メールサービス

組織のすべてのユーザーは IMAP または Exchange サーバーへの接続にアクセスし、DocuWare のメールボックスからメールをアーカイブすることができます。

Connect to Mail でご利用のメールアカウントにメールサービスを割り当てて、メールプロバイダーへの接続を確立します。

9 月 24 日より、DocuWare はサードパーティ製アプリケーションの認証をクッキー認証から安全な最新の oAuth2 認証へと切り替えました。 DocuWare での Basic 認証のサポートは変更なく継続され、ご利用のメールサービスが Basic 認証をサポートしている場合には引き続きご利用いただくことができます。

しかしながら、Gmail (Workspace) のユーザーについては、Basic 認証は時代遅れになりつつあります。 Google は、2024 年 9 月末までに Basic 認証やアプリのパスワードによるサインインを廃止することを発表しています。 oAuth2 は、より安全な代替手段として Basic 認証の代わりに利用されていく予定です。

詳細については、以下を参照してください。

受信

IMAP または Exchange サーバーへの接続を作成し、メールアカウントから DocuWare へとメールをインポートして保存します。

メールプロバイダーに接続するために、メールアカウントにメールサービスを割り当てます。 組織のすべてのユーザーがこちらで作成されたメール接続にアクセスすることができます。

Exchange メールサービスに接続する際の注意

DocuWare は、Exchange の偽装アカウントと "Exchange Web Services" を使用してご利用の Exchange メールボックスに接続します。 この偽装アカウントは、以前の Docuware のバージョンでは Basic 認証方式によって認証されていました。 この認証方法は、2021 年の後半からは Office 365 および Exchange Online アカウントでは非推奨となっています。 そのため、DocuWare では認証方式に "oAuth2" を使用しています。

• クラウドのお客様の場合: DocuWare Cloud では、ご利用の Office 365 メールアカウントに oAuth2 を使用して接続するために必要となるすべてのものをすでに提供しています。 一般的な電子メールプラグインに移動し、ご利用の Office 365 アカウントに直接接続します。
  一方、Azure National Cloud でホスティングされている Office 365/Exchange Online メールアカウントでは oAuth アプリの登録が必要です。この場合の登録は、オンプレミスのお客様の場合と同じです。以下をご覧ください。

• オンプレミスのお客様の場合: Microsofts Office Dev Center の指示に従い、御社の Azure Active Directory で OAuth アプリの登録を適切に設定してください。

oAuth2 接続の設定に関する詳細については、DocuWare のサポートを参照してください。

IMAP メールサービスに接続する際の注意

Gmail (Workspace) またはその他の oAuth 対応 IMAP サーバーで OAuth2 認証を使用した IMAP メールサービス接続を有効にするには、特定の構成のアップデートが必要です。

Gmail、Outlook.com、またはその他 IMAP サービスへのアクセスに oAuth2 を使用する場合、Google Cloud Console や Azure AD/Entra などの対応するプラットフォームアカウント内で oAuth クライアントアプリを確立します。以下にアクセスして役立つ情報をご確認ください。

• Gmail (Workspace)

  • 「クライアントサイドウェブアプリケーション用の OAuth 2.0」> 認証 > Google for Developers

  • 「OAuth 同意画面を設定し、スコープを選択する」> Google Workspace > Google for Developers
    

• Office365 IMAP

  • oAuth > Microsoft Learn

送信

DocuWare では、システムから直接ユーザーにメールを送信するオプションを提供しています。 たとえば、ワークフローの一部としてメールで顧客に請求書を送信することなどが可能です。 また、関連するドキュメントがアーカイブされた際に従業員に通知を行うことも可能です。

DocuWare システムのアドレスではなくパーソナライズされたアドレス、たとえば "workflow@peters-engineering.com" からメールを送信する場合は、独自の SMTP サーバーへの接続を入力します。

通知用とワークフロー用に、それぞれ 1 つの SMTP 接続を使用することができます。 それぞれのコンポーネントの接続を有効化します。

Office 365 および Gmail (Workspace) の SMTP では、Basic 認証 (ユーザー名 & パスワード経由) は非推奨です。 Basic 認証の後継方式は、oAuth2 です。 この認証方法では、ご利用の Office 365 または Gmail (Workspace) の SMTP に OAuth2 認証で独自の SMTP メールサービス接続を作成する必要があります。

パスワードのリセットにはSMTP接続が必須

パスワードのリセットメールの送信には、機能するSMTP接続が必要です。これがない場合、ユーザーはパスワードを変更できない可能性があります。

管理者への注意事項：

DocuWareユーザーに電子メールが配信されないメールサービスの不適切な設定により、それぞれの組織のDocuWare管理者に自動電子メール通知が送信されます。これには、問題に関する情報と解決策が含まれています。

電子メール通知は最大3週間送信されます。この期間内に管理者は問題の解決を試みることをお勧めします。この期間が過ぎると通知は停止されます。関連する電子メールログは削除され、復元できません。