Um den Windows Explorer Client zu verwenden, sind einige Voreinstellungen nötig.
Feld mit Dokumentnamen
Für jedes Archiv, das über den Windows Explorer Client zur Verfügung gestellt werden soll, muss für ein Indexfeld die Option Dokumentname aktiviert sein. Der jeweilige Inhalt dieses Feldes wird im Windows Explorer Client als Dateiname für die Dokumente verwendet (DocuWare Konfiguration > Archive > Archiv x > Datenbankfelder).
Bei der Wahl des Feldes berücksichtigen Sie bitte, dass Sie dieses Feld nicht für die Definition der Baumansicht verwenden können.
Ordnerstruktur anlegen
Für jedes Archiv, das über den Windows Explorer Client zur Verfügung gestellt werden soll, muss es mindestens eine Ordnerstruktur geben. Sie können auch mehrere Ordnerstrukturen für ein Archiv definieren und den Benutzern zur Verfügung stellen. Dann können diese über verschiedene Ordnungshierarchien auf die Dokumente im Archiv zugreifen.
Sobald einem Benutzer mindestens eine Ordnerstruktur für ein Archiv zur Verfügung steht und er den Windows Explorer Client installiert hat, kann er über den Windows Explorer Client auf dieses Archiv zugreifen.
Für den Windows Explorer Client dürfen Sie nur Textfelder für die Ordnerstruktur auswählen.
Ordnerstrukturen legen Sie in der DocuWare Konfiguration im Bereich Archive > Dialoge an.
DocuWare Konfiguration
Wie Sie eine Ordnerstruktur in der DocuWare Konfiguration anlegen, erfahren Sie in der Hilfe zur Archivadministration.
Abschließend ordnen Sie die Ordnerstruktur einer oder mehreren Rollen zu, damit die Benutzer die Ordnerstruktur verwenden können.
Beachten Sie, dass die Benutzer über das Archivrecht Ablegen verfügen müssen (DocuWare Konfiguration > Archive > Archiv x/ Berechtigungen), um mit einer Ordnerstruktur ablegen zu können. Um externe Auswahllisten zuzuordnen, benötigen sie zudem das Funktionsrecht Auswahllisten (Organisation / Benutzerverwaltung / Benutzer / Funktionen / DocuWare Administration / Auswahllisten verwalten).
Sichtbarkeit der Felder einschränken (optional)
Beim Erstellen einer Ordnestruktur wird automatisch eine Infobox angelegt. Den bestehenden Ordnerstrukturen wird ein Index-Dialog nachträglich hinzugefügt. Standardmäßig sind beim Ändern der Indexeinträge alle Felder mit ihren Werten für alle Benutzer sichtbar. Bitte schränken Sie bei Bedarf die Rechte der Benutzer über Reihenfolge der Felder und Sichtbar ein.
Rechte
Beim Arbeiten mit dem DocuWare Windows Explorer Client werden die Rechte der DocuWare-Benutzer berücksichtigt. Aus technischen Gründen benötigen die Benutzer, die über den Windows Explorer Client DocuWare-Dokumente öffnen (read-only) oder bearbeiten (read-write) möchten, auf Archivebene zusätzlich das Recht Export. Um Dokumente in ein anderes Archiv zu verschieben, benötigen Sie das Archivrecht Löschen. Beide Rechte finden Sie in der DocuWare Administration unter Organisation > Archive > Archiv xx > Archivprofile > Archivprofil xx > Archivrechte > Allgemeine Rechte.