La GED collaborative clés en main

Chaque utilisateur de DocuWare a un ou plusieurs rôles. En fonction du rôle, les utilisateurs peuvent visualiser et accéder à différents éléments de la solution dans le Client DocuWare.

Pour attribuer un rôle à un utilisateur, passez à Configuration DocuWare > Gestion des utilisateurs > Utilisateur x > Rôles.

Il y a trois catégories principales de rôles :

Rôles système

• Organization Administrator est un rôle d'utilisateur administratif standard requis pour le système DocuWare. Ce rôle est automatiquement attribué à l'utilisateur enregistré « user.admin » d'une organisation.

• Default Organization Role est un rôle standard attribué par le système, sans fonctionnalité pour la solution.

Rôles de services

• Chaque service défini dans la solution est représenté par un rôle. Lors de la création d'une organisation, les services suivants sont disponibles à titre d'exemple :

• Comptabilité

• Gestion des contrats

• Gestion Qualité

• Ressources humaines

• Ventes

Il existe également un rôle Tous services/utilisateurs, qui contient tous les utilisateurs de l'organisation.

DW - Administrateur

Ce rôle d'utilisateur gère la solution, a un accès complet aux configurations et à toutes les armoires. Le DW - Administrateur peut, par exemple, créer de nouveaux utilisateurs ou adapter les listes de sélection de la solution.

Si DocuWare pour la signature électronique est ajouté au système, le rôle DW - Signature est préparé pour donner accès aux composants.

Le DW - Administrateur de la solution peut ajouter de nouveaux utilisateurs en quelques étapes.

Voici comment faire :

• Depuis votre Client DocuWare, ouvrez Configurations via le menu principal (cliquez sur votre nom d'utilisateur) et rendez-vous dans la Gestion des utilisateurs de la section Général.

• Cliquez sur le bouton Nouvel utilisateur en haut à gauche pour créer un nouvel utilisateur.

• Saisissez le nom d'utilisateur dans la case Nouvel utilisateur non nommé (il sera utilisé comme identifiant DocuWare). Le nom d'utilisateur doit être unique : par exemple, mettez un point entre le prénom et le nom de famille (prénom.nom) ou un trait d'union en cas de prénom composé (prénom-prénom.nom).

• Saisissez toutes les informations appropriées concernant l'utilisateur. L'adresse e-mail est obligatoire, car les utilisateurs sont informés par e-mail des tâches à accomplir ou reçoivent un lien leur permettant de réinitialiser leur mot de passe.
  

  

• Par défaut, un bac à documents Inbox est créé automatiquement pour chaque utilisateur. En outre, chaque utilisateur reçoit automatiquement les bacs inclus dans la solution ou peut créer lui-même des bacs supplémentaires au besoin.

  • Pour une différenciation claire des bacs, nous recommandons d'inclure le nom de l'utilisateur après le nom du bac suggéré.

  • Sélectionnez un indicateur de couleur pour le bac. Assignez l'armoire DW - Documents au bac.

• Passez de l'onglet Général à l'onglet Rôles et attribuez le nouvel utilisateur à au moins un rôle.
  

  

• Vous pouvez également passer à l'onglet Boîtes de dialogue, puis sur Listes pour activer des listes supplémentaires pour l'utilisateur.
  

  

• Cliquez sur Sauvegarder (en haut à droite) pour terminer la création du nouvel utilisateur. L'employé reçoit un e-mail d'enregistrement pour le nouveau compte utilisateur et les informations de connexion DocuWare en fonction de vos choix lors de la création de l'utilisateur.

Les documents sont stockés dans les armoires à partir des bacs.

Les bacs servent de stockage temporaire pour les documents avant leur stockage dans les armoires. Les bacs peuvent être partagés, mais ils peuvent aussi être personnels.

Les armoires stockent des documents de manière ordonnée en fonction des périodes de conservation. De plus, les données et les métadonnées, telles que les types de documents et les périodes de conservation, sont conservées dans les armoires.

Bacs inclus dans la GED collaborative clés en main :

DW - Administrateur : Bac partagé pour les utilisateurs attribués au rôle DW - Administrateur.

Bacs départementaux : La GED collaborative clés en main a pour but de disposer d'un bac partagé par chaque service. Les bacs suivants ont déjà été mis en place à titre d'exemple :

• Gestion des contrats - pour la saisie et le tri des contrats et des documents. Réservé aux utilisateurs attribués au rôle DW - Gestion des contrats.

• Comptabilité

• Gestion Qualité

• Ressources humaines

• Ventes

Remarque : Les bacs ont probablement été adaptés à vos besoins personnels pendant la configuration et peuvent donc varier.

Bac personnel pour chaque utilisateur : Une boîte de réception personnelle peut être créée pour chaque utilisateur dans la création de l'utilisateur.

En outre, il est possible de créer des bacs supplémentaires, partagés ou personnels.

Vous trouverez des informations détaillées sur le bac et ses fonctions dans les Mode d'emploi : ce qu'il faut savoir de DocuWare.

Armoires incluses dans la GED collaborative clés en main :

DW - Documents : Cette armoire constitue les archives centrales de tous les documents de votre entreprise, par exemple, les contrats, les propositions, les accords, les lettres et les e-mails. Les documents stockés ne peuvent être consultés ou modifiés qu'en fonction des droits d'accès attribués individuellement pour chaque document.

Seuls les utilisateurs assignés au rôle DW - Tous services/utilisateurs bénéficient d'un accès complet à tous les documents.

DW - Données système : Cette armoire est une armoire électronique de données. Elle contient des listes de sélection fixes pour vos types de documents et la version de la solution.

Vous trouverez des informations générales sur la manière dont vous pouvez capturer et stocker les documents dans les éléments à connaître.

La GED collaborative clés en main propose toutefois des champs d'index spéciaux pour stocker les documents et les retrouver rapidement dans l'armoire. En voici une liste :

• Type de document est un champ index obligatoire. Cela garantit une indexation cohérente, grâce à une liste de sélection prédéfinie. Cliquez sur la flèche en bas à droite du champ index et sélectionnez l'entrée correspondante. Pour certains types de documents, vous pouvez également choisir parmi plusieurs sous-types supplémentaires. Si un type ou un sous-type de document approprié ne figure pas dans la liste, des types supplémentaires peuvent être facilement ajoutés à la liste de sélection.

• Date d'action : Spécifiez une notification dans la liste DW - Documents - Action Requise (dans les 30 prochains jours) ou Action Requise (immédiate) pour vous informer que le document requiert votre attention.

• Renouvellement automatique est utilisé pour le stockage des contrats. Si les contrats sont prolongés automatiquement, vous pouvez réagir à temps en recevant une notification dans la liste DW - Documents - Alerte sur les contrats.

• Démarrage Workflow : Lors du stockage d'un nouveau document, vous pouvez lancer un nouveau workflow pour obtenir un feedback ou une validation en choisissant dans la liste déroulante prédéfinie de ce champ.

  Les affectations par le biais d'un workflow peuvent également être effectuées ultérieurement en apposant un tampon sur le document déjà stocké.

• Accès : Le préréglage donne automatiquement accès à tous les collègues de votre rôle de service, par exemple DW - Ventes. Vous pouvez le modifier dans ce champ d'index : Supprimer ou ajouter des rôles ou des utilisateurs individuels. Vous pouvez donner accès à d'autres utilisateurs après avoir stocké le document à l'aide d'un tampon.

  Vous pouvez également informer les utilisateurs sélectionnés dans le champ Accès par le biais d'un commentaire envoyé avec une notification par e-mail.
  

  

  
  Remarque : Seul le type de document est obligatoire. Tous les autres champs d'index sont facultatifs.

Une fois tous les champs index remplis, cliquez sur le bouton Stocker. Le document est maintenant stocké en toute sécurité dans votre armoire DW - Documents.

Chaque document est indexé au minimum avec le type de document (accord, contrat, etc.) et éventuellement avec un sous-type correspondant (consultation, emploi, etc.) lorsqu'il est stocké dans une armoire DW - Documents.

Pour assurer la cohérence, les types et sous-types de documents sont saisis lors de l'enregistrement, à l'aide d'une liste de sélection prédéfinie. La liste de sélection peut être modifiée et étendue selon les besoins.

Pour tous les types et sous-types de document, la période de conservation par défaut est de 100 ans. La période de conservation peut être modifiée selon les besoins pour des périodes plus longues ou plus courtes en modifiant les types/sous-types de documents existants.

Une liste de sélection prédéfinie est disponible pour l'indexation des types et sous-types de documents. Le DW - Administrateur peut facilement modifier la liste ou ajouter de nouveaux enregistrements.

Voici comment faire :

Ajouter de nouveaux types de documents

• Dans votre Client DocuWare, accédez à un bac de documents, cliquez sur une zone vide du bac et sélectionnez le bouton Créer un enregistrement de données.

• Cliquez sur DW - Données système - Type de document.
  

  

• Saisissez votre nouveau type de document dans le champ Type de document.

• Saisissez votre nouveau sous-type dans le champ Sous-type.

• Saisissez la conservation en années ; Remarque : Si la période de conservation est laissée vide, la période de conservation du document sera, par défaut, de 100 ans.
  

  

• Cliquez sur Créer un enregistrement de données pour sauvegarder le nouvel enregistrement. Ce nouveau type/sous-type de document apparaîtra dorénavant dans la liste de sélection.

Ajouter de nouveaux sous-types

• Ouvrez la boîte de dialogue de stockage DW - Données système - Type de document via Créer un enregistrement de données comme décrit ci-dessus.

• Dans la liste déroulante, sélectionnez le type de document.

• Saisissez votre nouveau sous-type dans le champ Sous-type.

• Saisissez la conservation en années ; Remarque : Si la période de conservation est laissée vide, la période de conservation du document sera, par défaut, de 100 ans.

• Cliquez sur le bouton Créer un enregistrement de données pour sauvegarder le nouvel enregistrement. Ce nouveau sous-type apparaîtra désormais dans la liste de sélection.

Modifier les types/sous-types de documents existants

• Dans votre Client DocuWare, cliquez sur la zone Rechercher dans la barre de menus.

• Cliquez sur la boîte de dialogue de recherche DW - Données système - Type de document.
  

  

• Saisissez le type et/ou le sous-type de document que vous souhaitez modifier et cliquez sur le bouton jaune Rechercher.

• Sélectionnez le type de document et/ou le sous-type à modifier et double-cliquez sur la ligne sélectionnée.

• Saisissez la modification que vous souhaitez apporter dans le champ approprié. Remarque : Si la période de conservation est laissée vide, la période de conservation du document sera, par défaut, de 100 ans.

• Cliquez sur le bouton Sauvegarder pour mettre à jour la liste.

Pour accéder rapidement à des documents et activités spécifiques, la solution fournit plusieurs listes, mises à jour automatiquement. Les listes que vous voyez dépendent des rôles utilisateur ou des listes qui vous ont été attribués.

Rôle utilisateur DW - Tous services/utilisateurs

• Action Requise (immédiate)

• Action Requise (dans les 30 prochains jours)

• Statut des tâches

Rôle utilisateur DW - Gestion des contrats

• Alerte contrat

Rôle utilisateur DW - Signature

• En attente de signature

• Documents signés (30 derniers jours)

• Documents non signés (30 derniers jours)

En outre, le DW - Administrateur peut attribuer n'importe quelle liste à un utilisateur dans la gestion des utilisateurs.

Lorsque vous stockez un document dans l'armoire DW - Documents, le partage du document avec les membres de votre service (tous les utilisateurs ayant le même rôle que vous) est défini par défaut. Mais vous pouvez retirer ou accorder des droits d'accès au document à d'autres rôles et/ou utilisateurs.

Il existe deux façons d'attribuer des autorisations à d'autres utilisateurs :

• Lors du stockage du document

  L'utilisateur peut décider, lorsqu'il stocke un document dans l'armoire DW - Documents, qui sera bénéficiaire des droits d'accès.

• Après avoir stocké le document à l'aide de tampons

  Le propriétaire d'un document peut attribuer des autorisations après avoir stocké un document en utilisant le tampon DW - Donner accès. Vous pouvez ajouter d'autres utilisateurs avec des droits de lecture ou d'édition, vous pouvez également ajouter des propriétaires supplémentaires au document.

Vous pouvez vous informer ici sur la manière de visualiser les permissions et gérer les accès.

Il existe deux façons d'afficher et, si nécessaire, de modifier les autorisations sur les documents de l'armoire : par la boîte de dialogue de recherche et par les documents connexes :

Par boîte de dialogue de recherche

• Cliquez sur Recherche et sélectionnez DW - Documents - Gérer les accès.

• Saisissez un critère d'index et cliquez sur le bouton de recherche jaune du ou des documents souhaités.

• Sélectionnez un document dans la liste de résultats et cliquez sur Modifier les entrées d'index dans la barre d'outils de la liste de résultats.
  

  

• Vous pouvez à présent voir toutes les autorisations :

• Autorisation d'édition : Pour ajouter des autorisations supplémentaires aux options Accès ou Lecture, Edition ou Propriétaire générales, sélectionnez le nom d'utilisateur dans le menu déroulant et cliquez sur le signe Plus. Pour supprimer les autorisations d'un utilisateur, cliquez sur son nom, puis sur le signe Moins.

• Demande d'une autorisation supplémentaire : Si des autorisations de Lecture vous ont été attribuées et que vous avez maintenant besoin d'autorisations d'édition, vous pouvez les demander au propriétaire via Envoyer la requête, sous le lien DW - Identifier le propriétaire, par exemple.

Par les documents liés

Une autre option pour visualiser et, si nécessaire, modifier les autorisations sur un document est d'utiliser la fonction Documents liés. Le propriétaire d'un document peut utiliser le lien DW - Gérer les accès à partir de la liste déroulante. Pour les utilisateurs bénéficiant d'une autorisation de lecture, DW - Identifier le propriétaire est affiché dans la liste.

• Sélectionnez un document dans la liste de résultats.

• Cliquez sur les documents liés dans la barre d'outils.

• En fonction de votre visualisation, sélectionnez DW - Gérer l'accès ou DW - Identifier le propriétaire.
  

  

• Cliquez sur Modifier les entrées d'index dans la liste de résultats récemment ouverte.

• Vous pouvez désormais identifier le propriétaire du document ou afficher et modifier toutes les permissions comme décrit ci-dessus.

Lorsque vous stockez des documents, vous pouvez saisir une Date d'action dans la boîte de dialogue DW - Documents. Si un document a été stocké sans date d'action, vous pouvez également définir une date ultérieure en utilisant le tampon DW - Définir nouvelle échéance de tâche.

Pendant les trente jours précédant l'action spécifiée, le document apparaît dans la liste DW - Documents - Action Requise (dans les 30 prochains jours)  pour tout utilisateur propriétaire du document. Les documents arrives à échéance apparaissent désormais dans la liste Action Requise (immédiate).

Action terminée

Lorsqu'une action requise est terminée ou résolue sur les documents stockés figurant dans vos listes des échéances, elle peut être gérée via le tampon DW - Tâche demandée effectuée (disponible pour les utilisateurs disposant des autorisations d’édition ou de propriétaire) :

• Ouvrez le document stocké dans la liste en double-cliquant dessus pour l'examiner dans la visionneuse.

• Cliquez sur l'icône du tampon et sélectionnez le tampon DW - Action complétée.

• Saisissez vos commentaires dans le champ sur le tampon, cliquez sur Définir et apposez le tampon sur le document. Le document sera supprimé de la liste des échéances qui convient pour vous et pour toute personne ayant accès à ce document.

Définir une nouvelle date d'action

Lorsqu'un délai supplémentaire est nécessaire pour mener à bien l'action requise sur l'un des documents stockés dans votre liste des échéances, il est possible de les gérer à l'aide du tampon DW - Définir nouvelle échéance de tâche (disponible pour les personnes disposant des autorisations d’édition ou de propriétaire). Cependant, vous pouvez également utiliser ce tampon sur n'importe quel document stocké si vous avez besoin d'un rappel à une certaine date d'échéance.

• Ouvrez le document stocké dans la liste en double-cliquant dessus pour l'examiner dans la visionneuse.

• Cliquez sur l'icône du tampon et sélectionnez le tampon Définir nouvelle échéance de tâche.

• Saisissez votre commentaire et l'échéance de tâche sur le tampon, cliquez sur Définir et apposez le tampon sur le document. Le document sera supprimé ou s'affichera sur la liste des échéances qui convient pour vous et pour toute personne ayant accès à ce document.

Demandez une validation ou un feedback à vos collègues en lançant un workflow, directement lors du stockage ou ultérieurement à l'aide d'un tampon.

Voici comment faire :

Lors du stockage

Lancez un workflow lors du stockage d'un document et définissez une date d'échéance à laquelle la tâche doit être terminée. Les droits d'accès au document dans le cadre de ce processus ne sont valides que jusqu'à ce que la mission ait été accomplie par le ou les utilisateurs.

• Sélectionnez Démarrage Workflow dans la boîte de dialogue de stockage.

• Choisissez parmi les workflows disponibles, tels que Demander une validation ou Demander un feedback.

• Lorsque le document est stocké, une tâche apparaît.
  

  

• Ouvrez la tâche Sélectionner destinataires.
  

  

• Sélectionnez les destinataires qui peuvent modifier et/ou lire le document.

• Saisissez la tâche ou tout autre commentaire dans le champ Commentaire.

• Choisissez une Date d'action.

• Sélectionnez si la tâche doit être accomplie par n'importe quel destinataire ou par tous les destinataires et confirmez.

• Le document sera affiché dans la liste DW - Documents - Statut des tâches dont le statut en attente est Ouvert.

• Le document sera affiché dans la zone Tâches de tous les utilisateurs que vous avez sélectionnés. Les utilisateurs sélectionnés sont automatiquement avertis par e-mail et peuvent ouvrir la tâche et le document directement via un lien.

Ultérieurement à l'aide d'un tampon

Les utilisateurs peuvent également lancer un workflow sur un document qui a déjà été stocké en utilisant le tampon Démarrer un Workflow.

• Ouvrez le document stocké en double-cliquant dessus pour l'examiner dans la visionneuse.

• Cliquez sur l'icône du tampon et sélectionnez le tampon DW - Démarrer un Workflow.
  

  

• Sélectionnez un workflow et placez le tampon sur le document pour lancer la tâche du workflow.

Les étapes suivantes sont les mêmes que lorsque le workflow est lancé pendant le stockage.

Compléter la tâche

• Ouvrez le document ou la tâche en suivant le lien contenu dans l'e-mail ou directement à partir des Tâches dans la barre de menu de votre Client DocuWare.

• Choisissez une décision, saisissez un commentaire et terminez la tâche en cliquant sur Confirmer.
  

  

• Le document est supprimé de vos tâches.

• Le statut en cours du document est mis à jour et devient Terminé dans la liste DW - Documents - Statut des tâches de l'utilisateur qui a initié la tâche, une fois que tous les utilisateurs requis ont terminé leur tâche. Le document restera dans la liste dans les 30 prochains jours pour référence.

Clôturer le workflow

L'initiateur du workflow reçoit une tâche, une fois que la tâche est terminée par le(s) destinataire(s). Une notification par e-mail informe également de la fin de la tâche et inclut un lien vers celle-ci.

La tâche Réponse indique les décisions et un clic sur Confirmer permet de clôturer le workflow.