メールサービス

組織のすべてのユーザーは、IMAP または Exchange サーバーへの接続にアクセスして DocuWare のメールボックスからメールをアーカイブすることができます。

Connect to Mail で、ご利用のメールアカウントにメールサービスを割り当ててメールプロバイダーへの接続を確立します。

9 月 24 日より、DocuWare はサードパーティ製アプリケーションの認証を Cookie 認証から安全性の高い最新の OAuth2 認証へと切り替えました。 DocuWare での Basic 認証のサポートは変更なく継続され、ご利用のメールサービスが Basic 認証をサポートしている場合には引き続きご利用いただくことができます。

しかしながら、Gmail (Workspace) のユーザーに関しては、Basic 認証は時代遅れになりつつあります。 Google は、Basic 認証やアプリのパスワードによるサインインを 2024 年 9 月末までに廃止することを発表しています。 OAuth2 は、より安全な代替手段として Basic 認証の代わりに使用されていく予定です。

詳細については、以下を参照してください。

受信

IMAP または Exchange サーバーへの接続を作成し、ご利用のメールアカウントから DocuWare へとメールをインポートして保存します。

メールプロバイダーに接続するには、ご利用のメールアカウントにメールサービスを割り当てます。 組織のすべてのユーザーがこちらで作成されたメール接続にアクセスすることができます。

Exchange を使用したメールサービス

偽装アカウントと OAuth2

DocuWare は、Exchange の艤装アカウントと "Exchange Web Services" を使用してご利用の Exchange メールボックスに接続します。 この偽装アカウントは、以前の Docuware のバージョンでは Basic 認証方式によって認証されていました。 この認証方法は、2021 年の後半からは Office 365 および Exchange Online アカウントでは非推奨となっています。 そのため、DocuWare では認証方式に "OAuth2" を使用しています。

• クラウドのお客様の場合: DocuWare Cloud では、ご利用の Office 365 メールアカウントに OAuth2 を使用して接続するために必要となるすべてのものをすでに提供しています。 一般的なメールプラグインに移動し、Office 365 アカウントに直接接続します。
  一方、Azure National Cloud (英語で) でホスティングされている Office 365/Exchange Online メールアカウントでは、OAuth アプリの登録が必要です。この場合の登録方法は、オンプレミスのお客様の場合と同じです。以下を参照してください。

• オンプレミスのお客様の場合: Microsofts Office Dev Center の指示に従い、御社の Azure Active Directory (英語で) で OAuth アプリの登録を適切に完了してください。

OAuth2 接続の設定に関する詳細については、DocuWare のサポート (英語で) を参照してください。

Exchange Web Services 統合を Graph API に置き換える

Microsoft では、2026 年 10 月以降 Exchange Online 向けの Exchange Web Services (EWS) の提供を終了します。 EWS に依存するすべての統合 (DocuWare Connect to Mail を含む) は動作を停止します。

互換性を維持するには、現在の EWS ベースのメール構成を削除または無効化し、Graph API を使用してそれらを再作成します。

これを行うには、既存のメール構成を無効化または削除し、Graph API ゲートウェイを使用して新しい構成を作成する必要があります。 新しい構成は、一般的なメール (C2M) と連携させる必要がありますのでご注意ください。 既存の EWS 構成を更新する方法としては、メールゲートウェイを EWS から Graph API に切り替える方法もあります。 ただし、DocuWare では最適な結果を得るには新しい Graph API 構成の作成を推奨しています。

Microsoft では、最も一般的な EWS 機能を Graph API ゲートウェイでサポートしています。ただし、一部の高度な EWS 機能は Graph ではすぐに利用できない可能性があります。 移行期間中は EWS と Graph API が共存する形になりますが、DocuWare では可能な限り早期の移行を推奨しています。

現時点で影響を受けるのは Exchange Online のみです。 オンプレミス Exchange の EWS サポートは独自のライフサイクルに従っています。

IMAP を使用したメールサービス

Gmail (Workspace) またはその他の OAuth 対応 IMAP サーバーで OAuth2 認証を使用した IMAP メールサービス接続を有効にするには、特定の構成のアップデートが必要です。

Gmail、Outlook.com、またはその他 IMAP サービスへのアクセスに OAuth2 を使用する場合、Google Cloud Console や Azure AD/Entra などの対応するプラットフォームアカウント内で OAuth クライアントアプリを確立します。以下にアクセスして役立つ情報をご確認ください。

• Gmail (Workspace)

  • "クライアントサイド Web アプリケーション用 OAuth 2.0" > "認証" > "Google for Developers" (英語で)

  • "OAuth の同意画面を構成して Scope を選択する" > "Google Workspace" > "Google for Developers" (英語で)
    

• Office365 IMAP

  • "OAuth" > "Microsoft Learn" (英語で)

送信

DocuWare では、システムから直接ユーザーにメールを送信するオプションを提供しています。 たとえば、ワークフローの一部としてメールで顧客に請求書を送信することなどが可能です。 また、関連するドキュメントがアーカイブされた際に従業員に通知を行うことも可能です。

DocuWare システムのアドレスではなくパーソナライズされたアドレス、たとえば "workflow@peters-engineering.com" からメールを送信する場合には、独自の SMTP サーバーへの接続を入力します。

通知用とワークフロー用に、それぞれ 1 つの SMTP 接続を使用することができます。 それぞれのコンポーネントの接続を有効化します。

パスワードのリセットには SMTP 接続が必須です

パスワードのリセットメールの送信には、正常に機能する SMTP 接続が必要です。 それがなければ、ユーザーがパスワードを変更できなくなる可能性があります。

Office 365 および Gmail (Workspace) の SMTP では、Basic 認証 (ユーザー名とパスワードを使用する方法) は非推奨です。 Basic 認証の後継方式は、OAuth2 です。 この認証方法では、ご利用の Office 365 または Gmail (Workspace) の SMTP に OAuth2 認証で独自の SMTP メールサービス接続を作成する必要があります。

管理者向けの注意事項

メールサービスの構成を修正してください

正常に動作せず、DocuWare ユーザーへのメール配信に失敗したメールサービスの構成は、該当する組織の DocuWare 管理者に対する自動メール通知をトリガーします。 問題に関する情報提供を行い、その解決策についての提案を行います。

メール通知は最大で 3 週間送信され、その間、管理者は問題の解決を推奨されます。 その期間を過ぎると、通知は停止します。 関連するメールのログは削除されます。これを復元することはできません。

メールでの非 ASCII 文字の適切な表示を確保する

アクセント付き文字、記号、非ラテン文字などの非 ASCII 文字を含むメールを送信する場合、これらの文字のレンダリング方式は、送信側の SMTP プロバイダー、受信側の SMTP プロバイダーおよびメールクライアントの両方に依存します。 メールのコーディング規格に内在する制限により、件名、本文、添付ファイル名に文字化けが発生する可能性があります。

互換性を最大化し、非 ASCII 文字の正しい表示を確保するには、以下の推奨事項に従ってください。

1. メールクライアントの構成

   • メールクライアントが、送信および受信メッセージの両方で UTF-8 でエンコードされた文字を読み取れるようになっていることをご確認ください。 UTF-8 は国際的な文字を表現する規格であり、広くサポートされています。

2. UTF-8 をサポートする SMTP プロバイダーを選択する

   • デフォルトの SMTP プロバイダーで非 ASCII 文字に関する問題が発生する場合には、独自の SMTP プロバイダーへの切り替えをご検討ください。

   • あなたおよび受信者双方の SMTP プロバイダーの SMTP 機能が、SMTPUTF8 拡張をサポートしていることをご確認ください。 これにより、国際化されたメールアドレスやコンテンツの適切な送信が可能になります。

3. 追加のヒント

   • 非 ASCII 文字を含むテストメールを複数のメールクライアントやプロバイダーで送信し、正しく表示されることを確認してください。

   • UTF-8 および国際化機能を有効化する具体的な手順については、SMTP プロバイダーが提供するドキュメントをご確認ください。