Relier Intelligent Indexing à DocuWare
Les clients DocuWare disposant d'une installation sur site doivent souscrire séparément au service. Le client recevra alors un fichier de configuration au format XML à importer dans Configuration DocuWare pour le système DocuWare du client. Le système DocuWare peut alors utiliser les données contenues dans ce fichier pour établir le lien avec Intelligent Indexing Service. Pour les clients DocuWare Cloud, le système est préconfiguré.
Des mots index sont suggérés pour les documents se trouvant dans les bacs DocuWare, qui doivent être configurés en conséquence. Outre l'activation d'Intelligent Indexing Service, cette opération implique de sélectionner une boîte de dialogue de stockage compatible avec Intelligent Indexing. C'est dans la boîte de dialogue de stockage que se définit l'attribution des catégories pour lesquelles Intelligent Indexing devra effectuer des suggestions, par exemple le type de document, la date, le contact, le montant, etc. pour certains champs DocuWare en particulier. Lorsque vous stockez des documents auxquels Intelligent Indexing a attribué des mots index, ces derniers sont saisis dans les champs index de la boîte de dialogue de stockage.
En savoir plus sur la configuration d'Intelligent Indexing.
Workflow avec Intelligent Indexing
Lorsqu'un document est envoyé vers un bac configuré pour Intelligent Indexing, des extractions de plein-texte sont générées, puis transférées automatiquement à l'Intelligent Indexing Service. Le service analyse les extractions de plein-texte, recherche les documents similaires précédemment connus et propose des suggestions de mots index. En fonction de la certitude avec laquelle Intelligent Indexing identifie les mots index suggérés, les documents sont mis en surbrillance dans le bac en l'une des trois couleurs des « feux de signalisation ». Pour les clients utilisateurs du service Cloud d'Intelligent Indexing associé à un système DocuWare on-premise, le document est désormais ajouté au quota du client.
Lorsque l'utilisateur souhaite stocker un document dans l'armoire via la boîte de dialogue de stockage assignée, les mots index suggérés par Intelligent Indexing sont affichés dans les champs index respectifs de la boîte de dialogue. Une fois encore, le code couleur à trois niveaux permet de reconnaître la probabilité de l'exactitude de chaque mot index. Le document est également affiché dans la Visionneuse DocuWare.
L'utilisateur fournit au système Intelligent Indexing un feedback en acceptant ou modifiant les mots index. Le système analyse les feedbacks à l'aide d'algorithmes d'apprentissage automatique, ce qui permet à Intelligent Indexing d'indexer correctement des documents similaires à l'avenir. Pour obtenir l'effet d'apprentissage le plus significatif possible, l'utilisateur ne doit pas saisir les mots index directement dans la boîte de dialogue de stockage lorsqu'il les modifie ou les ajoute, mais les appliquer à l'aide de One Click Indexing. Il s'agit d'une fonctionnalité de la Visionneuse DocuWare, qui reprend les mots/chiffres/données du document affiché dans la boîte de dialogue de stockage. Ce faisant, Intelligent Indexing reçoit des informations sur la position du mot dans le document ainsi que sur le mot lui-même, ce qui améliore l'efficacité de son apprentissage.
En savoir plus sur l'utilisation d'Intelligent Indexing.