Profil & persönliche Einstellungen

Persönliche Daten: Bearbeiten Sie Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse oder Ihre Anrede.

Abwesenheit: Hinterlegen Sie den Zeitraum Ihrer Abwesenheit und aktivieren Sie die Option Ich bin abwesend, damit Ihre Workflow-Aufgaben automatisch an einen anderen Benutzer weitergeleitet werden. Lesen Sie mehr über Vertretungsregeln.

Region: Schalten Sie die Sprache der DocuWare Benutzeroberfläche um. Beachten Sie, dass die Hilfe-Links für Englisch, Deutsch, Französisch, Spanisch und Japanisch in DocuWare in der Sprache des Browsers und nicht in der Sprache der DocuWare Benutzeroberfläche geöffnet werden.

Passwort ändern: Sie benötigen Ihr aktuelles DocuWare Passwort, um ein neues Passwort zu erstellen. Lesen Sie mehr über die DocuWare Richtlinie für Passwörter.

Zwei-Faktor-Verifizierung: Die Zwei-Faktor-Authentifizierung erfordert zwei unabhängige Identitätsnachweise für die Anmeldung in DocuWare:

1. Sie geben Ihren gewohnten DocuWare Benutzernamen und Ihr Passwort ein.

2. Sie bestätigen die Anmeldung mit einem zeitbasierten, einmaligen Passwortcode, der von Ihrer Authentifizierungs-App generiert wird.

Mit der zweistufigen Verifizierung erlaubt DocuWare den Zugriff erst, nachdem beide Faktoren bestätigt wurden, und minimiert so die Wahrscheinlichkeit unbefugter Anmeldungen, selbst wenn ein Passwort kompromittiert ist.

Die zweistufige Verifizierung wird für alle Benutzer in den Sicherheitseinstellungen Ihrer DocuWare Organisation durch einen DocuWare Administrator aktiviert.

Sie benötigen eine TOTP-kompatible Authentifizierungs-App (Time-based One Time Password) auf Ihrem Mobiltelefon, um die Zwei-Faktor-Verifizierung zu verwenden.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Authentifizierungs-App zu konfigurieren:  

1. Laden Sie die Authentifizierungs-App herunter. Wenden Sie sich im Zweifelsfall an Ihre IT-Abteilung, um Empfehlungen zu erhalten.

2. Gehen Sie zu DocuWare Client > Profil & Einstellungen > Sicherheit.

3. Klicken Sie auf den Link Aktivieren , um ein neues Browserfenster mit einem QR-Code zu öffnen.
   

4. Nehmen Sie Ihr Mobiltelefon und öffnen Sie die Authentifizierungs-App.

5. Scannen Sie den QR-Code im Browserfenster Ihres DocuWare Profils. Ihre Authentifizierungs-App erstellt automatisch einen neuen App-Eintrag für DcouWare.

6. Die Authentifizierungs-App erzeugt nun alle 30 Sekunden ein neues sechs­stelliges Einmal­passwort. Wird bereits ein neues Passwort angezeigt, können Sie das vorherige dennoch verwenden – es bleibt für eine kurze Übergangszeit gültig.

7. Wechseln Sie zurück zu DocuWare, geben Sie das erste sechsstellige Passwort in das Browserfenster ein und klicken Sie auf Bestätigen.

8. Das Fenster bestätigt den Vorgang. Sie werden automatisch abgemeldet.

9. Bei Ihrer nächsten Anmeldung werden Sie von DocuWare zur Eingabe Ihres Benutzernamens und Passworts aufgefordert. Sobald diese Anmeldeinformationen überprüft wurden, wird ein zweiter Bildschirm angezeigt, in dem der sechsstellige Einmalcode angefordert wird, der von Ihrer Authentifizierungs-App generiert wurde.

Geht das Mobiltelefon eines DocuWare Benutzers verloren, kann er sich nicht mehr bei DocuWare anmelden. In diesem Fall kann der DocuWare Administrator in DocuWare Konfigurationen > Benutzerverwaltung die Zwei-Faktor-Authentifizierung deaktivieren, sodass sich der Benutzer wieder mit seinem Benutzernamen und Passwort anmelden kann.

Konfigurationen, die Ihr Benutzerkonto verwenden: Automatisierte Jobs, wie z. B. Workflows und Benachrichtigungen, werden mit einem bestimmten DocuWare Benutzerkonto ausgeführt und verwenden die Berechtigungen dieses Benutzers. In der folgenden Liste werden alle Aufträge angezeigt, die für die Ausführung mit Ihren aktuellen Anmeldeinformationen konfiguriert sind. Wenn Sie die Anmeldeinformationen hier widerrufen, wird der Auftrag sofort gestoppt. In diesem Fall können Sie es nicht über Profil & Einstellungen reaktivieren. Rufen Sie das entsprechende Modul in den DocuWare Konfigurationen auf, um den Job neu zu starten.

Briefkörbe: Hier werden alle Ihre Briefkörbe angezeigt. Klicken Sie auf das Augensymbol, um einen Briefkorb auszublenden. Sie können die Briefkörbe sortieren und zusätzlich den Standard-Briefkorb ändern.

Ablagedialoge: Hier werden alle Ihnen zugewiesenen Ablagedialoge aufgelistet. Verwenden Sie das Augensymbol, um Ablagedialoge auszublenden und die Liste nach Bedarf zu sortieren. Die Ablagedialoge werden in der hier angegebenen Reihenfolge im Web Client angezeigt.

Suchdialoge: Hier werden alle Suchdialoge aufgelistet, die Ihnen zugewiesen sind. Verwenden Sie das Augensymbol, um alle Dialogfelder auszublenden und die Liste nach Bedarf zu sortieren. Die Suchdialoge werden im Web Client in der hier angegebenen Reihenfolge angezeigt.

Ergebnislisten: Hier werden alle Ihnen zugeordneten Ergebnislisten aufgelistet. Jede Ergebnisliste wird von einem Suchdialog - siehe oben - verwendet. Öffnen Sie eine Ergebnisliste, indem Sie auf das Kreuzsymbol klicken. Verwenden Sie das Augensymbol, um ein beliebiges Feld auszublenden, und sortieren Sie die Liste nach Bedarf. Die Ergebnislisten werden im Web Client in der hier angegebenen Reihenfolge angezeigt.

Suche über mehreren Archive: Hier werden alle Suchen über mehrere Aktenschränke hinweg gespeichert.

Um eine Suche in mehreren Archiven zu starten, wechseln Sie zurück in den DocuWare Client und gehen Sie zu Suchen > Suche über mehrere Archive > Neue Suche erstellen.

Wählen Sie die Archive aus, die Sie durchsuchen möchten, und fügen Sie einen Suchdialog hinzu.

Klicken Sie im Suchdialog auf die Schaltfläche Speichern .

Hinweis: In diesen Schritten können Sie die verwendete Kombination aus Archiven und Suchdialog speichern, nicht jedoch den eigentlichen Suchbegriff.

Formulare: Hier werden alle Ihnen zugeordneten DocuWare Formulare aufgelistet. Verwenden Sie das Augensymbol, um jedes Formular auszublenden, und sortieren Sie die Liste nach Bedarf. Die Formulare werden im Web Client in der hier angegebenen Reihenfolge angezeigt.

Viewer: Wählen Sie aus, wie ein Dokument im Docuware Viewer geöffnet werden soll:  

• DocuWare Viewer immer im gleichen Fenster öffnen: Der Viewer wird neben dem aktuellen Vorlagenfach oder der Ergebnisliste im selben Browserfenster geöffnet.

• DocuWare Viewer im neuen Fenster öffnen: Sie können die Browserfenster mit dem Viewer auf einen zweiten Bildschirm verschieben, z.B. für eine bessere Ansicht.

• DocuWare Viewer mit Indexdialog in neuem Fenster öffnen: Im Indexdialog können Sie die Indizierung bearbeiten oder Sie verwenden One-Click-Indexing , um Indexwerte direkt aus dem Inhalt des Dokuments hinzuzufügen.

Viewer-Werkzeugleisten: Klicken Sie auf das Augensymbol, um Werkzeuge auszublenden, die Sie nicht benötigen. Ordnen Sie die Werkzeuge bei Bedarf in der linken oder rechten Seitenleiste neu an.