One Click Indexing - un outil présent dans la visionneuse de DocuWare - est un excellent moyen d'attribuer rapidement des termes d'index lors du dépôt. Grâce à cet outil, même l'indexation manuelle fonctionne de manière transparente avec DocuWare... et sans saisie.
L'outil est toujours disponible lorsqu'un document est ouvert dans la visionneuse et prêt à être stocké. Si vous déplacez votre curseur sur un document affiché, les mots, les dates ou même les chiffres sont immédiatement mis en couleur sous forme de plage. Lorsque vous cliquez sur l'une de ces plages, son contenu est automatiquement transféré vers le champ actif de la boîte de dialogue de stockage. Le curseur passe alors automatiquement au champ d'index suivant de la boîte de dialogue de stockage, de sorte que vous pouvez immédiatement transférer le terme suivant en cliquant simplement dessus.
L'indexation est terminée en seulement quelques clics ! Cela permet d'éviter les saisies fastidieuses ainsi que les éventuelles coquilles et transpositions de chiffres - et autres obstacles au traitement ultérieur des documents. Lors de la saisie manuelle, un chiffre peut manquer dans un numéro de facture, le nom d'un fournisseur peut contenir une faute orthographe ou deux chiffres d'un IBAN peuvent être mélangés. Tous ces contretemps ne sont plus un problème, grâce à One Click Indexing.
5 conseils pour One Click Indexing
1. Activer One Click Indexing dans la barre d'outils
Si, pour une raison quelconque, One Click Indexing est inactif, vous pouvez l'activer dans la section Outils de la barre d'outils de DocuWare Viewer :
Si l'icône One Click Indexing n'est pas présente dans votre barre d'outils, il vous suffit de la personnaliser et de choisir vos fonctions préférées. One Click Indexing est toujours inclus dans l'ensemble des fonctionnalités de DocuWare.
2. Transférer plusieurs termes dans un champ d'index
En maintenant la touche [Ctrl] enfoncée, vous pouvez également sélectionner plusieurs mots en même temps et les transférer dans un champ d'index. Exemple classique : prénom et nom pour un champ de nom.
3. Transfert de propriétés des fichiers en tant que termes d'index
Vous pouvez également transférer facilement les propriétés du fichier affichées dans le pied de page de la visionneuse vers un champ d'index. Le nom du fichier, le type de fichier et la date du fichier sont tous des zones cliquables à cet endroit.
4. Également disponible dans la boîte de dialogue de l'index et pour les tâches
One Click Indexing fonctionne non seulement dans une boîte de dialogue de stockage, mais aussi lorsque vous souhaitez modifier ou ajouter des termes d'index à un document déjà archivé, par exemple avec une liste de résultats via la fonction Modifier les entrées index ou pour des tâches de processus de travail.
5. Préparer l'Intelligent Indexing de façon optimale
Si vous travaillez avec l'Intelligent Indexing mais que vous souhaitez tout de même remplir ou modifier certains champs index, vous pouvez également le faire avec One Click Indexing. De cette façon, l'Intelligent Indexing devient encore plus intelligent que si vous saisissiez vous-même les termes.