--- title: "Fokus-Thema: Verbesserter Purchase-to-Pay-Prozess" slug: "neuheiten-79-einkaufsprozess" updated: 2024-09-03T13:04:15Z published: 2024-09-03T13:04:15Z canonical: "knowledgecenter.docuware.com/neuheiten-79-einkaufsprozess" --- > ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://knowledgecenter.docuware.com/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Fokus-Thema: Verbesserter Purchase-to-Pay-Prozess Das aktuelle Release bietet Ihnen wesentliche Verbesserungen für den Einkaufsprozess mit DocuWare. Optimiert wurde nicht nur der Abgleich von Tabellendaten aus unterschiedlichen Quellen, auch der erweiterte Gegencheck von Rechnungspositionen sowie die neuen Funktionen bei Formularen und XML-Rechnungen bringen Kundinnen und Kunden viele Vorteile. ## Tabellen in DocuWare Formularen Komponente: DocuWare Forms In DocuWare Web-Formulare können Sie ab jetzt auch Tabellen einfügen. Dies vereinfacht die strukturierte Erfassung von Daten und legt den Grundstein für deren automatisierte Weiterverarbeitung. ![Browser Table in Webform](https://cdn.document360.io/0108e24e-b3e8-446c-b670-66b1d2a9e861/Images/Documentation/92686.png) Webformular mit Tabelle zur Erfassung gewünschter Artikel Anwendungen - Formular für Bestellanfragen: Tabelle für die Artikel, die ein Kollege beantragt (erster Schritt im Purchase-to-Pay-Prozess) - Reisekostenformular: Tabelle für Ausgaben während einer Dienstreise, zum Beispiel Restaurantbesuche und Taxifahrten - Bestellformular: Tabelle für die Artikel, die ein Kunde bestellen möchte Vorteile - Nutzer der Formulare können Daten einfach strukturiert eingeben - Strukturiert vorliegende Daten lassen sich gut automatisiert in Workflows weiterbearbeiten So geht's ![Table in Forms designer EN](https://cdn.document360.io/0108e24e-b3e8-446c-b670-66b1d2a9e861/Images/Documentation/92687.png) Tabelle im Formular-Designer Tabellen fügen Sie - wie alle anderen Felder auch - per Drag&Drop aus der Toolbar im Formulardesigner ein. Es sind mehrere Tabellen in einem Formular möglich, jeweils mit maximal 12 Spalten. Als Format der einzelnen Spalten werden Einzeiliger Text, Numerisch, Datum, und Dropdown unterstützt. Die Anzahl der Zeilen, die der User ausfüllen kann, lässt sich auf ein Maximum limitieren oder auf einen festen Wert festlegen. Das absolute Maximum liegt bei 200 Zeilen pro Tabelle. Aktuell werden Tabellenfelder bei Merge Forms nicht unterstützt. Im Knowledge Center stehen [detaillierte Informationen zu Tabellen in Formularen](/v1/docs/de/designer#feldeinstellungen) für Sie bereit. ## Importieren Sie XML-Rechnungsdaten in Indextabellen Komponente: Import Beim Importieren von XML-Rechnungen können die Daten der aufgelisteten Einzelposten nun in Indextabellen erfasst werden. Das erleichtert die Verarbeitung elektronischer Rechnungen innerhalb Ihres Workflows für den Einkaufsprozess. Anwendung - Sie importieren regelmäßig Rechnungen in DocuWare und möchten, dass diese mit den in die Indextabellen geschriebenen Daten der Einzelposten im Workflow verarbeitet werden. Vorteile - Alle Einzelposten aus E-Rechnungen werden automatisch erfasst - Automatische Verarbeitung im Workflow - Keine manuelle Eingabe – keine Erfassungsfehler So geht's ![XML invoice_DE](https://cdn.document360.io/0108e24e-b3e8-446c-b670-66b1d2a9e861/Images/Documentation/93148.png) Ihre XML-Beispielrechnung enthält mindestens zwei Posten. Verbinden Sie die Daten eines Postens einfach mit einer Zeile der Indextabelle, dann werden alle anderen Rechnungspositionen automatisch in die Tabelle übertragen. Ihre XML-Rechnungen können ein beliebiges der von DocuWare unterstützten Formate haben (z.B. ZUGFeRD, XRechnung, FatturaPA oder FacturX). ## Workflow: Optimierter Abgleich von Tabellendaten Komponente: Workflow Designer Sie können jetzt Tabellen aus unterschiedlichen Quellen auch auf der Basis von arithmetischen Ausdrücken miteinander abgleichen. Mit diesem leistungsfähigen Werkzeug zur Datenanpassung gestalten Sie Ihren Positionsabgleich noch flexibler und robuster: Es erlaubt Ihnen, die häufigsten Fehlerquellen bei der Digitalisierung von Rechnungen und den daraus resultierenden Mehraufwand in nachgelagerten Prozessen zu eliminieren. Anwendungen - Abgleich über Ähnlichkeit und Vermeidung von Fehlern durch Scandefekte Sie haben eine Bestellung mit einer Positionsnummer, die mit "M5" endet. Aufgrund eines OCR-Fehlers steht im PDF der gescannten Rechnung stattdessen aber "MS". Trotzdem verarbeitet DocuWare die Rechnung korrekt, weil Sie den Positionsabgleich auf Basis der Ähnlichkeit mit dem Fuzzy-String-Vergleich eingestellt haben. Vergleichen Sie zwei Zeichenketten und lassen Sie deren Ähnlichkeit zurückgeben, zum Beispiel: - Peter Peterson _~ Peter Pitersen = 93% Ähnlichkeit - S523-A336MS ~ S523-A336M5 = 95% Ähnlichkeit - Abgleich mit regulären Ausdrücken und Anpassung von Artikel-IDs und Zeichenketten an Ihre Anforderungen Die Artikel-ID der Bestellung besteht aus Zahlen und Buchstaben. Im Unterschied dazu enthält die Artikel-ID auf der Rechnung nur Zahlen. Um nur die Zahlen abzugleichen, entfernen Sie die Zeichen der ID mit regulären Ausdrücken. Ändern Sie eine Zeichenfolge nach einem Muster, zum Beispiel: - Entfernen Sie alle Ziffern aus einer Eingabezeichenkette nach dem Muster \d: Irgendetwas123Etwas => IrgendetwasEtwas - Teilen Sie eine Eingabezeichenkette nach dem Muster \d+ auf: Something123Anything => Something, Anything - Prüfen Sie, ob eine Zeichenkette dem Muster [A-Z0-9]\d{3}-\d{3} entspricht: A123-456 => true Außerdem können Sie mithilfe von [LINQ-Methoden](/v1/docs/de/workflow-management#linqmethoden-machen-externe-validierung-überflüssig) jetzt auch leichter prüfen, ob es beispielsweise Abweichungen bei der Menge oder dem Preis in der Statusspalte gibt. Vorteile - Beschleunigt den Prozess - Erlaubt Abweichungen und mehr Toleranz - Macht den Abgleich robuster und flexibler So geht's ![WF_ArithExp_RegEx_EN](https://cdn.document360.io/0108e24e-b3e8-446c-b670-66b1d2a9e861/Images/Documentation/92761.png) Gehen Sie zu Tabellendaten > Zeilen > Matchcode-Bedingungen und legen Sie die Regeln für den Abgleich in arithmetischen Ausdrücken fest. Das Ergebnis muss "true" oder "false" sein (Boolean). Zu arithmetischen Ausdrücken siehe die [Workflow Expression Parser Documentation](https://go.docuware.com/workflow-expression-parser). Ein Konfigurationsbeispiel für einen Drei-Wege-Abgleich finden Sie [hier](https://help.docuware.com/#/home/92357/1/1). ## Daten aus Archiven einer Indextabelle zuweisen Komponente: Workflow Designer Beim Zuweisen von Daten zu Indextabellen können Sie jetzt Archiv als Quelle auswählen. Anwendung - Gleichen Sie die Einzelposten einer Indextabelle mit vorhandenen Indexeinträgen aus einem Archiv ab und übernehmen Sie bei Bedarf diese Werte in die Indextabelle des aktuellen Dokuments. Vorteile - Daten schneller zuweisen - Mehr Flexibilität So geht's ![WF_Assign data from file cabinets_EN](https://cdn.document360.io/0108e24e-b3e8-446c-b670-66b1d2a9e861/Images/Documentation/92762.png) ## Daten aus mehr Dokumenten abgleichen und in Indextabelle zusammenführen Komponente: Workflow Designer Wenn Sie der Indextabelle eines Dokuments Daten zuweisen, können Sie dies nun aus bis zu 20 verschiedenen Dokumenten des gleichen Typs tun. Außerdem können bis zu 10 Werte pro Datenzuweisung abgeglichen werden und dabei auch Zahlenwerte in der Dezimalspalte summiert werden. Anwendungen - Es gibt mehrere Bestellungen, deren Posten in einer Rechnung zusammengefasst sind. Sie rufen die Daten aus allen Bestellungen ab, um einen Zwei- oder Drei-Wege-Abgleich mit der Rechnung durchzuführen - Sie möchten die Menge eines Postens ermitteln, der nicht auf einmal geliefert wurde und daher auf mehreren Lieferscheinen vorhanden ist. Sie weisen die summierte Menge zu und führen einen Zwei- oder Drei-Wege-Abgleich durch. Vorteile - Komplexe Purchase-to-Pay-Szenarios automatisieren - Zeitersparnis So geht's ![WF_Process multiple matches_0](https://cdn.document360.io/0108e24e-b3e8-446c-b670-66b1d2a9e861/Images/Documentation/93147.png) Unter Quelle legen Sie die Anzahl der Dokumente fest, aus den Sie Metadaten abrufen. ![WF_Process multiple matches_1](https://cdn.document360.io/0108e24e-b3e8-446c-b670-66b1d2a9e861/Images/Documentation/93145.png) Auf dem Tab Zeilen aktivieren Sie in dem neuen Bereich Mehrere Matches die Option Bis zu 10 übereinstimmende Zeilen matchen. ![WF_Process multiple matches_2](https://cdn.document360.io/0108e24e-b3e8-446c-b670-66b1d2a9e861/Images/Documentation/93146.png) Unter Spalten aktivieren Sie die Option, mit der bereits vorhandenen Werten weitere hinzuaddiert werden. ## Platform REST API für Webservices Komponente: Workflow Designer In der Aktivität Webservices können Sie jetzt neben externen SOAP- und REST-Webservices auch eine Verbindung zur DocuWare Platform REST API herstellen. Wählen Sie aus vordefinierten Endpunkten für Operationen auf Archiven, Dokumenten und Benutzern. Um die Authentifizierung müssen Sie sich nicht mehr kümmern, diese wird nun automatisch von DocuWare durchgeführt. Anwendungen - Nachdem eine Eingangsrechnung in der Buchhaltungssoftware bearbeitet wurde, soll das Dokument in DocuWare automatisch den Stempel "Bezahlt" erhalten. - Nach Freigabe einer Bestellung vergeben Sie dynamisch Zugriffsrechte an andere Mitarbeiter aus der Abteilung des Antragstellers. - Sie wollen den Abwesenheitsstatus eines bestimmten Benutzers abfragen, um zu entscheiden, wie es im Workflow weitergehen soll. Vorteile - Weitere Automatisierung von Teilprozessen - Aufgaben schneller einrichten durch mehr Optionen So geht's Wenn Sie die vordefinierten Endpunkte nutzen, wird Ihnen eine vereinfachte Konfiguration angezeigt: Die Felder, die Sie noch ausfüllen müssen, sind hervorgehoben, z. B. die Archiv-ID und die Dokument-ID. ![WF_Platform REST API_1](https://cdn.document360.io/0108e24e-b3e8-446c-b670-66b1d2a9e861/Images/Documentation/93161.png) ![WF_Platform REST API_2](https://cdn.document360.io/0108e24e-b3e8-446c-b670-66b1d2a9e861/Images/Documentation/93162.png) ## Formulare: Verhalten von ausgeblendeten Feldern Komponente: DocuWare Forms Bei der Nutzung von Webformularen in Kombination mit Formularvorlagen gibt es eine Neuerung bezüglich verborgener Felder: Sie können nun festlegen, ob Inhalte aus Feldern, die im Webformular verborgen sind, auf die Formularvorlage übertragen werden sollen oder nicht. Bislang wurden solche Werte immer übertragen. Anwendung - Bestellprozess: Durch die Eingaben im Webformular kann ein fertig ausgefülltes Bestellformular erzeugt werden. Ein [Beispielszenario mit Konfigurationsanleitung](/v1/docs/de/übermittlung-formularvorlagen#bestellformular-erstellen) ist ausführlich im Knowledge Center beschrieben. Vorteile - Einheitliche Darstellung und Verwendung der Eingabedaten - Schnellere Prozesse So geht's Die neue Option „Werte von ausgeblendeten Feldern im PDF anzeigen“ befindet sich auf der Registerkarte „Output“ des Vorlagen-Designers. Sie ist bei neuen Formularen standardmäßig deaktiviert. Bei bestehenden Formularen ist sie hingegen standardmäßig aktiviert, so dass das Verhalten durch das Update nicht verändert wird. Die Funktion wurde nachträglich in DocuWare Version 7.8 ergänzt und ist bereits für alle Kunden von DocuWare Cloud verfügbar. Bei On-Premises ist sie Bestandteil aller Versionen ab 7.8.0.12972 (25. Mai 2023).