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スタンプは、ドキュメントの処理を迅速化し、簡素化します。DocuWare Viewer では、スタンプは開いているドキュメントに設定されます。
まえがき
スタンプは、ドキュメントの処理を迅速化し、簡素化します。DocuWare Viewer では、スタンプは開いているドキュメントに設定されます。
スタンプは、次の 2 つの機能を実行します。
1.ドキュメント情報の追加 アナログスタンプと同様に、グラフィックエレメントやテキストエレメントをドキュメントに適用します。この追加情報は、ドキュメントメタデータの別のレイヤーに注釈として保管されます。実際のドキュメントのコンテンツは変更されません。
2.インデックスエントリの修正
適切に設定すれば、スタンプでドキュメントのデータベースフィールドのエントリを変更できます。この変更は、スタンプが設定されるとバックグラウンドで自動的に行われます。データベースフィールドの変更されたエントリは、ドキュメントがデジタルワークフローで渡されることなどを意味します。
アプリケーション
新しい請求書が社員の DocuWare リストに表示されます。社員は DocuWare Viewer でドキュメントを開き、請求書を確認して [承認済み] スタンプを選択します。スタンプが設定されると、[ステータス] インデックスフィールドのエントリが [新規] から [承認済み] に変更され、請求書が財務部門に送信されて決済されます。
既定の設定
すべての DocuWare ユーザーは、自分用のスタンプを作成できます。スタンプを設定機能権限 ([DocuWare 構成] > [ユーザー管理]) がある場合、他のユーザーのスタンプを作成することもできます。
設定内では、現在のユーザーがアクセスできるファイルキャビネットのみがスタンプの割り当て用に表示されます。
主要機能の説明
スタンプの設定で次のオプションを使用できます。
テキストスタンプ
テキストスタンプには、DocuWare のユーザー名や日付などの特定情報、または請求書のコストセンターやスタンプ設定で指定されたテキストなどを入力できるユーザー入力フィールドを含めることができます。
ビットマップスタンプ
画像エレメントの形式として、PNG、JPG、GIF がサポートされています。画像の最大サイズは 850 x 600 ピクセルです。画像は元のサイズで挿入されます。スタンプのプラグインでは画像のスケーリングはできません。グラフィックや画像は元の色で適用されます。設定可能な色のオプションは、ビューアのスタンプシンボルの表示、およびフレームとフォントを参照します。
ユーザー名、日付、時刻などのテキスト情報を画像エレメントに追加できます。
ファイルキャビネット
リストからファイルキャビネットを選択します。このファイルキャビネットでのみスタンプを使用できます。ファイルキャビネットを選択しない場合、すべてのファイルキャビネットとすべての文書トレイでスタンプを使用できます。
インデックス作成
スタンプが特定のファイルキャビネットに割り当てられているかに応じて、この領域でさまざまなインデックス作成オプションを使用できます。
スタンプがファイルキャビネットに割り当てられている場合：割り当てられたファイルキャビネットのデータベースフィールドが表示されます。スタンプの設定時に変更するデータベースフィールドを 1 つ以上選択し、変更の種類を入力します。
スタンプが特定のファイルキャビネットに割り当てられていない場合：この場合、ファイルキャビネットのリストが表示されます。このリストからデータベースフィールドを含むファイルキャビネットを選択できます。再度、スタンプの設定時に変更するデータベースフィールドを 1 つ以上選択し、変更の種類を入力します。
インデックスエントリは、スタンプが使用されるすべてのファイルキャビネットで変更されます。ただし、上記で定義されたデータベースフィールドがこのファイルキャビネットに存在する場合に限ります。
[スタンプデータに対応するインデックスフィールドが存在しない場合は、スタンプの適用を禁止します] オプションを無効にすると、そのフィールドが組織のすべてのファイルキャビネットに存在する場合にのみスタンプのインデックスは変更されます。スタンプ情報は常にこれとは関係なく適用されます。
動作
スタンプを設定した後のスタンプとドキュメントの動作です。
保存
今すぐ: これはデフォルト設定であり、ほとんどの使用例にも適しています。これにより、ユーザーがドキュメントを閉じる前に手動で保存する手間が省けます。
ドキュメントが保存されている場合: これは、スタンプが保存されるまで登場しないため、スタンプがインデックスを変更するシナリオに関連している可能性があります。
例： Peggy Jenkins は、スタンプの選択ボックスを使って、同僚の Tim Tech を次の責任者に選びました。スタンプがすぐに保存された場合、そのドキュメントはすぐに Tim の処理対象ドキュメントリストに表示されます (設定が適宜行われていることが前提です)。しかし、Tim がドキュメントを受け取る前に、Peggy がドキュメントにスタンプを追加したり、注釈を追加したりする必要がある場合は、[ドキュメントが保存されている時のみ] オプションの方が適しています。つまり、Peggy は自由にドキュメントを編集し、最後に保存することができるのです。そして、Tim は自分に関連するすべての情報が記載されたものを受け取ります。
ドキュメントの動作
ドキュメントを開いたままにする：スタンプを設定した後、そのドキュメントがさらに必要になる可能性がある場合、このオプションが適切です。単に表示したり、さらに注釈を加えたり、あるいはドキュメントの内容を索引語やクリップボードに転送したりすることができます。
次のドキュメントを自動的に開く: 多数の文書を処理する必要がある場合を想定しています。例えば、Peggy Jenkins は承認を受けるために転送しなければならない請求書のリストを持っています。彼女は 1 日 1 回、請求書に目を通し、案件ごとに担当の同僚にスタンプで割り当てます。スタンプが設定されている場合、このオプションは自動的にリストから次の文書を開き、Peggy はすぐに作業を続けることができます。
ドキュメントを閉じる: このオプションは、例えば、内容を確認するためのスタンプに適しています。一度設定すると、そのドキュメントは不要になります。
ヒント：[次のドキュメントを自動的に開く] および [ドキュメントを閉じる] オプションでは、[今すぐ] 保存するオプションを選択する必要があります。選択しない場合は、オプションを有効にする前に、文書を手動で保存する必要があります。
スタンプは有効なままで、連続して何度も使用することができます
これにより、ユーザーがドキュメントを閉じる前に手動で保存する手間が省けます。Peggy Jenkins は再度請求書に目を通し、個々の請求書の項目にスタンプでチェックを入れてから、それぞれの担当者にドキュメントを割り当てることができます。スタンプを設定した後も有効なままとなり、Peggy はすぐに仕事を続けることができます。
署名
このオプションを有効にすると、スタンプは単純な署名として使用されます。この場合、スタンプは DocuWare システム内のスタンプされたドキュメントの整合性を保証します。このオプションが有効になっているスタンプのみ追加で設定できます。スタンプに電子署名を設定した後は、他の注釈をドキュメントに添付できません。
パスワードで保護されたスタンプ
DocuWare ユーザーはスタンプをドキュメントに適用するとき、パスワードを入力する必要があります。会社がシングルサインオンを使用している場合、ユーザーはシングルサインオンアカウントで DocuWare にログインするため、DocuWare パスワードを知らない可能性があります。このような場合、ユーザーはパスワードで保護されたスタンプを使用できません。パスワードで保護されたスタンプは、シングルサインオン環境で使用しないことをお勧めします。特に、[すべてのユーザーにシングルサインオンユーザー認証を適用する] 機能 ([DocuWare 構成] > [組織設定]) を使用している場合は、このオプションを使用しないようにしてください。
例: スタンプの作成
スタンプを作成するには、DocuWare のメインメニューから [DocuWare 構成] を開き、[コラボレーション] 領域にあるスタンプのアイコンをクリックします。
まず、テキストスタンプとビットマップスタンプのどちらを作成するかを決めます。
ビットマップスタンプ
ビットマップスタンプには、例えば会社のロゴ、スキャンした署名、あるいは単にチェックマークマークシンボルなどを含めることができます。PNG、JPG、GIF が対応フォーマットです。画像ファイルを構成にドラッグ＆ドロップするだけです。スタンプの白い部分がドキュメントを覆ってしまわないように、[透明] オプションを使用して背景を削除します。
注：このタイプの署名スタンプは、シンプルな署名として扱われます。高度な署名や適格な署名が必要な場合は、DocuWare Signature Service をご利用ください。
テキストスタンプ
テキストスタンプには、さまざまな種類のテキストを入れることができます：
固定テキスト：[デザイナー] フィールドにテキストを入力します。右側の [スタンプのプライマリフォント] 領域では、フォントの種類とサイズを指定します。
テキスト入力フィールド: このオプションを使用すると、スタンプはユーザーが入力できるフィールドを表示します。[ユーザー入力を追加] をクリックし、フィールドにラベルを付け、フィールドタイプとして [テキスト] を選択します。必要であれば、IBAN や同様のフィールドマスクを選択することも可能です。
選択リストからの入力：この場合も、[ユーザー入力を追加] をクリックし、フィールドにラベルを付けます。ただし、フィールドタイプを [選択リスト] にして、システムから 1 つを選択してください。
スタンプを設定する際にユーザーが入力または選択した内容は、次のステップで説明するように、ドキュメントのインデックス作成に利用することができます。
インデックス作成
[インデックス作成] セクションの設定は、プロセスを通じてドキュメントをガイドするスタンプにとって、特に重要です。
例：請求書を関連するコストセンター管理者に割り当てるには、選択リストが保存されているスタンプを使用します。スタンプを設定する場合、ユーザーはリストから該当するコストセンターを選択する必要があります。そして、その値は関連するインデックスフィールドに書き込まれ、請求書はその後の処理のためにコストセンターマネージャーのリストに表示されます。また、請求書のステータスも変更されます。
インデックスを設定するには、まずファイルキャビネットを選択し、次に影響を受けるインデックスフィールドを選択します。この場合、[コストセンター] インデックスフィールドにはスタンプの選択リストを通じてユーザー入力が入力され、[ステータス] インデックスフィールドには固定値 [リリース用] が入力されます。
動作
このステップでは、スタンプを押した後にドキュメントを閉じるかどうか、スタンプを署名として使用するかどうかなどを指定します。以下に例を示します。
権限
他の DocuWare 構成と同様に、スタンプをユーザーに直接、またはプロファイルを介して割り当てることができます。さらにセキュリティのオプションとして、ここではパスワードによる保護があります。スタンプを設定する場合、ユーザーは DocuWare パスワードを入力する必要があります。DocuWare への「通常」のログインにシングルサインオンを使用している場合、ユーザーが DocuWare パスワードをまったく知らない可能性があることにご注意ください。
Web Client でスタンプを呼び出す
最後に、構成を保存し、ブラウザで Web Client を再読み込みします (ブラウザのリフレッシュまたは F5)。すると、スタンプがビューアで使えるようになります。