Um neue Apps in Microsoft Teams einzurichten und zu verwenden, ist in den meisten Unternehmen eine spezielle Genehmigung erforderlich. Ist dies der Fall, gilt dies natürlich auch für die App DocuWare für Microsoft Teams. Zusätzlich benötigt die App Berechtigungen für bestimmte Aktionen, wie zum Beispiel das Archivieren von Dokumenten.
Für die Nutzung der App benötigen Sie die URL zu einer DocuWare Organisation.
Tipp: Um die Einrichtung für alle Mitarbeiter möglichst einfach zu halten, sollte der Administrator die App einmalig für das gesamte Unternehmen freigeben.
Hier sehen Sie alle
Microsoft Teams öffnen und sich bei Microsoft anmelden (wenn noch nicht geschehen)
DocuWare App für Microsoft Teams installieren
Verwendung der App genehmigen lassen – nach Möglichkeit durch den Administrator
Der App die nötigen Berechtigungen erteilen – nach Möglichkeit durch den Administrator
Microsoft Geschäftskonto (Mandant) und DocuWare Organisation per URL verbinden – nach Möglichkeit durch den Administrator
Bei Nachricht mit angehängter Datei den Befehl zum Import der angehängten Datei geben
DocuWare App in den Chat oder Kanal installieren
Bei DocuWare anmelden
Briefkorb oder Archiv mit Ablagedialog auswählen
Falls das Ziel ein Archiv ist, das Dokument indexieren
Freigabe der App (Administrator)
Um die App für Microsoft Teams für alle Mitarbeiter freizugeben, meldet sich der Administrator mit dem Geschäftskonto seiner Organisation als „Microsoft global adminstrator" im Microsoft Teams Admin Center an.
Im Bereich Org Wide Permissions der App-Einstellungen genehmigt er die Verwendung der App und erteilt folgende Berechtigungen:
den Empfang von Nachrichten und Daten
das Senden von Nachrichten und Benachrichtigungen
Zugriff auf Profilinformationen wie Name, E-Mail-Adresse, Firmenname und bevorzugte Sprache
den Erhalt von Nachrichten und Benachrichtigungen in einem Kanal oder Chat
das Senden von Nachrichten und Benachrichtigungen in einem Kanal oder Chat
den Zugriff von auf Informationen aus diesem Team oder Chat, wie z. B. Team- oder Chat-Name, Channel-Liste (einschließlich der Namen und E-Mail-Adressen der Team- oder Chat-Mitglieder) – und Nutzung dieser zur Kontaktaufnahme
Damit kann die DocuWare App von allen Mitarbeitern hinzugefügt und verwendet werden, ohne dass diese erneut die Genehmigung einholen und erteilen müssen.
Wenn zum ersten Mal ein Dokument aus Microsoft Teams in DocuWare importiert werden soll, fragt die App zunächst nach dem Link zur DocuWare Organisation:
Auch die Eingabe der Verbindungs-URL sollte nach Möglichkeit der Adminstrator übernehmen, um Fehler zu vermeiden.
Es lässt sich pro Microsoft Mandant jeweils nur eine DocuWare Organisation verbinden – ein Microsoft Mandant ist zum Beispiel ein Geschäftskonto mit mehreren Benutzern.
Installation der App (Benutzer)
Um nun Dokumente aus Microsoft Teams in DocuWare zu archivieren können, installieren die Mitarbeiter die DocuWare App in ihrem Microsoft Teams. Wechseln Sie dazu in den Bereich „Apps" von Microsoft Teams und geben Sie „DocuWare" in die Suchzeile ein. Öffnen Sie die App.
Nach dem Hinzufügen der DocuWare App sehen Sie zwei Änderungen in Ihrem Microsoft Teams Account:
Der DocuWare Chat wurde eingefügt.
Im Optionen-Menü einer Chat- oder Kanal-Nachricht befindet sich der DocuWare Button Anhänge importieren.
Damit können Sie die App Connect to Teams verwenden.
Hinweis:
Microsoft Teams speichert alle Dateien in Microsoft OneDrive for Business (Dateien in Chats) oder Sharepoint (Dateien in Channels). Damit ein Benutzer auf diese Dateien zugreifen und in DocuWare importieren kann, benötigt der Benutzer eine Lizenz für OneDrive/SharePoint und entsprechende Zugriffsberechtigungen auf die Ordner in OneDrive/SharePoint.