Wechseln Sie zur neuen App
Für DocuWare auf mobilen Geräten steht Ihnen die neue DocuWare Mobile App zur Verfügung, die kontinuierlich weiterentwickelt wird. Die neue App funktioniert mit DocuWare Cloud und mit On-Premises-Systemen ab DocuWare Version 7.10, sofern die neueste Minor-Version installiert ist. Die hier beschriebene DocuWare Mobile App Classic bleibt weiterhin nutzbar, wird jedoch nicht mehr aktualisiert.
Mit der mobilen DocuWare App nutzen Sie die Funktionalität von DocuWare auf dem Smartphone. Sie greifen auf archivierte Dokumente zu, beteiligen sich an Workflows und speichern neue Dokumente.
Die mobile DocuWare App ist für Android und iOS verfügbar, der Funktionsumfang ist für beide gleich.
Die mobile DocuWare App lässt sich mit DocuWare ab Version 7.0 verwenden. Für Kunden von DocuWare Cloud ist die Nutzung von DocuWare Mobile im Funktionsumfang inbegriffen, für DocuWare On-Premises ist eine Lizenz erforderlich.
Wildcard-Zertifikate werden nicht unterstützt
Wildcard-Zertifikate werden derzeit für die DocuWare Mobile App nicht unterstützt.
So richten Sie die mobile DocuWare App ein:
Installieren Sie die App aus dem App Store (iOS) oder dem Play Store (Android) auf Ihrem Smartphone.
Öffnen Sie den DocuWare Client und rufen Sie im Hauptmenü den Punkt Mobile Apps auf.
Wechseln Sie auf dem Smartphone zum Einstellungsmenü „Verbindungen - DocuWare Login“.
Scannen Sie den angezeigten QR-Code oder geben Sie die URL Ihrer DocuWare Organisation manuell in der mobilen App auf dem Smartphone ein.
Geben Sie Ihre DocuWare Anmeldedaten ein.
Zum Schluss legen Sie fest, welche Briefkörbe, Ablagedialoge, Suchdialoge und Listen in der App angezeigt werden sollen.
Dies sind die wichtigsten Funktionen der mobilen App:
Dokumente suchen und anzeigen
Sie finden archivierte Dokumente in der mobilen App mit den gewohnten Suchdialogen. Die gefundenen Dokumente werden wie im Web Client angezeigt, entweder als Kacheln mit Titel oder als Liste mit Miniaturvorschau, Titel und einigen Indexeinträgen.
Dokumente ablegen
Downloads oder neu fotografierte Dokumente legen Sie mit der Teilen-Funktion in einem DocuWare file cabinet oder document tray ab:
Öffnen Sie ein Dokument/Bild auf Ihrem Smartphone
Tippen Sie auf das Teilen-Symbol
Wählen Sie DocuWare aus der Liste der angebotenen Apps aus
Legen Sie einen Briefkorb oder einen Ablagedialog eines Archivs als Speicherziel fest und bestätigen Sie mit Hochladen.
Öffnen Sie die mobile DocuWare App, um den Upload abzuschließen: Bei der Auswahl eines DocuWare Archivs als Speicherort sehen Sie in der App den Bereich Bereit zur Ablage. Der jeweils zugewiesene Ablagedialog ist bereits hinterlegt. Zusätzlich können Sie das Dokument vor der Ablage noch indexieren.
Workflow-Aufgaben bearbeiten
Die Workflow-Aufgaben werden in einem eigenen Bereich angezeigt und lassen sich direkt auf dem Smartphone bearbeiten. Dafür stehen unter anderem die Workflow-Stempel bereit. Die Stempel werden automatisch auf eine freie Stelle platziert, können aber auch verschoben werden. In einer Vorschau überprüfen Sie bei Bedarf die Platzierung.
Archivierte Dokumente teilen oder weiterleiten
Laden Sie archivierte Dokumente auf das Smartphone herunter. Dies ist als PDF sowie im Originalformat möglich. Um die Dokumente per E-Mail, WhatsApp oder über andere Anwendungen mit Dritten zu teilen, rufen Sie im Dokumentenmenü Teilen auf und wählen einen Kontakt.
Dokumente klammern
An bereits archivierte Dokumente können weitere Dokumente oder Fotos angehängt werden. Öffnen Sie das archivierte Dokument und rufen Sie im Dokumentenmenü die Funktion Dokument klammern auf. Im Anschluss wählen Sie den Briefkorb, in dem sich das anzuhängende Dokument/Foto befindet. Nachdem Sie das entsprechende Dokument/Foto markiert haben, bestätigen Sie die Ausführung mit Klammern.
Indexdaten bearbeiten
Indexdaten können im Dokumentenmenü direkt bearbeitet werden. Dies gilt sowohl für Dokumente als auch für Datensätze. Treffen Sie die Entscheidungen für einen Datensatz und reichen Sie ihn im Workflow weiter.
Indexdaten lassen sich auch in Tabellenform zusammenfassen. Solche Indextabellen kommen zum Beispiel bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen zum Einsatz. Einzelne Posten werden über Indextabellen in DocuWare abgebildet und so beispielsweise verschiedenen Kostenstellen zugewiesen. In der mobilen App können die einzelnen Einträge der Tabellenfelder eingesehen und auch geändert werden. Fügen Sie neue Zeilen ein oder löschen Sie bestehende Zeilen.
Das Arbeiten mit Indextabellen ist auch auf dem Smartphone möglich, sowohl im Rahmen von Workflow-Entscheidungen als auch unabhängig von Workflows beim Zugriff auf archivierte Dokumente und deren Indexeinträge.
Funktionsübersicht der mobilen DocuWare App
Dokumente anzeigen
Anzeige von Dokumenten im speziell auf mobile Geräte angepassten DocuWare Viewer – unabhängig davon, in welchem Format die Dokumente archiviert wurden
Aufrufen von Suchdialogen und Aufgabenlisten
Nutzung von Auswahllisten und gefilterten Auswahllisten in Suchdialogen
Dokumente ablegen
Dokumente über die Teilen-Funktion im Archiv ablegen
Über die Teilen-Funktion Dokumente aus anderen Apps in DocuWare Mobile laden
Dokumente in den Briefkorb laden und anzeigen sowie von dort aus im Archiv ablegen
Auswahllisten und gefilterte Auswahllisten in Ablagedialogen verwenden
Intelligent Indexing-Vorschläge für die Ablage aus Briefkörben nutzen
Dokumente bearbeiten
Auf Task Manager basierende Workflows über mobile Geräte steuern: Unterstützung der Stempelfunktionen von DocuWare (Stichwortfelder werden nicht unterstützt), auch Bild-Stempel; Indexdaten bearbeiten
Indextabellen von archivierten Dokumenten bearbeiten, z. B. einzelne Rechnungspositionen einer Kostenstelle zuweisen oder freigeben
Workflow-Dokumente bearbeiten (mit Lizenz Workflow Manager)
Zu bearbeitende Aufgaben und die damit verbundenen Dokumente werden in einer automatischen Liste gesammelt
Workflow-Aufgaben bearbeiten: Entscheidungen treffen durch Setzen von Stempeln
Indextabellen von Workflow-Dokumenten bearbeiten, z. B. einzelne Rechnungspositionen einer Kostenstelle zuweisen oder freigeben
Mobile DocuWare Apps mit DocuWare verbinden
Verbindungen einrichten, bearbeiten und löschen – mit Verbindungsname, Hostname, Benutzername und Organisation
Verbindungsdetails in einer Liste öffnen und mit einem Klick anzeigen
Per QR-Code mit DocuWare verbinden
Integrierter QR-Code-Scanner
Sicherheit
Benutzerautorisierung über Single Sign-On
Übertragung der Dokumente vom DocuWare Server zu DocuWare Mobile per HTTPS (sichere Verschlüsselung des Protokolls per SSL)