DocuWare Intelligent Indexing klassifiziert Dokumente automatisch und schlägt Indexbegriffe vor, wobei für bestimmte Dokumenttypen konsistente Standardbegriffe bereitgestellt werden.
Dieser Artikel erklärt anhand von zwei Beispielen, wie Sie die standardmäßigen Indexierungsvorschläge an die Anforderungen in Ihrem Unternehmen anpassen können.
Beispiel 1: Namen der Dokumenttypen ändern
Sie verwenden Intelligent Indexing für die automatische Indexierung Ihrer Dokumente und möchten für weitere Prozesse den Indexwert für den Dokumenttyp verwenden, um die benötigten Dokumente auszuwählen.
Diese weiteren Prozesse erwarten gegebenenfalls andere Begriffe als Intelligent Indexing sie vorschlägt, z.B. "Eingangsrechnung" statt "Rechnung (eingehend)". Damit diese Prozesse nicht ins Stocken geraten, haben Sie nun die Möglichkeit, die Begriffe für die Dokumenttypen frei zu wählen. Erkennt Intelligent Indexing dann ein Dokument als "Rechnung (eingehend)", wird das Dokument als solches weiter ausgelesen, als Indexbegriff aber "Eingangsrechnung" verwendet. So lassen sich mit Intelligent Indexing indexierte Dokumente problemlos in weitere automatisierte Unternehmensprozesse einbinden.
So geht’s (ab DocuWare-Version 6.6):
DocuWare Konfiguration > Intelligent Indexing > Bereich 3 Anpassen > Namen der Dokumenttypen ändern
Beispiel 2: Intelligent Indexing Ergebnisse mit externen Quellen abgleichen
Die Ergebnisse von Intelligent Indexing lassen sich mit bestehenden Daten aus anderen Anwendungen abgleichen und filtern.
Sie verwenden Intelligent Indexing für die automatische Indexierung Ihrer Dokumente. Damit die Firmennamen, die in DocuWare als Indexbegriffe verwendet werden, und diejenigen in Ihrem ERP-System konsistent sind, exportieren Sie eine entsprechende Liste aus dem ERP-System und binden sie über Feldfilter an Intelligent Indexing an.
Bei der Indexierung sucht Intelligent Indexing dann wie gewohnt nach dem Firmennamen auf dem Dokument. Das System schlägt ihn aber nicht direkt als Indexbegriff vor, sondern schaut zunächst in der Liste aus dem ERP-System, ob es dort genau diesen oder einen ähnlichen Firmennamen gibt. Dieser wird dann als Indexbegriff vorgeschlagen.
So geht’s (ab DocuWare-Version 6.6):
DocuWare Konfiguration > Intelligent Indexing > Bereich 3 Anpassen > Feldfilter ändern