Microsoft Outlook 用 DocuWare アドインのアップデート

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コンポーネント: Microsoft Outlook 用 DocuWare アドイン

2024 年 1 月より利用可能になった DocuWare Outlook アドインでは、ウェブ版とデスクトップ版の両方で DocuWare Cloud と Microsoft Outlook のシームレスな接続を提供しています。 ユーザーは、DocuWare に転送する添付ファイルを選択しながら、メールを DocuWare のトレイに保存したり、ファイルキャビネットに直接保存したりすることができるようになります。

新しい機能とオプションは、以下の通りです。

送信して保存

DocuWare Outlook 連携モジュールで知られている "送信して保存” 機能が、Microsoft Outlook 用 DocuWare アドインでも利用できるようになりました。 これにより、送信中に添付ファイルを含むメールを DocuWare のトレイに直接保存できるようになります。 このオプションは、オンデマンドで使用することも、すべての送信メールをデフォルトで自動保存するように設定することもできます。

方法は以下の通りです。

ユーザーとして、設定エリアで新しいストレージ機能を有効にします。

これで、送信して保存機能をオンデマンドで使用できるようになリました。

デフォルトですべての送信メールを保存する機能を使用するには、ユーザーは関連するオプションを有効にし、保存の範囲、メールの本文および/または添付ファイル、デフォルトの保存場所として使用するトレイを定義する必要があります。

01_SendandStore

オンデマンドで使用する場合には、ユーザーが文書トレイを個別に選択する必要があります。

02_Client

共有メールボックスのメールと添付ファイルを保存する

共有メールボックスにアクセスできるユーザーであれば、DocuWare 内の共有メールボックスのメールも保存できるようになりました。 これにより、アーカイブが個人のビジネスメールのみに制限されることはなくなります。

ユーザーが DocuWare でこういったメールボックスのメールを保存すると、即座に Outlook のメールボックスのそのメールに対して "DocuWare" カテゴリが有効化されます。 このフラグがあれば、そのメールボックスにアクセスできる他のすべてのユーザーがすでにそのメールが DocuWare に保存されていることを確認できるようになります。

モバイルデバイスから直接メールや添付ファイルを保存する

モバイルデバイス (iOS および Android) で Microsoft Outlook 用 DocuWare アドインをご利用いただけるようになりました。 Outlook アプリからアクセスすることができ、DocuWare のトレイにメールを保存することができます。

03_mobile

方法は以下の通りです。

最初に使用する前に、ユーザーは DocuWare システムに接続する必要があります。

ユーザーがブラウザー版 Microsoft Outlook の DocuWare アドインを既に使用している場合、ログイン画面で事前入力が行われているはずです。

DocuWare にメールを保存するには、保存する範囲 (メール本文および/または添付ファイル) と保存場所となる文書トレイをユーザーが定義する必要があります。

保存場所を同期する

このオプションを有効にすると、文書トレイとファイルキャビネットのダイアログが DocuWare Web Client と同じ順序と可視性で Outlook アドインに表示されます。

このオプションを無効にすると、ユーザーは保存場所の順序と可視性を Outlook アドイン専用にカスタマイズできるようになります。

これによりアドイン専用の特別な保存ダイアログを使用できるようになり、たとえばインデックスフィールドにあらかじめ事前入力を適用することなどによって、さらに高速なアーカイブが可能になります。

04_Sync Storage locations

キャッシュメモリをクリアする

キャッシュメモリをクリアすると、すべての設定がデフォルトの状態へとリセットされます。 これにより、DocuWare システムへの接続も削除されます。