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Ein reibungsloser Workflow ist für einen nahtlosen Geschäftsbetrieb unerlässlich. In der Regel durchlaufen Dokumente wie Rechnungen die verschiedenen Schritte, die in Ihrer Workflow-Konfiguration definiert sind, reibungslos. Aber was passiert, wenn etwas schiefgeht?
Stellen Sie sich vor, dass ein Rechnungsgenehmigungsprozess aufgrund fehlender Daten ins Stocken gerät. Der Workflow wird angehalten, was die Zahlung verzögert und möglicherweise weitere Komplikationen verursacht. Damit dies nicht passiert, können Sie das Verhalten vom Workflow im Falle von Unterbrechungen festlegen.
Für mögliche Workflow-Blockaden lassen sich zwei Hauptgründe identifizieren:
Entscheidungsträger antwortet nicht: Die Person, die mit einer Aufgabe betraut wurde, ist nicht verfügbar oder nicht im Büro. Um eine Pause zu vermeiden, definieren Sie das Verhalten einer Aufgabe.
Aktion fehlgeschlagen: Ein automatisierter Schritt, wie z. B. die Datenzuweisung, funktioniert nicht wie erwartet. In diesem Fall geben Sie die Fehler-Behandlung der Aktion an.
Im webbasierten Workflow Designer können Sie Optionen für den Umgang mit unerwarteten Unterbrechungen konfigurieren, um sicherzustellen, dass die Blockade bemerkt wird und eine Endlosschleife verhindert wird.
Und so funktioniert es:
Grund 1: Der Entscheidungsträger antwortet nicht
In einem Workflow ist eine Aufgabe eine Aktion, die eine Benutzerinteraktion erfordert, um das Dokument durch den Workflow zu bewegen. Wenn der Entscheidungsträger nicht innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens antwortet, pausiert der Workflow.
Sie können vorbeugende Maßnahmen ergreifen und festlegen, wie auf die Unterbrechung reagiert wird.
Eine Erinnerungs-E-Mail informiert den Entscheidungsträger über die Verzögerung.
Konfiguration:
Gehen Sie zur Aktion des Typs Aufgabe oder Parallelaufgabe.
Klicken Sie auf Aufgabe oder Parallelaufgabe.
Im Tab Verhalten wählen Sie Entscheidungsträger erinnern.
Im nächsten Dialog ist die Standardeinstellung Nach 3 Werktagen erinnern.
VerwendenPlanen Sie einen Zeitraum festzulegen
Variable für ein bestimmtes Datum
Geben Sie eine Nachricht für die Erinnerung ein.
Klicken Sie auf Fertig.
Eskalationsstufen legen Fristen für die Erledigung von Aufgaben fest und bestimmen, was passieren soll, wenn eine Aufgabe zu lange an einem Ort liegt, ohne bearbeitet zu werden.
Konfiguration:
Gehen Sie zur Aktion des Typs Aufgabe/Parallelaufgabe.
Wählen Sie im Tab Verhalten die Option Nach Inaktivität neu zuweisen aus.
Die Standardeinstellung ist Nach 5 Werktagen erinnern.
VerwendenPlanen Sie einen Zeitraum festzulegen
Variable für ein bestimmtes Datum
Geben Sie eine Nachricht für die Erinnerung ein.
Verwenden Sie die Weiterleitung, um die Aufgabe einem anderen Mitarbeiter zuzuweisen, der die Aufgabe dann erledigt.
Klicken Sie auf Fertig.
Zusätzlich zu einem Benutzer oder einer Rolle kann eine Aufgabe auch einer Vertretungsregel zugewiesen werden. Eine Vertretungsregel kann Verantwortlichkeiten für abstrakte Aufgaben wie Kostenstellen zuweisen, die eine Gruppe von Personen umfassen. Die Aufgabe wird automatisch an den ersten Mitarbeiter weitergeleitet, der als „im Büro“ angezeigt wird. Das bedeutet, dass jeder Workflow bis zum Abschluss durchläuft, unabhängig davon, ob eine bestimmte Person anwesend ist.
Konfiguration:
Gehen Sie zur Aktion des Typs Aufgabe/Parallelaufgabe.
Weisen Sie als Entscheidungsträger eine Vertretungsregel zu.
Vertretungsregeln und -listen werden in DocuWare Konfiguration > Benutzerverwaltung erstellt.Wählen Sie im Tab Verhalten die Option „Abwesend“ aus.
Legen Sie fest, ob die Aufgabe sofort an den nächsten Benutzer übertragen wird oder nur, wenn die aktuelle Aufgabe überfällig wird, bevor der Entscheidungsträger aus seiner Abwesenheit zurückkehrt.
Klicken Sie auf Fertig.
Aktion fehlgeschlagen
Aktionen wie Bedingung, Datenzuweisung, E-Mail und Web Service helfen dabei, Dokumente automatisch weiterzuleiten und ihre Indexdaten anzureichern.
Wenn beispielsweise die automatische Datenzuweisung fehlschlägt, weil das CRM nicht verfügbar ist, können Sie den Workflow so konfigurieren, dass das Dokument an eine andere automatisierte Aktion weitergeleitet wird, z. B. das Senden einer E-Mail-Benachrichtigung mit der Aufforderung, die fehlenden Informationen manuell einzugeben.
Leiten Sie das Dokument im Falle einer Unterbrechung weiter
Gehen Sie zur automatisierten Aktion des Typs Ihrer Wahl – zum Beispiel Datenzuweisung
Klicken Sie auf den Namen der Aktion wie Datenzuweisung
Im Tab Fehler werden vier Optionen angezeigt:
keine Fehlerbehandlung
Workflow neu starten
Workflow beenden
Zum Schritt … gehen
Wählen Sie die Option Zum Schritt … gehen.
Klicken Sie auf Fertig.
Verbinden Sie den Ausgabeport Fehler mit dem Eingabeport des Workflows, an den das Dokument weitergeleitet werden soll, z. B. mit einer Aktion E-Mail senden, um die IT-Abteilung zu benachrichtigen.
Alternativ können Sie auch den Workflow neu starten oder beenden.