Para configurar y utilizar nuevas aplicaciones en Microsoft Teams, se requiere una aprobación especial en la mayoría de las organizaciones. Si es su caso, esto también se aplica a la aplicación DocuWare para Microsoft Teams. Además, la aplicación requiere permisos para ciertas acciones, como guardar documentos.
El uso de la aplicación también requiere la introducción de una URL a la organización DocuWare, así como la instalación local de la aplicación en los ordenadores de los usuarios.
Consejo: Para que la configuración sea lo más sencilla posible para todos los empleados, el administrador debe lanzar la aplicación una vez para toda la empresa.
Aquí puede ver todos los
Abrir Microsoft Teams e iniciar sesión en Microsoft (si aún no lo ha hecho)
Instalar la aplicación DocuWare para Microsoft Teams
Aprobar el uso de la aplicación, si es posible por el administrador
Conceder a la aplicación los permisos necesarios, si es posible por el administrador
Conectar la cuenta empresarial de Microsoft (cliente) y la organización DocuWare mediante URL, si es posible por el administrador
En el caso de un mensaje con fichero adjunto, dar la orden de importar el fichero adjunto
Instalar la aplicación DocuWare en el chat o canal
Iniciar sesión en DocuWare
Seleccionar la bandeja o el archivador con el diálogo de almacenamiento
Si el destino es un archivador, indexar el documento
Lanzamiento de la aplicación (administrador)
Para lanzar la aplicación Microsoft Teams para todos los empleados, el administrador inicia sesión en el Centro de administración de Microsoft Teams como "administrador global de Microsoft" utilizando la cuenta empresarial de su organización.
En la sección Permisos para toda la organización de la configuración de la aplicación, el administrador aprueba el uso de la aplicación y concede los siguientes permisos:
recepción de mensajes y datos
envío de mensajes y notificaciones
acceso a la información del perfil, como nombre, dirección de correo electrónico, nombre de la empresa e idioma preferido
recepción de mensajes y notificaciones en un canal o chat
envío de mensajes y notificaciones en un canal o chat
acceso a información de ese equipo o chat, como el nombre del equipo o chat, la lista de canales (incluidos los nombres y direcciones de correo electrónico de los miembros del equipo o chat), y su uso para ponerse en contacto con usted
Esto significa que todos los empleados pueden instalar y utilizar la aplicación DocuWare sin necesidad de obtener y conceder de nuevo la aprobación.
Al importar un documento de Microsoft Teams a DocuWare por primera vez, la aplicación solicitará primero el enlace a la organización DocuWare.
El administrador también debe introducir la URL de conexión, si es posible, para evitar errores.
Solamente se puede conectar una organización DocuWare por espacio empresarial de Microsoft; por ejemplo, un espacio empresarial de Microsoft es una cuenta corporativa con varios usuarios.
Instalación de la aplicación (usuario)
Para archivar documentos de Microsoft Teams en DocuWare, los empleados instalan la aplicación DocuWare localmente en su Microsoft Teams. Para ello, vaya a la sección "Aplicaciones" de Microsoft Teams e introduzca "DocuWare" en la línea de búsqueda. Abra la aplicación.
Después de instalar la aplicación DocuWare, verá dos cambios en su cuenta de Microsoft Teams:
Se ha agregado el chat de DocuWare.
En el menú Opciones de un mensaje de chat o canal, ahora verá el botón de DocuWare Importar archivos adjuntos.
De este modo, se puede utilizar la aplicación Connect to Teams.
Microsoft Teams almacena todos los archivos en Microsoft OneDrive for Business (archivos en Chats) o Sharepoint (archivos en Canales). Para que un usuario pueda acceder a estos archivos e importarlos a DocuWare, necesita una licencia para OneDrive/SharePoint y los permisos de acceso adecuados a las carpetas de OneDrive/SharePoint.