Limite de taille des formulaires et des pièces jointes
Composant : DocuWare Forms
Pour les formulaires non publics, la limite de taille des pièces jointes est passée de 20 Mo à 300 Mo par pièce jointe et de 100 Mo à 500 Mo pour l'ensemble du formulaire, y compris les images, les champs, les données et les pièces jointes.
Pour les formulaires publics, les limites de taille existantes (20 Mo et 100 Mo) sont maintenues pour des raisons de sécurité.
Applications
Formulaire pour les frais de déplacement : les photos des notes de frais peuvent être chargées directement dans le formulaire, il n'est pas nécessaire de les réduire au préalable.
Demande d’achat : des offres encore plus complètes, par exemple avec des photos, peuvent facilement être jointes au formulaire.
Avantages
Meilleure prise en charge des scénarios d'application courants
Utilisation simplifiée.
Comment procéder
Vous déterminez les tailles autorisées pour les pièces jointes comme précédemment dans les paramètres des champs « Joindre le fichier ».
Les valeurs des formulaires non publics existants ne sont pas automatiquement modifiées lors de la mise à jour vers la version 7.10.
Champs obligatoires ou en lecture seule en option pour les tableaux d'index
Composants : Boîtes de dialogue des armoires, tâches de workflow
Les tableaux d'index peuvent désormais être configurés de manière plus précise, en tant que champs obligatoires ou en lecture seule, dans les boîtes de dialogue de stockage et d'index ainsi que dans les tâches de workflow.
En cas de saisie obligatoire, au moins une ligne du tableau doit être entièrement remplie.
En lecture seule, les utilisateurs ne peuvent ni saisir ou modifier des données, ni ajouter ou supprimer des lignes.
Auparavant, les paramètres correspondants n'étaient possibles que pour les colonnes des tableaux, et non pour l'ensemble des tableaux d'index.
Avantages
Exclure les tableaux vides avec l'option « Obligatoire »
Exclure complètement l'édition du tableau d'index avec l'option « Lecture seule »
Le champ d'action de l'utilisateur pour les tableaux d'index peut être défini avec précision
Comment procéder
Pour les boîtes de dialogue de stockage et d'index, les options sont disponibles dans la configuration de la boîte de dialogue, pour les tâches de workflow dans les paramètres du tableau d'index :
Armoires comme source pour les listes de sélection
Composant : Assistance d'indexation
Les armoires peuvent désormais être utilisées directement comme source de listes de sélection pour les systèmes sur site ; la référence via une connexion à la base de données n'est plus nécessaire. Avec DocuWare Cloud, cette option est disponible depuis la version 7.9.
Applications
Les données de base des fournisseurs sont enregistrées et conservées dans une armoire. Dans l'armoire relative aux factures, les noms des sociétés sont disponibles dans la liste de sélection des fournisseurs.
Une armoire contenant les numéros et les noms des centres de coûts peut également être utilisée à cet effet.
Avantages
(Ré)utilisation facile des données
Données cohérentes, par exemple les noms des entreprises, à travers plusieurs armoires
Comment procéder
Dans la configuration DocuWare, dans la zone Assistance d'indexation, l'option est disponible en tant que source pour les listes de sélection externes.
Droit fonctionnel : Voir tous les utilisateurs
Composant : Gestion des utilisateurs
Le nouveau droit fonctionnel Voir tous les utilisateurs permet ou empêche les utilisateurs de voir quels droits, profils ou rôles sont attribués à d'autres utilisateurs.
Application
Respect de la protection des données si tous les utilisateurs du système ne sont pas autorisés à voir quels utilisateurs existent également ou quels sont leurs droits.
Avantage
Mise en œuvre simple des mesures de protection des données
Comment procéder
Afin de ne pas modifier le comportement antérieur, le droit est défini dans le Profil d'organisation par défaut lors de la mise à jour vers la version 7.10, de sorte qu'il s'applique à tous les utilisateurs de l'organisation. Pour retirer ce droit à des utilisateurs individuels, l'administrateur de l'organisation doit le désactiver dans le Profil d'organisation par défaut et l'attribuer à d'autres utilisateurs par le biais d'un autre profil de fonction.
Attribuer plus facilement des licences utilisateur
Composants : Gestion des utilisateurs, DocuWare Cloud
L'onglet « Licences » a été ajouté à l'administration des utilisateurs afin d'attribuer une licence nommée ou une licence de workflow à l'utilisateur concerné ou de révoquer une licence. Le nombre restant de licences disponibles est également affiché.
Applications
Fournir aux utilisateurs la licence appropriée
Afficher le nombre de licences utilisateur gratuites
Avantage
Attribution plus simple des licences
Comment procéder
Le nouvel onglet est disponible dans l'administration des utilisateurs au niveau d'un utilisateur individuel. Une seule licence peut être attribuée par utilisateur.
Exportation : Nouveau format de codage des fichiers
Composant : Export
Les fichiers CSV exportés à partir de DocuWare doivent parfois être importés dans des versions plus anciennes d'applications tierces. Pour permettre cette opération sans conversion, le format « UTF-8 sans BOM » est désormais également disponible pour le codage des fichiers (BOM signifie Byte Order Mark).
Avantages
Extension de la compatibilité
Gain de temps pour les solutions de contournement
Comment procéder
Vous sélectionnez l'option dans les paramètres de l'organisation, elle est ensuite utilisée lors de l'exportation à partir de la liste des résultats. Pour DocuWare Export, le paramètre d'organisation est adopté par défaut et peut ensuite être modifié pour chaque configuration d'exportation.
UTF-8 ne dépend pas de BOM, il n'est donc pas nécessaire de l'inclure. S'il est inclus, il peut être ignoré par l'application de lecture.