Connect to DATEV Unternehmen Online

Prev Next

Die DocuWare Schnittstelle zu DATEV Unternehmen Online (DUO) ruft die aus DocuWare bereitgestellten Belege, gegebenenfalls. mit ihren Indexwerten, ab und erzeugt daraus Buchungsdaten. Die Übertragung erfolgt mit Hilfe des Belegtransfers an DATEV Unternehmen Online.

Mehr zum Funktionsumfang der Schnittstelle inklusive Präsentationsvideo

Für die Anbindung von DATEV Unternehmen Online an DocuWare ist immer eine Zusatzlizenz erforderlich: entweder DocuWare Cloud Connect to DATEV Unternehmen Online oder – bei DocuWare als On-Premises System – DocuWare Connect to DATEV Unternehmen Online. Das Konnektor-Modul wird von DocuWare Professional Services beim Kunden installiert und konfiguriert.

Die folgende Beschreibung dient als Hilfestellung für die Anwendung der Schnittstelle.

Anwendung starten

Die Anwendung starten Sie entweder über eine Verknüpfung auf der Desktop-Oberfläche oder über das Windows-Startmenü im Programmordner von DocuWare.

Belegdaten abrufen

Um den aktuellen Status der in DocuWare freigegebenen Belege abzurufen, klicken Sie auf Belege abrufen.

Je nach Datenmenge kann der Vorgang etwas Zeit in Anspruch nehmen.

Anschließend sehen Sie die abgerufenen Belege. Sollte ein Hinweis/Fehler im Feld Meldungen angezeigt werden, sollten/müssen Sie diese Rechnungen zunächst in DocuWare korrigieren.

Buchungen exportieren

Um die Belege an DATEV Unternehmen Online zu übertragen, klicken Sie auf Buchungsstapel exportieren.

Je nach Datenmenge kann dieser Vorgang etwas Zeit in Anspruch nehmen.

Ist der Export abgeschlossen, wird Ihnen im Fenster Aufgaben die Anzahl der verarbeiteten Belege angezeigt.

Für den Export gibt es drei Möglichkeiten:

  • Nur Belege: Um nur die Belge (PDF) an DUO zu übertragen, muss der Datenumfang in der jeweiligen Mandanten-Konfiguration mit Nur Belege ausgewählt werden.

  • Belege mit Verwaltungsdaten: Hierbei wird zu dem Beleg noch der Beleglink an DUO übertragen. Dafür muss der Datenumfang in der jeweiligen Mandanten-Konfiguration mit Belege mit Verwaltungsdaten ausgewählt werden.

  • Belege mit Verwaltungs- und Belegsatzdaten: Um zusätzlich zum Beleg die Rechnungsdaten an DUO zu übertragen, muss der Datenumfang in der jeweiligen Mandanten-Konfiguration mit Belege mit Verwaltungs- und Belegsatzdaten ausgewählt werden. Hierfür gibt es vier Pflichtfelder: Rechnungsnummer, Belegdatum, Rechnungsbetrag und Währungskennzeichen. Sobald der Datenumfang auf Belege mit Verwaltungs- und Belegsatzdaten gesetzt wurde, müssen Sie mind. diese vier Felder füllen und übertragen.

Belegtransfer

Je nach Export-Art unterscheidet sich auch der Belegtransfer.

Nur Belege

Im Belegtransfer muss bei der entsprechenden Konfiguration der Verzeichnistyp Standard ausgewählt werden, hierfür gibt es keine XML-Schnittstelle online.

DATEV Version 5

Belege mit Verwaltungsdaten

Im Belegtransfer muss bei der entsprechenden Konfiguration der Verzeichnistyp XML-Schnittstelle online ausgewählt werden. Nur so kann der Beleglink an DUO übergeben werden.

DATEV Version 3

DATEV Version 5

Belege mit Verwaltungs- und Belegsatzdaten

Um die Verwaltung und Belegsatzdaten an DUO zu übertragen, muss der Verzeichnistyp XML-Schnittstelle online ausgewählt werden (wie bei den Belegen mit Verwaltungsdaten). Nur so können die Indexdaten der Rechnungen an DUO übergeben werden.

Um die Buchungsdaten der Rechnung an Kanzlei ReWe zu übergeben, müssen die Rechnungen in DUO bereitgestellt werden.

DATEV Rechnungsdatenservice 1.0

Mit dem Rechnungsdatenservice 1.0 können Daten direkt in Unternehmen Online hochgeladen werden, ohne den Belegtransfer.

Zudem können einige Stammdaten (Unternehmen, Wirtschaftsjahre) importiert werden.

Hierzu authentifiziert sich die Schnittstelle direkt an DATEV mithilfe der SmartCard oder dem SmartLogin.

Für den Rechnungsdatenservice 1.0 entstehen weitere gestaffelte Kosten bei DATEV und dieser muss vom Steuerberater bestellt / freigegeben werden.

Zusätzlich sind folgende Einstellungen in DATEV nötig:

  1. Die Bearbeitungsform muss auf “Erweitert” gesetzt sein.

  2. In den DATEV Unternehmen Online müssen die Wirtschaftsjahre angelegt sein.

Bei der Übertragung an Unternehmen Online erhält die Schnittstelle verschiedene Rückmeldungen / Informationen von DUO. Diese werden durch die Schnittstelle in entsprechende Felder in DocuWare geschrieben.

Update der Schnittstelle

Für Connect to DATEV Unternehmen online in lokal installierten DocuWare Systemen (on-premises)

Das Update der Schnittstelle für Connect to DATEV Unternehmen online ist beim Update auf DocuWare Version 7.11 erforderlich.

Für die Version Connect to DATEV Unternehmen online 2.x finden Sie die Anleitung im folgenden Abschnitt.

Falls eine 1.x Version der Schnittstelle im Einsatz ist sollte, ist eine gesonderte Anleitung für ein Update nötig. Wenden Sie sich dafür an Ihren DocuWare Kontakt.  

  1. Laden Sie die aktuelle Version von Connect to DATEV Unternehmen online hier herunter.

  2. Kopieren Sie die aktuelle set.cfg Datei als Backup - Pfad dazu: "%ProgramData%\DocuWare\DWExport.DatevUO\Settings"

  3. Falls vorhanden, halten Sie Windows Aufgaben an,

  4. Schließen Sie die aktiven Instanzen der Schnittstelle.

  5. Führen Sie die .exe Datei mit administrativen Berechtigungen aus-  

  6. Stellen Sie wie im Screenshot unten gezeigt sicher, dass die Option Update auf ... ausgewählt ist.

  7. Wählen Sie bei den weiteren Schritten Weiter > Installieren > Fertigstellen aus.  

  8. Damit öffnet sich die Schnittstelle in der aktuellen Version.  

  9. Führen Sie einen Testexport aus, um sicherzustellen, dass alles wie erwartet funktioniert.

  10. Starten Sie gegebenenfalls die zuvor angehaltenen Windows Aufgaben.