Backup

Um die Geschäftskontinuität zu gewährleisten, müssen ein DocuWare System und seine Services durchgängig betriebsbereit sein. Benutzer sollen jederzeit auf Dokumente, Daten und Anwendung zugreifen können.

Verfügbarkeit

Da ein Dokumentenmanagement-System meist in eine heterogene IT-Infrastruktur eingebettet ist, kann es aus Gründen, die zunächst nichts mit dem DMS zu tun haben, dennoch zu einem Ausfall kommen - beispielsweise durch einen Hardwarecrash oder durch eine Infizierung von Client-Rechnern im Unternehmen mit Schadsoftware.

Einem Ausfall einzelner Server oder Komponenten kann DocuWare durch seine Skalierbarkeit vorbeugen: Server und andere Komponenten können mehrfach installiert werden, so dass redundante Komponenten die im Falle eines Hardwarecrashs ausgefallenen Funktionen nahtlos übernehmen können (siehe voriges Kapitel).

Um die Schäden im Fall eines möglichen Datenverlustes so gering wie möglich zu halten, sollten die Datenbank sowie wichtige Dateiorte regelmäßig gesichert werden.

Hinweis: Ein geografisch verteiltes System ist nur aufwendig zu realisieren und wird daher nur mit begleitender intensiver Beratung durch DocuWare Professional Services empfohlen.

Datensicherung

Für die Daten und Dokumente im DocuWare System sollten Sicherungsläufe etabliert sein, damit sich die Daten im Falle eines Hardwarecrashs unverzüglich wieder einspielen lassen.

Die Sicherung der DocuWare Datenbanken und Speichorte ist in der Verwantwortung der Unternehmens-IT. Es gibt keinen DocuWare Mechnismus, der die Datenbanken und Speicherorte automatisch sichert.

Folgende DocuWare-Komponenten müssen für ein Backup extern gesichert werden, damit Sie im Falle eines Hardwarecrashs wieder zur Verfügung stehen:

Datenbanken

Die von DocuWare unterstützten Datenbanksystem verfügen über eigene Applikationen zur Datensicherung. Bitte verwenden Sie diese Applikationen, um die folgenden Datenbanken zu sichern:

DWSYSTEM: system- und organisationsrelevante Daten
DWDATA: systeminterne Informationen für das Suchen und Finden von Dokumenten
DWNOTIFICATION: E-Mail-Benachrichtigungen (optional)
DWWORKFLOWENGINE: Daten zu Prozessautomatisierungen

Falls Sie bei Datenverlust über kein aktuelles Backup der DWDATA verfügen, kann diese Datenbank notfalls auch über das Metadaten-Backup auf Dateiebene wiederhergestellt werden.

Damit diese Möglichkeit im Falle eines Datenverlusts besteht, müssen die Metadaten im ZIP-basierten Format DWX im Speicherort des Archivs gesichert worden sein. Dazu aktivieren Sie in den Archiveinstellungen unter Allgemein > Mehr Optionen > Informationen für Administratoren die Option Indexdaten-Backup im Speicherort.

Mit der Konsolenapplikation Document Tool lassen sich diese redundant gespeicherten Metadaten wieder einspielen.

Speicherort-Inhalte

Ein Speicherort ist ein Dateiverzeichnis im Netzwerk, in dem Dokumente und Dateien aus unter anderem den Archiven und Briefkörben gespeichert werden. Sie finden eine Auflistung Ihrer Storage Locations in der DocuWare Administration unter DocuWare System > Speicherorte.

System Storage

In diesem Ordner werden verschiedene wichtige Daten, u.a. für DocuWare Forms, gespeichert. Sie finden den System Storage Pfad in der DocuWare Administration unter

DocuWare System / Allgemein / System Storage Pfad

Volltext-Dateien

Der Volltextserver speichert Daten aus Dokumenten und nutzt sie für Suchanfragen. Die Daten sind standardmäßig auf dem Rechner gespeichert, auf dem auch der Volltext-Server installiert ist.

Um nach einem Systemausfall schnell wieder arbeiten zu können, ist es sinnvoll, diese Katalogdateien im Rahmen eines Backups zu sichern, so dass sie ohne großen Aufwand schnell wieder hergestellt werden können.

Sie finden den Pfad zu den Volltext-Dateien in der DocuWare Administration unter

DocuWare System / Data connections / fulltext server connection

Falls kein Backup der Volltext-Katalogdateien existiert, lassen sie sich im Notfall auch aus der DocuWare Datenbank wiederherstellen.

Konfigurationsdateien

DocuWare verfügt über zusätzliche Einstellungen, die ebenfalls gesichert werden sollten:

Server Einstellungen in %ProgramData%\DocuWare
Dieses Verzeichnis enthält u.a. Server- und Desktopkonfigurationen.
DocuWare Desktop Einstellungen
Die Konfigurationen der DocuWare Desktop App werden üblicherweise im Ordner ProgramData%\DocuWare\Desktop gesichert. Falls der Desktop Service nicht unter dem System User ausgeführt wird, werden diese Dateien unter %LocalAppData%\DocuWare\Desktop des entsprechenden Benutzers gespeichert.
COLD Konfigurationen (DocuWare 5.x)
In älteren DocuWare Versionen war es möglich, COLD Konfigurationen anzulegen. Falls Sie darüber verfügen, sollten Sie diese Konfigurationen sichern. Sie finden den Pfad in der DocuWare Administration unter DocuWare System / General / COLD Directory.