Préséntation

Gérez les paramètres généraux de votre système ici. Cette nouvelle section n'est visible que pour les utilisateurs disposant des droits d'administrateur d'une organisation DocuWare.

Généralités

Dans cette zone, vous pouvez définir tous les paramètres de l'organisation qui n'ont aucune incidence sur la sécurité :

Modification en ligne

Modifiez des documents Microsoft Office (tels que Word, Excel et PowerPoint) qui se trouvent dans DocuWare Cloud en ligne dans Office pour le Web. Un document n'est pas verrouillé à la modification par d'autres utilisateurs pendant la modification, ce qui fait que plusieurs collègues peuvent collaborer sur un document archivé.

Lorsque vous utilisez la fonction Modification pour des documents dans Word, Excel ou PowerPoint alors que vous vous trouvez dans Web Client, la nouvelle option Modifier dans Office pour le Web s'ajoute à l'option précédente. Elle peut être utilisée aussi bien pour les documents archivés que pour les documents du bac.

Remarques :

• Côté DocuWare, la fonction est incluse dans chaque pack de licence Cloud. Vous aurez également besoin d'un abonnement Microsoft 365, ce qui inclut une licence Office Online Business.

• Les documents Office avec d'anciens formats de fichiers (doc, xls, ppt) sont convertis au format actuel (docx, xlsx, pptx) et enregistrés dans l'armoire électronique. Le document d'origine est remplacé par la version mise à jour. Cette nouvelle version de document n'est créée que dans les armoires dotées de la gestion automatique des versions.

• DocuWare traite les modifications de documents à la fréquence à laquelle Microsoft les enregistre. Les directives actuelles sont les suivantes : toutes les 30 secondes pour Word, toutes les 60 secondes pour PowerPoint, toutes les 120 secondes pour Excel.

• Une nouvelle version de document n'est créée dans DocuWare que dans les armoires avec gestion automatique des versions à chaque enregistrement automatique. Dans le cas d'une gestion manuelle des versions, utilisez les fonctions d'extraction ou d'archivage comme d'habitude.

• Si plusieurs utilisateurs travaillent ensemble sur un document, c'est l'application utilisée qui détermine quel utilisateur est identifié dans DocuWare en tant que dernier éditeur. Dans le cas de Word et de PowerPoint, il s'agit de l'utilisateur qui a apporté la dernière modification au document. Dans Excel, cependant, il s'agit de l'utilisateur qui a rejoint la session en dernier.

• Lorsque vous utilisez la fonction, le document est transféré à un centre de données Microsoft généralement proche de l'emplacement géographique de l'utilisateur. Comme DocuWare n'a aucune influence sur le centre de données utilisé, il n'est pas garanti que les documents ne quitteront pas la région correspondante du centre de données utilisé par DocuWare, Australie, Europe, États-Unis, Japon.

Collaboration

Activez l'intégration Microsoft Teams pour partager des liens vers des documents DocuWare dans les chats et les canaux Microsoft Teams. La licence « Connect to Teams » est obligatoire pour utiliser cette fonctionnalité sur les systèmes DocuWare sur site. Cette fonctionnalité est incluse dans DocuWare Cloud.

Diagnostics et commentaires

• GUID : le système DocuWare envoie automatiquement un numéro à chaque organisation ; ce numéro s'affiche ici. Par exemple, vous avez besoin de ce numéro pour l'intégration d'URL.

• CEIP : Le programme d'amélioration de l'expérience client permet d'améliorer davantage votre logiciel DocuWare et de le rendre encore plus stable. Bien entendu, aucune donnée à caractère confidentiel ou relevant de la sécurité ne sera transmise. La transmission s'effectue via une connexion sécurisée. L'administrateur peut interrompre sa participation au programme de commentaires à tout moment.

Toutes les informations importantes concernant les fonctions Heure et langue et Codage des exportation peuvent être consultées directement dans l’interface DocuWare.

Codage d'exportation

Cette sélection détermine la méthode utilisée pour formater les données numériques en caractères lisibles. Ce paramètre n'a d'effet que sur les données de liste CSV générées par DocuWare. Il ne modifie pas le mode d'encodage des documents enregistrés. Si vous n'êtes pas sûr des paramètres régionaux à utiliser, sélectionnez UTF-8.

Les fichiers CSV exportés depuis DocuWare doivent parfois être importés dans des versions plus anciennes d'applications tierces. Pour que cela soit possible sans conversion, le format "UTF-8 sans BOM" (BOM signifie Byte Order Mark) est désormais également disponible pour l'encodage des fichiers.

Si vous sélectionnez UTF-8 sans BOM, il sera utilisé lors de l'exportation à partir de la liste de résultats. Pour l'exportation DocuWare, le paramètre d'organisation est pris par défaut et peut ensuite être modifié pour chaque configuration d'exportation.

UTF-8 ne dépend pas de la BOM, il n'est donc pas nécessaire de l'inclure. S'il est inclus, il peut être ignoré par l'application de lecture.

Sécurité

Dans cette zone, vous pouvez définir les paramètres de l'organisation qui n'ont aucune incidence sur la sécurité.

Connexion simple

Si l'option de connexion simple est activée, les utilisateurs peuvent également se connecter à DocuWare avec le nom d'utilisateur et le mot de passe de leur entreprise.

Pour rendre la connexion simple disponible dans DocuWare, connectez votre organisation DocuWare à un fournisseur d'identité externe. Si un fournisseur d'identité externe propose une authentification à deux facteurs, celle-ci peut également être utilisée pour renforcer la sécurité lors de la connexion à DocuWare.

L'interface de connexion au fournisseur d'identité externe est le DocuWare Identity Service. La procédure d'ouverture de session se déroule alors comme suit : Le client se connecte au fournisseur externe, qui génère à son tour un jeton pour le DocuWare Identity Service. Ce jeton est stocké dans le navigateur, jusqu'à ce qu'il expire ou que le cache du navigateur soit vidé. Lorsque le jeton expire, le client doit se connecter à nouveau pour recevoir un nouveau jeton.

Vous pouvez connecter DocuWare à tous les fournisseurs d'identité prenant en charge le protocole « Open ID Connect ».

Lisez les exemples de configuration de la connexion à un fournisseur d'identité.

ID réseau - Sur site uniquement

Cette option se trouve dans le Client DocuWare, dans le menu principal > Profils et paramètres > Profils > Plus d'options. Elle ne concerne que les utilisateurs DocuWare sur site : Tous les utilisateurs de DocuWare peuvent ajuster l'ID réseau sans droits d'administrateur.

Le format de l'entrée est le suivant : "utilisateur du domaine".

Les utilisateurs dont le niveau de sécurité est élevé constituent une exception. Ils ne peuvent pas modifier leur ID réseau et le champ reste grisé.

L'ajustement de l'ID réseau est nécessaire, par exemple, pour continuer à utiliser le Single Sign-On après que l'utilisateur ou le nom de domaine ait changé.

This option is located in the DocuWare Client in the Main Menu > Profiles and Settings > Profiles > More Options. It is only relevant for DocuWare on-premises users: All DocuWare users can adjust the network ID without administrator rights.

The format for the entry is: "domain\user".

An exception are users with the security level High. They may not adjust their network ID and the field remains grayed out.

Adjusting the Network ID is necessary, for example, to continue using Single Sign-On after the user or domain name has changed.

Assigner automatiquement les utilisateurs existants lors de la connexion

Avec cette option, DocuWare associe automatiquement les utilisateurs aux comptes utilisateur du fournisseur d'identité lors de leur première connexion. Cette option présente l'avantage que les utilisateurs DocuWare ne doivent pas nécessairement avoir été créés via l'application de synchronisation des utilisateurs pour bénéficier de l'authentification unique. Vous pouvez également importer des utilisateurs manuellement ou via une interface.

• Microsoft comme fournisseur d'identité : Si vous utilisez Microsoft AAD, le même nom d'utilisateur et la même adresse électronique doivent être stockés dans AAD et dans DocuWare, par exemple :
  Microsoft Azure Active Directory : peggy.jenkins@peters-engineering.net
  DocuWare : peggy.jenkins ou peggy.jenkins@peters-engineering.net

• Autre fournisseur d'identité : cette option doit généralement être activée pour que la connexion simple soit disponible.
  En outre, il est également nécessaire que le nom d'utilisateur dans DocuWare corresponde à la première partie du nom d'utilisateur chez le fournisseur externe :
  Nom d'utilisateur chez le fournisseur d’identité : peggy.jenkins@petersengineering.com
  Nom de l'utilisateur DocuWare : peggy.jenkins
  Lorsqu'un utilisateur se connecte pour la première fois à DocuWare à l'aide de la connexion simple Okta, par exemple, l'utilisateur DocuWare correspondant est identifié par le nom d'utilisateur. Une fois les utilisateurs mappés dans les deux systèmes, l'utilisateur DocuWare est reconnu par son ID d'objet externe. Cela signifie que même si le nom d'utilisateur ne correspond plus, l'utilisateur sera toujours reconnu.

Mettre en place une connexion simple pour tous les utilisateurs

Grâce à l'authentification simple, la connexion manuelle à l'aide des identifiants DocuWare n'est possible que pour des utilisateurs ou des rôles spécifiquement définis, par exemple, si les applications locales doivent accéder directement à l'interface de programmation DocuWare.

Il est possible d'appliquer l'authentification simple avec les fournisseurs d'identité qui prennent en charge Open ID Connect et est disponible pour DocuWare Cloud et la version sur site.

Testez la connexion simple avant l'activation. N'incluez pas des administrateurs de l'organisation dans l'authentification simple obligatoire, afin d'éviter que la totalité des employés ne soit bloquée.

Accès invité

L'accès invité permet à un utilisateur d'accéder à DocuWare sans avoir à saisir d'identifiants. Les droits assignés à l'utilisateur invité correspondent aux droits de l'utilisateur DocuWare sélectionné en tant qu'utilisateur invité.

Mots de passe

Définissez une politique de mot de passe s'appliquant aux paramètres de mot de passe de tous les utilisateurs DocuWare.

• Longueur minimale de mot de passe

• Nombre maximum de connexion ayant échoué

• Durée du blocage d'un compte

• Expiration du mot de passe

• Message vous demandant de modifier le mot de passe

Délai de session expiré

En cas d'inactivité, un utilisateur peut être automatiquement déconnecté de DocuWare Client et de la Configuration DocuWare. Si aucune saisie n'est effectuée dans un certain délai, l'utilisateur reçoit d'abord une notification avec un message approprié avant d'être déconnecté et redirigé vers la fenêtre de connexion.

Si le délai est dépassé, l'utilisateur est déconnecté de toutes les fenêtres du navigateur de DocuWare Client et de la Configuration DocuWare. Si vous cliquez n'importe où dans un onglet du navigateur, la minuterie commencera dès le début. Les activités automatiques de DocuWare Client, telles que les notifications, ne remettent pas la minuterie à zéro. Les modifications non sauvegardées sont supprimées lorsque vous vous déconnectez.

La déconnexion automatique s'appliquera à toute l'organisation. Si elle est activée, l'option Rappel ne sera plus disponible lors de la connexion.

Dans les formulaires, la déconnexion automatique ne prend effet que pour les formulaires non publics. Les formulaires publics ne nécessitent pas de connexion réelle et ne sont donc pas soumis au délai d'attente. Même les applications autonomes telles que Connect to Outlook ou DocuWare Administration, ou les liens d'intégration authentifiée, ne se déconnectent pas automatiquement.

Types de fichier limités

Les types de fichiers saisis ici sont bloqués pour l'archivage dans DocuWare. Activez l'une des listes pour bloquer les types de fichiers inclus ou créez une nouvelle liste. Les restrictions s'appliquent à toutes les armoires de l'organisation.

Les listes de types de fichier restreints sont également disponibles sous forme de liste blanche ou de liste noire pour la configuration de texte plein.