理者は、例えば、新しいユーザーを作成したり、ソリューションの選択リストを管理したりできます。

DW - 全てのユーザー

ドキュメントの保存、検索、編集を行うには、すべてのユーザーは、ユーザー作成でこのロールに割り当てられる必要があります。

DW - 契約書管理

このロールは、例えば、契約文書トレイ、保存や検索のダイアログ、リストとフォルダなど、契約書を管理するための追加コンポーネントへのアクセスを提供します。

DW - 署名

このロールは、システムへの追加時に、DocuWare for Electronic Signature ソリューションのコンポーネントへのアクセスを提供します。

Default Organization role

このロールは、DocuWare システムで作成されたすべてのユーザーに自動的に割り当てられます。

Organization Administrator

このロールは、自動的に組織を作成した登録ユーザーに割り当てられます。このロールのユーザーは、DocuWare システム内のすべての管理タスクを実行できます。

ソリューションの DW - 管理者は、簡単な手順で新しいユーザーを追加することができます。

操作手順:

DocuWare Client のメインメニューで自分のユーザー名をクリックして [環境設定] 画面を表示し、[全般] セクションの [ユーザー管理] に移動します。

画面左上の [新規ユーザー] ボタンをクリックします。

新しい無名のユーザーボックスにユーザー名を入力します (このユーザー名が、DocuWare へのログイン時に使用されます)。ユーザー名は一意である必要があります。例えば、姓と名を区切るにはピリオドを使用します (firstname.lastname)。複名の場合はハイフネーションを設定します (firstname-firstname.lastname)。

必要なユーザー情報をすべて入力します。メールアドレスは入力必須フィールドです。タスクに関する通知やパスワードをリセットするためのリンクはメールで送信されるため、メールアドレスは必ず入力する必要があります。

デフォルト設定の場合、ユーザーごとに個人用文書トレイの受信トレイが自動的に作成されます (また、ユーザーごとにソリューションに含まれている文書トレイを自動的に受け取るか、必要に応じて追加の文書トレイを自分で作成できます)。

• 各ユーザー間で文書トレイを明確に区別するため、トレイ名の後ろにユーザー名を追加することをお勧めします。

• 文書トレイのカラーインジケーターを選択し、DW - 文書というファイルキャビネットを文書トレイに割り当てます。

[全般] タブから [ロール] タブに切り替え、新規ユーザーを少なくともロール DW - 全てのユーザーに割り当てます。

必要に応じて、[ダイアログ] タブに切り替えてから、リストに移動し、ユーザーの追加のリストを有効にします。

画面右上の保存をクリックして、新規ユーザーの作成を完了します。新しく作成されたユーザーに対して、新しいユーザーアカウントの登録情報と、新規ユーザー作成時の選択内容に基づく DocuWare ログイン情報が記載されたメールが送信されます。

ドキュメントは、文書トレイからファイルキャビネットに保存されます。

文書トレイは、ドキュメントをファイルキャビネットに保存する前に、ドキュメントを取り込むための一時的な保存場所として機能します。文書トレイは共有できますが、個人用にすることもできます。

ファイルキャビネットは、保管期間に基づいて正しい手順でドキュメント保存します。また、ドキュメントの種類や保管期間などのデータやメタデータは、ファイルキャビネットで管理されています。

Smart Document Control に含まれる文書トレイ:

DW - 受信トレイ (管理者用)

ロール DW - 管理者に割り当てられたユーザー用の共有文書トレイ。

DW - 契約書

契約書とドキュメントを取り込み、並び替えを行うための共有文書トレイ。ロール DW - 契約書管理に割り当てられたユーザーのみ。

DW - 最初のステップ

あらゆるドキュメントを取り込み、並び替えを行うための共有文書トレイ。このトレイには、いくつかのドキュメントが既に提供されています。ソリューションの簡単な「最初のステップ」ガイド、ドキュメントのフローチャート、サンプル提案書などです。

ユーザーごとの個人用トレイ

個人用受信トレイは、ユーザー作成でユーザーごとに作成できます。

さらに、追加の共有または個人用の文書トレイを作成することもできます。文書トレイやその機能に関する詳細情報については、DocuWare Basics How-to を参照してください。

Smart Document Control に含まれるファイルキャビネット:

DW - 文書

このファイルキャビネットは、契約書、提案書、同意書、書面、Eメールなど、社内のすべてのドキュメントの中央レポジトリです。すべてのユーザーは、ロール DW - 全てのユーザーに割り当てられ、ドキュメントの保存や取得をする場合にこのファイルキャビネットにアクセスできます。保存されているドキュメントは、ドキュメントごとに個別に割り当てられた権限に基づいてのみ表示または編集することができます。

DW - システムデータ

このファイルキャビネットは、データファイルキャビネットです。ドキュメントとソリューションのバージョンの固定選択リストが含まれています。

ドラッグアンドドロップ、[インポート] ボタンまたは [スキャン] することでドキュメントを取り込み、文書トレイの 1 つに保存します。また、Eメールまたは Eメールの添付ファイルを任意のトレイにドラッグアンドドロップ操作するのみです。

トレイからドキュメントを選択し、保管ボタンをクリックします。ロール DW - 全てのユーザーに割り当てられているユーザーの場合、これにより、ドキュメントのインデックス作成用に DW - 文書ファイルキャビネットに保存するための保管ダイアログが開きます。追加のロールが割り当てられているユーザーの場合、複数の保管ダイアログを含むドロップダウンリストが開きます。例えば、契約書を保存する場合は、[DW - 文書 - 全ての文書] または [DW - 文書 - 契約書] を選択します。

インデックスを作成し、後でファイルキャビネットですばやく見つけられるようにする:

• 文書タイプは、必須インデックスフィールドです。 これにより、事前定義された選択リストを使用して、一貫性のあるインデックス作成が可能になります。インデックスフィールドの右側にある下矢印をクリックして、適切なエントリを選択します。多くの文書タイプには、選択できる追加の文書サブタイプがあります。適切な文書タイプまたは文書サブタイプがリストにない場合は、 追加のタイプを簡単に選択リストに追加することができます。

• インデックス情報を追加します。 フィールドに直接入力するか、 One Click Indexing 機能を使用してドキュメントからデータを転送します。

• インデックスフィールドに作業日を指定します (必要な場合): これにより、ドキュメントにユーザーの注意が必要であることを示すアラートとして DW - 文書 - 要アクション (30日以内) というリストに通知されます。詳細を表示

• Eメールメッセージとユーザー権限を指定します (必要な場合): 他のユーザーにドキュメントの読み取りまたは編集の権限を付与し、必要に応じて、Eメール通知で通知します。個々のユーザーを選択するか、ロール [DW - 全てのユーザー] を選択して全員とドキュメントを共有します。これらのフィールドを空のままにすると、ドキュメントは自分の身に保存されます。スタンプを使用して保存した後、他のユーザーにアクセス権限を付与できます。

適切なインデックスフィールドがすべて入力されたら、[保管] ボタンをクリックします。これでドキュメントは、DW - 文書ファイルキャビネットに安全に保管されます。

ファイルキャビネット DW - 文書に保管される場合、各ドキュメントには少なくとも文書タイプ (同意書、契約書など) のインデックスが作成され、オプションで対応する文書サブタイプ (コンサルティング、雇用など) のインデックスが作成されます。

一貫性を確保するため、事前定義された選択リストを使用して、保管中に文書タイプと文書サブタイプが入力されます。選択リストは、必要に応じて変更および拡張することもできます。

事前定義された文書タイプと文書サブタイプごとに、デフォルトの保管期間として 7 年が設定されています。保管期間が終了する 30 日前に、ドキュメントが所有者の DW - 文書 - 削除予定リストに表示され、保管期限に削除されます。必要に応じて、期間を長くしたり、短くしたり、 保管期間は変更することができます。また、スタンプを使用していつでもドキュメントを削除することができます。

事前定義された文書タイプと保管期間の概要:

文書タイプと文書サブタイプのインデックス作成には、事前定義された選択リストを使用できます。DW - 管理者は、リストを簡単に変更したり、新しいレコードを追加したりできます。

操作手順:

新しい文書タイプの追加

DocuWare Client で文書トレイに移動し、文書トレイ内の空の領域をクリックして [データレコードを作成] ボタンをクリックします。

[DW - システムデータ - 文書タイプの追加] をクリックします。

文書タイプフィールドに新しい文書タイプを入力します。

文書サブタイプフィールドに新しい文書サブタイプを入力します。

保管期間を年数で入力します。注: 保管期間を空白のままにすると、ドキュメントのデフォルトの保管期間は 7 年になります。

[データレコードを作成] をクリックして、新しいレコードを保存します。選択リストにこの新しい文書タイプ / 文書サブタイプが表示されるようになります。

新しいサブタイプの追加

上記のように [データレコードを作成] から保管ダイアログ DW - システムデータ - 文書タイプの追加プを開きます。

ドロップダウンリストから文書タイプを選択します。

文書サブタイプフィールドに新しい文書サブタイプを入力します。

保管期間を年数で入力します。注: 保管期間を空白のままにすると、ドキュメントのデフォルトの保管期間は 7 年になります。

[データレコードを作成] ボタンをクリックして、新しいレコードを保存します。選択リストにこの新しい文書サブタイプが表示されるようになります。

既存の文書タイプ / 文書サブタイプの名前変更

DocuWare Client で、メニューバーで検索をクリックします。

DW - システムデータ - 文書タイプ検索ダイアログを選択します。

変更する文書タイプおよび / または文書サブタイプを入力して黄色の検索ボタンをクリックします。

変更する文書タイプまたは文書サブタイプ (あるいはその両方) を選択し、選択した行をダブルクリックします。

適切なフィールドに変更内容を入力します。注: 保管期間を空白のままにすると、ドキュメントのデフォルトの保管期間は 7 年になります。

[保存] ボ タンをクリックしてリストを更新します

ソリューションは、自動更新されるさまざまなリストを提供し、特定のドキュメントやアクティビティへの迅速なアクセスを可能にします。表示されるリストは、ユーザーロールまたは自分に割り当てられているリストに応じて異なります。例:

各リストには、現在含まれているドキュメントの数が表示されます。リストに追加された新しいドキュメントは、赤い番号で識別されます。メニューバーにあるリストフィールドの数字は、アクティブに開いているすべてのリスト内のドキュメントの数に対応しています。

ユーザーロールに応じて、次のリストを利用できます。

ユーザーロール DW - 全てのユーザー

• 本日期限切れ又は期限切れ済み

• 要アクション (30日以内)

• 割り当て業務ステータス

• 削除予定

ユーザーロール DW - 署名

• 署名待ち文書

• 署名済文書 (過去30日内)

• 未署名文書 (過去30日内)

また、DW - 管理者は、ユーザー管理で任意のリストをユーザーに割り当てることができます。

ユーザーが利用できるその他のリスト:

要アクション (31～60日)

• 要アクション (61～90日)

• 自分の文書

• 自分の共有文書

• 自分に共有されている文書

• 自分に共有されている文書 (読み取り)

• 自分に共有されている文書 (編集)

ヒント: 使用頻度が高い検索をリストとして保存することで時間を節約でき、検索用語を再度入力することなく、定期的に必要なドキュメントにすばやくアクセスできます。

ドキュメントを DW - 文書ファイルキャビネットに保存すると、自分のドキュメントの所有者になり、他のユーザーがアクセスできるようにドキュメントの権限を割り当てることができます。

読み取り

ドキュメントの検索と表示

編集

変更、ダウンロード、送信、新しいバージョンの作成、スタンプの設定。読み取り権限が含まれています。

権限を他のユーザーに割り当てるには 2 つの方法があります。

ドキュメントを保存する場合

ユーザーは、ドキュメントを DW - 文書 - ファイルキャビネットへの保存時に、読み取りまたは編集の権限を付与するユーザーを決定できます。

スタンプを使用してドキュメントを保存した後

ドキュメントの所有者は、[DW - アクセスの提供] スタンプを使用してドキュメントを保存した後に、権限を割り当てることができます。[読み取り] または [編集] の権限を持つ他のユーザーを追加できます。また、ドキュメントにはその他の所有者を追加することもできます。[DW - 割り当て] スタンプを使用すると、タスクが完了するまでユーザーに一時的なアクセス権を提供する期限付きのタスクを割り当てることができます。

権限の表示方法やアクセス権の管理方法については、こちらを参考にしてください。

ドキュメントの所有者は、関連ドキュメント機能を使用して読み取り、編集、または所有者の権限を表示または変更できます。2 つの方法があります。

検索ダイアログで

[検索] をクリックし、[DW - 文書 - 管理アクセス] を選択します。

インデックス基準を入力し、目的のドキュメントの黄色の [検索] ボタンをクリックします。

結果リストでドキュメントを選択し、結果リストのツールバーにある[インデックスエントリの編集] をクリックします。

すべての権限を表示することができます:

編集権限: 読み取り、編集、または所有者のユーザー権限を追加するには、ドロップダウンメニューからユーザー名を選択し、プラスの記号をクリックします。ユーザーから権限を削除するには、ユーザーの名前をクリックし、次にマイナスの記号をクリックします。

追加の権限をリクエストする: 読み取り権限が割り当てられており、さらに編集権限が必要になった場合は、リクエストの送信から所有者に権限をリクエストできます。

関連ドキュメントによる

ドキュメントの権限を表示し、必要に応じて編集するもう 1 つの方法は、関連ドキュメント機能を使用します。ドキュメントの所有者は、ドロップダウンリストからリンク DW - 管理アクセスを使用できます。読み取り権限を持つユーザーの場合、DW - 所有者の特定がリストに表示されます。

結果リストでドキュメントを選択します。

ツールバーの [関連ドキュメント] をクリックします。

ビューに応じて、[DW - アクセスを管理する] を選択します。

新しく開いた結果リストで、[インデックスエントリの編集] をクリックします。

ドキュメントの所有者を特定したり、上記のようにすべての権限の表示や編集ができます。

ドキュメントの保管時に、DW - 文書保管ダイアログに作業日を入力できます。作業日なしでドキュメントを保存した場合、DW - 新しい作業日の設定スタンプを使用して、後から日付を設定することもできます。

指定された作業日の 30 日前に、ドキュメントへの権限が付与されているユーザーに対し、DW - 文書 - 要アクション (30日以内) リストにドキュメントが表示されます。また、ドキュメントの本日期限切れ又は期限切れ済みのリストも利用できます。必要に応じて、ドキュメントの要アクション (31～60日)、要アクション (61～90日) の追加のリストを利用できます。DW - 管理者は、任意のユーザーにこれらを追加 することができます。

フォローアップ完了

要アクションのリストの保管済みドキュメントのいずれかで必要なアクションが完了、または解決されると、 DW - フォローアップ完了 スタンプを使用して管理できます (編集または所有者権限がある場合):

• ビューアーでダブルクリックしてリストの保管済みドキュメントを開くと、ドキュメントを表示することができます。

• スタンプアイコンをクリックし、DW - フォローアップ完了を選択します。

• スタンプのフィールドにコメントを入力し、[ セット] をクリックしてドキュメント上にスタンプを配置します。ドキュメントは、自身とドキュメントへのアクセスを許可されたすべてのユーザーの適切な要アクションのリストから削除されます。

新しい作業日を設定する

要アクションのリストの保管済みドキュメントのいずれかで必要なアクションを完了するために追加の時間が必要な場合は、 DW - 新しい作業日の設定 スタンプを使用して管理できます (編集または所有者権限がある場合): ただし、特定の期限にリマインダーを表示させる必要がある場合は、保管済みドキュメントにこのスタンプを使用することもできます。

• ビューアーでダブルクリックしてリストの保管済みドキュメントを開くと、ドキュメントを表示することができます。

• スタンプアイコンをクリックし、 DW - 新しい作業日の設定を選択します。

• スタンプの作業日にコメントを入力し、[セット] をクリックしてドキュメント上にスタンプを配置します。ドキュメントは、自身とドキュメントへのアクセスを許可されたすべてのユーザーの適切な要アクションのリストに保持、または表示されます。

ドキュメントのタスクを簡単に任意のユーザーに割り当てることも、タスクを完了すべき期限を設定することも可能です。このプロセスで提供されたドキュメントへのアクセス権は、ユーザーによって割当業務が完了となるまでの期間、一時的に付与されます。

操作手順:

割り当てを開始するには、[編集] 権限またはドキュメントの所有者であることが必要です。

• ビューアーでダブルクリックして保管済みドキュメントを開くと、ドキュメントを表示することができます。

• スタンプアイコンをクリックし、[DW - 割り当て] スタンプを選択します。

スタンプフォームフィールドに以下の必須データを入力します。

• 期日を選択します。

• コメント フィールドにタスクを入力します。

• タスクを割り当てるユーザーとその権限レベルを選択します。選択したユーザーに、保存または共有プロセスで付与された権限以外の追加の権限が付与される場合、これらの許可権限は一時的なものであり、割当業務が完了すると無効になります。タスクの割り当てについては、ユーザーに電子メールで通知されます。

• 選択したすべてのユーザーがタスクを完了する必要があるか、選択したユーザーの誰でもタスクを完了することができるかを決定します。

[セット] をクリックし、ドキュメントにスタンプを設定します。

ドキュメントが [DW - 文書 - 割り当て業務ステータス] リストに表示され、保留中のステータスが [開く] になります。

このドキュメントは、選択したすべてのユーザーの [タスク] エリアに表示されます。選択されたユーザーには自動的に電子メールで通知され、直接リンクを介してタスクとドキュメントを開くことができます。

割当業務の完了

電子メールに記載されているリンク、または DocuWare Client 内のメニューバーにある [タスク] から直接、ドキュメントまたはタスクを開きます。

コメントを入力し、[確認] をクリックしてタスクを完了します。

ドキュメントはタスクから削除されます。

すべての必須ユーザーが割り当てを完了すると、割り当てを実行したユーザーの [DW - 文書 - 割り当て業務ステータス] リストで、ドキュメントの保留状態が [完了] に更新されます。ドキュメントは、これから 30 日間、参照用としてリストに表示されます。