DocuWare Mobile

Mit der mobilen DocuWare App nutzen Sie die Funktionalität von DocuWare auf dem Smartphone. Sie greifen auf archivierte Dokumente zu, beteiligen Sie sich an Workflows und speichern neue Dokumente.

Die mobile DocuWare App ist für Android und iOS verfügbar, der Funktionsumfang ist für die beide Apps gleich.

Die mobile DocuWare App lässt sich mit DocuWare ab Version 7.0 verwenden. Für Kunden von DocuWare Cloud ist Nutzung von DocuWare Mobile im Funktionsumfang inbegriffen, für DocuWare On-Premises ist eine Lizenz erforderlich.

So richten Sie die mobile DocuWare App ein:

1. Installieren Sie die App aus dem App Store (iOS) oder dem Playstore(Android) auf Ihrem Smartphone.

2. Öffnen Sie den DocuWare Client und rufen im Hauptmenü den Punkt Mobile Apps auf.

3. Wechseln Sie auf dem Smartphone zum Einstellungsmenü "Verbindungen - DocuWare Login".

4. Scannen Sie den angezeigten QR Code oder geben Sie die URL Ihrer DocuWare Organisation manuell in der mobilen App auf dem Smartphone ein.

5. Geben Sie Ihre DocuWare Anmeldedaten ein.

6. Zum Schluss legen Sie fest, welche Briefkörbe, Ablage- und Suchdialoge und Listen in der App angezeigt werden sollen.

Dies sind die wichtigsten Funktionen der mobilen App:

Dokumente suchen und anzeigen

Sie finden archivierte Dokumente in der mobilen App mit den gewohnten Suchdialogen. Angezeigt werden die gefundenen Dokumente wie aus dem Web Client bekannt entweder als Kacheln mit Titel oder als Liste mit Miniaturvorschau, Titel und einigen Indexeinträgen.

Dokumente ablegen

Downloads oder neu fotografierte Dokumente legen Sie mit der Share-Funktion in einem DocuWare Archiv oder Briefkorb ab:

1. Öffnen Sie ein Dokument/Bild auf Ihrem Smartphone

2. Tippen Sie auf das Symbol für Teilen

3. Wählen Sie DocuWare aus der Liste der angebotenen Apps aus

4. Legen Sie einen Briefkorb oder einen Ablagedialog eines Archivs als Speicherziel fest und bestätigen Sie mit Hochladen.

5. Öffnen Sie die mobile DocuWare App, um den Upload abzuschließen: Bei der Auswahl eines DocuWare Archivs als Speicherort sehen Sie in der App den Bereich Bereit zur Ablage. Der jeweils zugewiesene Ablagedialog ist bereits hinterlegt. Zusätzlich können Sie das Dokument vor der Ablage noch indexieren.

Workflow-Aufgaben bearbeiten

Die Workflow-Aufgaben werden in einem eigenen Bereich angezeigt und lassen sich direkt auf dem Smartphone bearbeiten. Dafür stehen unter anderem die Workflow-Stempel bereit. Die Stempel werden automatisch auf eine freie Stelle platziert, können aber auch verschoben werden. In einer Vorschau überprüfen Sie bei Bedarf die Platzierung.

Archivierte Dokumente teilen oder weiterleiten

Laden Sie archivierte Dokumente auf das Smartphone herunter. Dies ist als PDF sowie im Originalformat möglich. Um die Dokumente unter anderem per E-Mail oder What's App an Dritte weiterzureichen, rufen Sie aus dem Dokumentenmenü Teilen auf und wählen einen Kontakt.

Dokumente klammern

An bereits archivierte Dokumente können weitere Dokumente oder Fotos angehängt werden. Öffnen Sie das archivierte Dokument und rufen im Dokumentenmenü die Funktion Dokument klammern auf. Im Anschluss wählen Sie den Briefkorb, in welchen sich das anzuhängende Dokument/Foto befindet. Nachdem Sie das entsprechende Dokument/Foto markiert haben, bestätigen Sie mit Klammern die Ausführung.

Indexdaten bearbeiten

Indexdaten können im Dokumentenmenü direkt bearbeitet werden. Dies gilt sowohl für Dokumente wie auch für Datensätze. Treffen Sie die Entscheidungen für einen Datensatz und reichen ihn im Workflow weiter.

Indexdaten lassen sich auch in Tabellenform zusammenfassen. Solche Indextabellen kommen zum Beispiel bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen zum Einsatz. Einzelne Posten werden über Indextabellen in DocuWare abgebildet und so beispielsweise verschiedenen Kostenstellen zugewiesen. In der mobilen App können die einzelnen Einträge der Tabellenfelder eingesehen und auch geändert werden. Fügen Sie neue Zeilen ein oder löschen bestehende Zeilen.

Das Arbeiten mit Indextabellen ist auch auf dem Smartphone sowohl im Rahmen von Workflow-Entscheidungen möglich als auch unabhängig von Workflows beim Zugriff auf archivierte Dokumente und deren Indexeinträge.