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DocuWare Intelligent Indexing は、ドキュメントを自動的に分類し、インデックス作成時の用語を提案し、特定のドキュメントの種類に対して一貫性のあるデフォルトの用語を提供します。
Intelligent Indexing が提供するインデックス用語を変更することにより、Intelligent Indexing を使用してインデックスが作成されたドキュメントを他の自動化された企業プロセスに簡単に組み込むことができるようになります。
この記事では、デフォルトのインデックス作成提案をより自社のニーズに合うようにカスタマイズする方法を実践的な例を用いて説明します。
例 1: ドキュメントの種類の名前を変更する
ドキュメントの種類に対して Intelligent Indexing が提供するインデックスの値は、社内でその後のワークフローをトリガーするために使用する必要があります。 これらの他のワークフローは、Intelligent Indexing が提案する用語とは異なる用語を "予期" する場合があります。たとえば、"受信した請求書" ではなく "請求書 (受信)" のようになります。
このような場合には、これらの処理がスムーズに行われるように、このドキュメントの種類に固有の用語を選択します。 Intelligent Indexing がドキュメントを "請求書 (受信)" として識別した場合、そのドキュメントは引き続きその種類のドキュメントとして読み込まれますが、使用されるインデックス用語は "受信した請求書" になります。
説明は以下でご確認ください (DocuWare バージョン 6.6 時点での手順です)。
DocuWare の構成 > Intelligent Indexing > エリア 3 のカスタマイズ > ドキュメントの種類の名前の変更の順に移動します。
例 2: Intelligent Indexing の結果を外部のソースと比較する
Intelligent Indexing の結果は、他のアプリケーションから取得した既存のデータと比較してフィルタリングすることができます。 その結果として、全社的に一貫したデータを得ることができます。
Intelligent Indexing を使用して、ドキュメントに自動でインデックスを作成します。
DocuWare でインデックス用語として使用される会社名が ERP システム内の用語に一致するように、ERP システムから対応するリストをエクスポートし、フィールドフィルターを使用して Intelligent Indexing に添付します。
インデックスを作成する際、Intelligent Indexing は通常通りドキュメント内の会社名を検索します。 ただし、システムはそれをインデックス用語として直ちに提案するのではなく、最初に ERP システムからリストを参照し、この会社名に完全一致する用語が含まれているか、あるいは類似する会社名が含まれているかを確認します。 そして、これがインデックス用語として提案されます。
説明は以下でご確認ください (DocuWare バージョン 6.6 時点での手順です)。
DocuWare の構成 > Intelligent Indexing > エリア 3 のカスタマイズ > フィールドフィルターの変更の順に移動します。