Vinculación de DocuWare con Intelligent Indexing
Los clientes de DocuWare con instalaciones in situ deben registrarse en el servicio por separado. Al hacerlo, el cliente recibirá un archivo de configuración en formato XML que deberá importar en la Configuración de DocuWare para el sistema DocuWare de ese cliente. A continuación, el sistema DocuWare puede utilizar los datos contenidos en ese archivo para vincularse con Intelligent Indexing Service. Para los clientes de DocuWare Cloud, el sistema está preconfigurado.
Se sugieren palabras clave para los documentos de las bandejas de DocuWare, cuya configuración debe adaptarse al efecto. Además de habilitar Intelligent Indexing Service, debe seleccionarse un diálogo de almacenamiento preparado para Intelligent Indexing. Dentro del diálogo de almacenamiento se define la asignación de las categorías para las que Intelligent Indexing debe hacer sugerencias, como tipo de documento, fecha, contacto o cantidad, a determinados campos de índice de DocuWare. Cuando se archivan documentos a los que Intelligent Indexing ha asignado palabras clave, estas se introducen en los campos de índice del diálogo de almacenamiento.
Más información sobre la Configuración de Intelligent Indexing.
Flujo de trabajo con Intelligent Indexing
Cada vez que se envía un documento a una bandeja configurada para Intelligent Indexing, se generan extracciones de texto completo que se transfieren automáticamente a Intelligent Indexing Service. El servicio analiza las extracciones de texto completo, busca documentos similares ya conocidos y ofrece sugerencias de palabras clave. Dependiendo del grado de certeza de Intelligent Indexing en haber identificado correctamente las palabras clave sugeridas, los documentos se resaltan en la bandeja con uno de los tres colores del "sistema de semáforo". En el caso de los clientes que utilizan el servicio en la nube Intelligent Indexing en combinación con un sistema DocuWare in situ, el documento se añade a la cuota del cliente en este momento.
Cuando el usuario desea archivar un documento en el archivador a través del diálogo de almacenamiento asignado, las palabras clave sugeridas por Intelligent Indexing se muestran en los respectivos campos de índice del diálogo. El código de colores de tres niveles ayuda a identificar la probabilidad de que la palabra clave sea correcta. El documento se visualiza también en el Visor de DocuWare.
El usuario proporciona información al sistema Intelligent Indexing al aceptar o cambiar las palabras clave. El sistema emplea algoritmos de aprendizaje autónomo para analizar dicha información, lo que permite a Intelligent Indexing indexar correctamente documentos similares en el futuro. Para que el aprendizaje sea lo más eficiente posible, el usuario no debe escribir las palabras clave directamente en el diálogo de almacenamiento cuando las modifique o añada, sino que debe aplicarlas utilizando One-Click Indexing. Se trata de una función del Visor de DocuWare que transfiere al diálogo de almacenamiento palabras/números/datos del documento que se ve en la pantalla. De este modo, Intelligent Indexing recibe información sobre la posición de la palabra en el documento, así como sobre la propia palabra, lo que mejora el proceso de aprendizaje.
Más información sobre el uso de Intelligent Indexing.