モバイル DocuWare アプリでは、スマートフォンで DocuWare 機能を利用します。アーカイブされたドキュメントにアクセスし、ワークフローに参加し、新しいドキュメントを保存することができます。
モバイル DocuWare アプリは Android と iOS に対応しており、機能セットはどちらも同じです。
モバイル DocuWare アプリは、バージョン 7.0 以降の DocuWare で使用することができます。DocuWare Cloud のお客様には DocuWare Mobile の利用も機能に含まれますが、DocuWare On-Premises のお客様にはライセンスが必要です。
モバイル DocuWare アプリの設定方法:
スマートフォンの App Store (iOS) または Play ストア (Android) からアプリをインストールします。
DocuWare クライアントを開き、メインメニューで [モバイルアプリ] を選択します。
スマートフォンで、[接続 - DocuWare ログイン] の設定メニューに進みます。
表示された QR コードを読み取るか、スマートフォンのモバイルアプリで DocuWare 組織の URL を手入力します。
DocuWare の資格情報を入力します。
最後に、アプリに表示する文書トレイ、保管ダイアログ、検索ダイアログ、リストを指定します。
モバイルアプリの主要な機能は以下の通りです:
ドキュメントを検索して表示する機能
モバイルアプリでは、使い慣れた検索ダイアログを使ってアーカイブされたドキュメントを探すことができます。検索されたドキュメントは、Web Client と同じように、タイトル付きのタイルとして、またはサムネイルプレビュー、タイトル、いくつかのインデックスエントリを含むリストとして表示されます。
ドキュメントの保管
ダウンロードしたドキュメントや新たに撮影したドキュメントは、共有機能を使って DocuWare のファイルキャビネットまたは文書トレイに保存することができます：
スマートフォンでドキュメントや画像を開く
共有アイコンをタップする
提供アプリの一覧から DocuWare を選択する
ファイルキャビネットの文書トレイまたは保管ダイアログを保存先として設定し、[アップロード] で確認する。
モバイル DocuWare アプリを開き、アップロードを完了します：保存場所として DocuWare ファイルキャビネットを選択すると、アプリ内に [保存準備完了] 領域が表示されます。割り当てられた保管ダイアログはすでに保存されています。また、ドキュメントを保存する前にインデックスを付けることも可能です。
ワークフロータスクを編集
ワークフローのタスクは別領域に表示され、スマートフォンで直接編集することができます。ワークフロースタンプは、この目的などのために用意されているものです。スタンプは空きスペースに自動的に配置されますが、移動させることも可能です。必要であればプレビューで配置を確認することができます。
アーカイブされたドキュメントの共有や転送
アーカイブされたドキュメントをスマートフォンにダウンロードすることができます。オリジナル形式だけでなく、PDF でも可能です。メールや WhatsApp などのアプリケーションで他の人とドキュメントを共有するには、ドキュメントメニューから [共有] を選択し、連絡先を選択します。
ドキュメントをまとめる
すでにアーカイブされているドキュメントに、さらにドキュメントや写真を添付することができます。アーカイブされたドキュメントを開き、ドキュメントメニューから [ドキュメントをクリップ] 機能を選択します。次に、添付したいドキュメントや写真が入った文書トレイを選択します。該当するドキュメントや写真をマークしたら、[クリップ] で操作を確認します。
インデックスデータを編集
インデックスデータは、ドキュメントメニューで直接編集することができます。これは、ドキュメントとデータレコードの両方に適用されます。データレコードに決定を下し、ワークフローで転送する。
インデックスデータは、表形式でまとめることも可能です。このようなインデックステーブルは、例えば請求書の受信処理に使用されます。個々の項目は DocuWare のインデックステーブルを介してマッピングされるため、例えば異なるコストセンターに割り当てられます。モバイルアプリでは、テーブルフィールドの各項目の確認や変更が可能です。新しい行を挿入したり、既存の行を削除したりすることができます。
アーカイブされたドキュメントとそのインデックスエントリにアクセスする際、ワークフローの決定の一環として、あるいはワークフローと無関係に、インデックステーブルを操作することもスマートフォンでは可能です。
モバイル DocuWare アプリの機能概要
ドキュメントを表示
アーカイブされたドキュメントの形式に関係なく、モバイル端末に特化した DocuWare Viewer でドキュメントを表示
検索ダイアログとタスクリストを呼び出す
検索ダイアログで選択リストとフィルタリングされた選択リストを使用
ドキュメントの保管
共有機能を使用して、ドキュメントをファイルキャビネットに保存
他のアプリのドキュメントを共有機能で DocuWare Mobile にロード
文書トレイにドキュメントをロードして表示し、そこからファイルキャビネットにファイリング
保存ダイアログで選択リストとフィルタリングされた選択リストを使用
文書トレイからのファイリングに Intelligent Indexing の提案を使用
ドキュメントを編集
モバイル端末を利用した Task Manager に基づくワークフローの制御: ビットマップスタンプを含む DocuWare スタンプ機能 (キーワードフィールドは非対応)、インデックスデータの編集に対応
アーカイブされたドキュメントのインデックステーブルの編集 (例えば、個別の請求書品目をコストセンターに割り当てまたはリリースする)
ワークフロードキュメントの編集 (Workflow Manager ライセンス使用時)
編集対象のタスクとそれに関連するドキュメントを自動的にリストにまとめる
ワークフローを編集する機能: スタンプの設定による意思決定
ワークフロードキュメントのインデックステーブルの編集 (例えば、個別の請求書品目をコストセンターに割り当てまたはリリースする)
Mobile DocuWare Apps と DocuWare の接続
接続名、ホスト名、ユーザー名、組織名による接続の設定、編集、削除
接続の詳細を一覧で開き、ワンクリックで表示
QR コードで DocuWare と接続
QR コードスキャナーを内蔵
セキュリティ
シングルサインオンによるユーザー認証
DocuWare Server から DocuWare Mobile へのドキュメントの転送は、HTTPS (SSL プロトコルによる安全な暗号化) を使用