--- title: "Archivadores: carpetas" slug: "archivador-carpeta" updated: 2026-09-29T11:56:52Z published: 2026-09-29T11:56:52Z canonical: "knowledgecenter.docuware.com/archivador-carpeta" --- > ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://knowledgecenter.docuware.com/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Archivadores: carpetas Una estructura de carpetas muestra los documentos de un archivador en una jerarquía de carpetas, similar a un expediente en papel o a las carpetas de un sistema de archivos. Las carpetas no son ubicaciones de archivado independientes. Se construyen a partir de campos de índice: cada nivel de la jerarquía corresponde a un campo de índice y cada carpeta recibe el nombre de una entrada de ese campo. Un documento se archiva una sola vez y aparece en las carpetas que coinciden con sus entradas de índice. Así, distintos departamentos pueden ver los mismos documentos de maneras diferentes. Por ejemplo, contabilidad puede ver las facturas como Año > Estado > Empresa, mientras que ventas encuentra las mismas facturas en Empresa > Año > Proyecto. Las carpetas también funcionan en sentido contrario. Cuando los usuarios arrastran un documento a una carpeta, DocuWare utiliza los nombres de las carpetas como entradas de índice del documento. El documento se ordena entonces junto con los demás documentos, tanto si los usuarios acceden a ellos a través de las carpetas como a través de una búsqueda y la lista de resultados. > [!NOTE] > Actualmente solo en el DocuWare Client clásico > > Las carpetas todavía no están disponibles en el [nuevo DocuWare Client](/help/docs/es/september-26-news-new-docuware-webclient), introducido con DocuWare 7.15. ## Configurar una estructura de carpetas Para configurar una estructura de carpetas, seleccione los campos de texto y ordénelos jerárquicamente. El primer campo es el nivel superior de la estructura de carpetas, el segundo campo el nivel inferior, y así sucesivamente. Puede crear tantas subcarpetas como desee, igual que en un expediente en papel. De forma predeterminada, una carpeta recibe el nombre de la entrada de campo con la que se archivó un documento. Por ejemplo, si un usuario archiva un documento con «Peters Engineering GmbH» en el campo «Empresa», en el DocuWare Client se muestra la carpeta «Peters Engineering GmbH». Los nombres de las carpetas también se pueden definir previamente. Esto es importante, por ejemplo, cuando una administración archiva sus documentos con la misma estructura para varios expedientes según un plan de archivo uniforme. Para crear una [estructura de carpetas vacía](/help/docs/es/archivador-carpeta#empty-folder-structure) de este tipo, haga clic en **avanzada**. El ejemplo siguiente muestra cómo reproducir en DocuWare la estructura de un expediente en papel. Para cada empleado, una carpeta reúne sus documentos personales, como en un expediente personal: ![](https://cdn.document360.io/0108e24e-b3e8-446c-b670-66b1d2a9e861/Images/Documentation/image-1717668554647.png) Con estructuras de carpetas vacías también puede definir previamente los nombres de las subcarpetas, de modo que todos los expedientes personales tengan la misma estructura. Las carpetas numeradas y los documentos archivados con números unívocos facilitan la identificación de los documentos en el archivador: ![](https://cdn.document360.io/0108e24e-b3e8-446c-b670-66b1d2a9e861/Images/Documentation/image-1717668624492.png) Las estructuras de carpetas se pueden utilizar en el DocuWare Client clásico y en el Windows Explorer Client. **Configurar un filtro** Si configura un filtro, la estructura de carpetas solo muestra los documentos que coinciden con las reglas definidas aquí. ### Estructura de carpetas vacía Las carpetas se crean a partir de las entradas de índice. Por lo tanto, un campo de índice debe haberse rellenado al archivar un documento para que su entrada aparezca como carpeta. La indexación es mucho más fácil si las carpetas están disponibles desde el principio, antes de archivar ningún documento. Utilice para ello listas de selección: las entradas de la lista de selección se insertan como carpetas vacías en la estructura de carpetas. Asignar aquí una lista de selección no la asigna al campo. Para ofrecer la lista de selección en el diálogo de almacenamiento del modo habitual, asígnela también al campo en el [nivel del diálogo](/help/docs/es/archivador-dialogo-de-almacenamiento#field-properties-of-store-dialog). ## Propiedades de campo del diálogo de índice En un diálogo de índice se pueden configurar las siguientes propiedades de campo. **Nombre de campo en el diálogo** Cambie la etiqueta si en el diálogo debe mostrarse una descripción distinta del nombre del campo. Por ejemplo, el campo "Número de documento" puede etiquetarse como "Número de factura" o "Número de albarán" para diferentes departamentos. En las columnas de los campos de tabla, esta propiedad se denomina **Nombre de la columna en el diálogo**. **Requerido** Los campos obligatorios garantizan que se introduzca toda la información de índice importante. Los diálogos de almacenamiento, de búsqueda y de índice pueden tener cada uno sus propios campos obligatorios, de modo que un campo de índice puede ser obligatorio en un diálogo y opcional en otro dentro del mismo archivador. Si un campo está oculto en el diálogo, la opción **Requerido** se desactiva automáticamente. **Máscara de campo** Una máscara de campo facilita la introducción de números de teléfono largos o de formatos de fecha. Las nuevas máscaras de campo se crean en [DocuWare Configuraciones > Ayuda para la indexación > Máscaras de campo](/help/docs/es/mascaras-de-campo). **Crear ... listas de selección** Las listas de selección de su organización se pueden activar para este campo. Las nuevas [listas de selección](/help/docs/es/listas-de-seleccion) se crean con el símbolo más. ****Asignar listas de selección a un campo**** Las listas de selección ofrecen términos para palabras de búsqueda o entradas de índice en el DocuWare Client. Las nuevas listas de selección se crean en [DocuWare Configuraciones > Ayuda para la indexación > Listas de selección](/help/docs/es/listas-de-seleccion). Las listas de selección se asignan a los campos de los [diálogos de búsqueda](/help/docs/es/archivador-dialogo-de-busqueda#field-properties-of-search-dialogs), [diálogos de almacenamiento](/help/docs/es/archivador-dialogo-de-almacenamiento#field-properties-of-store-dialog) y [diálogos de índice](/help/docs/es/archivador-lista-de-resultados#index-dialog) en **DocuWare Configuraciones > Archivadores**. #### Listas de selección de una sola columna y de varias columnas Una lista de selección es una tabla de una sola columna o de varias columnas. El tipo de tabla decide si la lista de selección se puede filtrar. - Las listas de selección de una sola columna no se pueden filtrar. La lista de selección predeterminada es una excepción. - Las listas de selección de varias columnas se pueden filtrar. Entonces solo se muestran en la lista de selección las entradas que coinciden con las entradas de otros campos de diálogo. Si activa una lista de selección de varias columnas, solo se podrá utilizar esa lista de selección para el campo. Las demás listas de selección se desactivan automáticamente. #### Listas de selección internas, fijas y externas - Las listas de selección internas las genera el sistema. Cada campo dispone automáticamente de su propia lista de selección predeterminada, que contiene todas las entradas realizadas hasta ahora en ese campo. - Las listas de selección fijas se basan en datos ajenos a DocuWare, como una base de datos o un archivo de texto. Se importan una vez en DocuWare y se guardan, de modo que se puede acceder a ellas rápidamente. - Las listas de selección externas también se basan en datos ajenos a DocuWare. Se recuperan cada vez que se rellena el campo, por lo que siempre coinciden con el estado actual de la fuente. En los campos de fecha y en los campos numéricos, elija siempre una lista de selección externa. #### Solo lista de selección Active **Solo lista de selección** si el campo solo puede rellenarse con entradas de la lista de selección. Así se evitan las grafías divergentes y los errores de escritura. #### Configurar el filtro Una lista de selección filtrada ofrece entradas de índice en función de las entradas de otros campos. El filtro se configura de forma distinta para la lista de selección predeterminada y para una lista de selección de varias columnas. Lista de selección predeterminada: para el filtro están disponibles todos los demás campos del diálogo de almacenamiento actual. Active uno o varios campos para que la lista de selección predeterminada coincida con las entradas de esos campos. Lista de selección de varias columnas: una lista de selección fija o externa solo se puede filtrar si existe como tabla de varias columnas. Configure el filtro de la siguiente manera: 1. En **Columna que se usará**, seleccione la columna de la tabla que se utiliza como lista de selección para el campo actual. 2. A la derecha, seleccione un campo del diálogo de almacenamiento actual. 3. A la izquierda, seleccione la columna de la tabla externa que contiene las entradas para este campo de diálogo. Para ver un ejemplo, consulte [Importar y filtrar una lista de selección de varias columnas](/help/docs/es/listas-de-seleccion#importar-y-filtrar-una-lista-de-selección-de-varias-columnas). **El usuario puede activar o desactivar el filtrado en el DocuWare Client** En el DocuWare Client, el filtrado de los campos de los diálogos de índice está desactivado de forma predeterminada, por lo que están disponibles las listas de selección completas para los campos. Con esta opción, los usuarios pueden activar el filtrado. La lista de selección del campo depende entonces de las entradas de otros campos. ## Versiones compatibles: DocuWare Cloud + 7.15 + 7.14 + 7.13 + 7.12 + 7.11 + 7.10