Der Bereich Profil & Einstellungen im DocuWare Web Client ist die persönliche Verwaltungszentrale jedes Benutzers. Hier können Sie Kontodaten aktualisieren, Oberflächen-Einstellungen anpassen und Sicherheitsoptionen verwalten, etwa die zweistufige Verifizierung oder Anmeldeinformationen für automatisierte Aufträge. Alle Änderungen gelten nur für Ihr eigenes Konto und werden sofort im gesamten Web Client wirksam.
Über die Registerkarten können Sie Ihr Profil, Ihre Sicherheitseinstellungen und weitere Optionen bearbeiten:
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Profil
Persönliche Daten: Bearbeiten Sie Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse oder Ihre Anrede.
Abwesenheit: Legen Sie fest, dass Sie abwesend sind, damit Ihre Workflow-Aufgaben an einen anderen Benutzer weitergeleitet werden. Weitere Informationen finden Sie unter Vertretungsregeln.
Allgemein
Region: Wechseln Sie die Sprache der DocuWare Oberfläche. Beachten Sie, dass die Hilfe-Links für Englisch, Deutsch, Französisch, Spanisch und Japanisch innerhalb von DocuWare in der Sprache des Browsers geöffnet werden, nicht in der Sprache der DocuWare Oberfläche.
Sicherheit
Passwort ändern
Sie benötigen Ihr altes DocuWare Passwort, um ein neues zu erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter DocuWare Passwortrichtlinie.
Zweistufige Verifizierung
Die zweistufige Verifizierung erfordert zwei unabhängige Identitätsnachweise für die Anmeldung bei DocuWare:
Sie geben Ihren gewohnten DocuWare Benutzernamen und Ihr Passwort ein.
Sie bestätigen die Anmeldung mit einem sechsstelligen Verifizierungscode, den Ihre Authenticator-App generiert.
Mit der zweistufigen Verifizierung gewährt DocuWare den Zugang erst, wenn beide Faktoren bestätigt wurden. So wird das Risiko eines unbefugten Zugriffs selbst bei einem kompromittierten Passwort minimiert.
Ihre Optionen für die zweistufige Verifizierung
Ihr DocuWare Administrator kann in den Sicherheitseinstellungen Ihrer DocuWare Organisation eine der folgenden Konfigurationen auswählen. Je nach Einstellung stehen Ihnen in der Registerkarte Sicherheit unterschiedliche Optionen zur Verfügung.
Die zweistufige Verifizierung ist für diese Organisation nicht aktiviert. In diesem Fall wird in der Registerkarte Sicherheit der Begriff Zweistufige Verifizierung nicht angezeigt und Sie können die Funktion nicht aktivieren.
Die zweistufige Verifizierung ist für diese Organisation aktiviert. In diesem Fall können Sie die Funktion in der Registerkarte Sicherheit für Ihr Konto aktivieren und deaktivieren.
Ab DocuWare 7.14: Die zweistufige Verifizierung ist für diese Organisation erzwungen, Ihr Konto ist jedoch von der Richtlinie ausgenommen. In diesem Fall können Sie die Funktion in der Registerkarte Sicherheit aktivieren und deaktivieren.
Ab DocuWare 7.14: Die zweistufige Verifizierung ist für Ihr Konto erzwungen. In diesem Fall mussten Sie die zweistufige Verifizierung konfigurieren, bevor Sie sich bei DocuWare anmelden konnten. Hilfe dazu finden Sie im Artikel Anmeldung und Authentifizierung. In der Registerkarte Sicherheit können Sie die zweistufige Verifizierung neu konfigurieren, falls Sie Ihr Telefon oder Ihre Authenticator-App wechseln möchten.
Zweistufige Verifizierung für Ihr Konto aktivieren
Sie benötigen eine Authenticator-App auf Ihrem Mobiltelefon, die zeitbasierte Einmalpasswörter (TOTP) unterstützt, um die zweistufige Verifizierung zu verwenden.
So konfigurieren Sie die Authenticator-App:
Laden Sie die Authenticator-App herunter. Wenden Sie sich im Zweifelsfall an Ihre IT-Abteilung für Empfehlungen.
Wechseln Sie zu DocuWare Client > Profil & Einstellungen > Sicherheit.
Klicken Sie auf den Link Aktivieren, um ein neues Browserfenster mit einem QR-Code zu öffnen.
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Nehmen Sie Ihr Mobiltelefon und öffnen Sie die Authenticator-App.
Scannen Sie den QR-Code im Browserfenster Ihres DocuWare Profils. Die Authenticator-App erstellt automatisch einen neuen Eintrag für DocuWare.
Die Authenticator-App generiert nun alle 30 Sekunden ein neues sechsstelliges Einmalpasswort. Wenn bereits ein neues Passwort angezeigt wird, können Sie noch das vorherige verwenden. Es bleibt für eine kurze Übergangszeit gültig.
Wechseln Sie zurück zu DocuWare, geben Sie das erste sechsstellige Passwort im Browserfenster ein und klicken Sie auf Überprüfen.
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Im Fenster wird eine Erfolgsmeldung angezeigt und Sie werden automatisch abgemeldet.
Bei Ihrer nächsten Anmeldung fordert DocuWare Sie auf, Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort einzugeben. Nachdem diese Anmeldedaten überprüft wurden, erscheint ein zweiter Bildschirm, in dem der sechsstellige Einmalcode aus Ihrer Authenticator-App abgefragt wird.
Was tun, wenn Ihr Telefon verloren geht
Wenn das Mobiltelefon eines DocuWare Benutzers verloren geht, ist eine Anmeldung bei DocuWare nicht mehr möglich. Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren DocuWare Administrator. Je nach den organisationsweiten Sicherheitseinstellungen kann der Administrator
die zweistufige Verifizierung unter DocuWare Konfigurationen > Benutzerverwaltung deaktivieren, damit sich der Benutzer mit Benutzername und Passwort bei DocuWare anmelden kann,
oderdie zweistufige Verifizierung unter DocuWare Konfigurationen > Benutzerverwaltung erneut initiieren, damit der Benutzer die zweistufige Verifizierung mit einem anderen Mobiltelefon aktivieren kann.
Konfigurationen mit Ihrem Konto
Automatisierte Aufträge – wie Workflows und Benachrichtigungen – werden mit einem bestimmten DocuWare Benutzerkonto ausgeführt und übernehmen dessen Berechtigungen. Die Liste zeigt alle Aufträge, die mit Ihren aktuellen Anmeldeinformationen ausgeführt werden. Wenn Sie die Anmeldeinformationen hier widerrufen, wird der Auftrag sofort gestoppt. In diesem Fall können Sie ihn nicht über Profil & Einstellungen reaktivieren. Wechseln Sie zum entsprechenden Modul in den DocuWare Konfigurationen, um den Auftrag neu zu starten.
Anwendungen mit Ihrem Konto
DocuWare Anwendungen benötigen ein Benutzerkonto für die Anmeldung. Wenn ein Benutzer eine dieser Anwendungen zum ersten Mal startet, fordert DocuWare ihn auf, seine Anmeldeinformationen einzugeben. Aus Sicherheitsgründen werden die folgenden Anwendungen den Benutzer erneut zur Eingabe der Anmeldeinformationen auffordern, wenn sie 31 Tage lang nicht verwendet wurden:
Desktop Apps (einschließlich DocuWare Printer, Import, Scanner, Smart Connect, Edit&Send, Connect to Outlook, Windows Explorer Client, Workflow Designer)
Export
Benutzersynchronisierung
Local Data Connector
Make Connector
Power Automate Connector
Mobile Applications
Darüber hinaus werden Connect to Outlook, Windows Explorer Client und Workflow Designer Sie immer nach 90 Tagen auffordern, Ihre Anmeldeinformationen erneut einzugeben.
Sie können den Zugriff hier widerrufen. Die Anwendung mit dem Benutzerkonto kann nach dem Widerruf noch bis zu einer Stunde aktiv sein. Danach zeigt die Anwendung einen Anmeldebildschirm an und der Benutzer muss seine Anmeldeinformationen erneut eingeben.
Briefkörbe
Briefkörbe: Alle Ihre Briefkörbe werden hier angezeigt. Klicken Sie auf das Augensymbol, um einen Briefkorb auszublenden. Sie können die Briefkörbe sortieren und zusätzlich den Standard-Briefkorb ändern.
Ablagedialoge
Alle Ihnen zugewiesenen Ablagedialoge werden hier aufgelistet. Verwenden Sie das Augensymbol, um einen Dialog auszublenden, und sortieren Sie die Liste nach Bedarf.
Suchen
Suchdialoge: Alle Ihnen zugewiesenen Suchdialoge werden hier aufgelistet. Verwenden Sie das Augensymbol, um einen Dialog auszublenden, und sortieren Sie die Liste nach Bedarf.
Ergebnislisten: Alle Ihnen zugewiesenen Ergebnislisten werden hier aufgelistet. Jede Ergebnisliste gehört zu einem der oben genannten Suchdialoge. Öffnen Sie eine Ergebnisliste durch Klicken auf das Kreuzsymbol. Verwenden Sie das Augensymbol, um ein Feld auszublenden, und sortieren Sie die Liste nach Bedarf.
Suche über mehrere Archive: Alle Suchen über mehrere Archive werden hier gespeichert.
Um eine Suche über mehrere Archive zu starten, wechseln Sie zurück zum DocuWare Client und navigieren Sie zu Suchen > Mehrere Archive durchsuchen > Weitere Suche erstellen.
Wählen Sie die Archive aus, die Sie durchsuchen möchten, zusammen mit einem Suchdialog.
Klicken Sie im Suchdialog auf die Schaltfläche Speichern.
Hinweis: Mit diesen Schritten speichern Sie die Kombination aus Archiven und Suchdialog, nicht jedoch den eigentlichen Suchbegriff.
Formulare
Alle Ihnen zugewiesenen DocuWare Formulare werden hier aufgelistet. Verwenden Sie das Augensymbol, um ein Formular auszublenden, und sortieren Sie die Liste nach Bedarf.
Viewer
Viewer: Wählen Sie aus, wie ein Dokument im Viewer geöffnet werden soll.
DocuWare Viewer immer im selben Fenster anzeigen: Der Viewer wird neben dem aktuellen Briefkorb oder der Ergebnisliste im selben Browserfenster geöffnet.
DocuWare Viewer in einem neuen Fenster öffnen: Sie können die Browserfenster mit dem Viewer auf einen zweiten Bildschirm verschieben, z. B. für eine bessere Ansicht.
DocuWare Viewer mit Indexdialog in einem neuen Fenster öffnen: Im Indexdialog können Sie die Indexierung bearbeiten oder One Click Indexing verwenden, um Indexwerte direkt aus dem Dokumentinhalt zu übernehmen.
Viewer-Symbolleisten: Klicken Sie auf das Augensymbol, um Werkzeuge auszublenden, die Sie nicht benötigen. Ordnen Sie die Werkzeuge bei Bedarf der linken oder rechten Seitenleiste zu.