--- title: "Auswahllisten" slug: "auswahllisten" updated: 2026-11-06T13:45:47Z published: 2026-11-06T13:45:47Z canonical: "knowledgecenter.docuware.com/auswahllisten" --- > ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://knowledgecenter.docuware.com/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Auswahllisten Auswahllisten helfen Benutzern beim Ausfüllen von Indexfeldern. Wenn ein Benutzer ein Feld ausfüllt, bietet die Auswahlliste vordefinierte Einträge an, zum Beispiel Kostenstellen. Das Auswählen eines Eintrags spart Zeit und vermeidet Tippfehler. Weil alle dieselbe Schreibweise wählen, werden Dokumente einheitlich abgelegt und sind leichter zu finden. Auswahllisten werden in Ablagedialogen, Ergebnislisten und Formularen sowie beim Einrichten von Workflow-Kriterien verwendet. Eine Auswahlliste ordnen Sie in der Archivkonfiguration einem Dialogfeld zu und im Formulardesigner einem Formularfeld. Unter DocuWare Konfigurationen > Auswahllisten sehen Sie alle Auswahllisten Ihrer Organisation. Dort richten Sie auch Auswahllisten ein, die auf Datenquellen außerhalb von DocuWare basieren. Das ist auch dann möglich, wenn in DocuWare noch kein Archiv angelegt wurde. ## Berechtigungen für Auswahllisten Um Auswahllisten in DocuWare Konfigurationen zu sehen, benötigen Benutzer das funktionale Recht „Auswahllisten konfigurieren“. Mit diesem Recht können sie Auswahllisten anlegen, ändern und löschen. Funktionale Rechte vergeben Sie unter DocuWare Konfigurationen > Benutzerverwaltung. Mit dem funktionalen Recht „Feste Auswahllisten bearbeiten“ sehen Benutzer im Ablagedialog einen Link, der eine feste Auswahlliste in DocuWare Konfigurationen öffnet. Dort können sie die Liste direkt bearbeiten. Mit diesem Recht können sie keine Auswahllisten anlegen oder löschen. ## Arten von Auswahllisten ### Interne, feste und externe Auswahllisten Auswahllisten unterscheiden sich darin, woher ihre Daten stammen: - Interne Auswahllisten stammen aus DocuWare selbst. Jedes Indexfeld hat seine eigene Standardauswahlliste, die DocuWare automatisch aus den Werten aufbaut, die Benutzer zuvor in dieses Feld eingegeben haben. Andere interne Auswahllisten verwenden Daten, die DocuWare bereits enthält, etwa Benutzer, Rollen, Gruppen oder Vertretungsregeln. - Feste Auswahllisten stammen aus einer Quelle außerhalb von DocuWare, zum Beispiel aus einer Datenbank oder einer einfachen Textdatei. DocuWare importiert sie einmalig und speichert sie, sodass sie schnell geöffnet werden. - Externe Auswahllisten stammen ebenfalls aus einer Quelle außerhalb von DocuWare. DocuWare liest sie bei jedem Öffnen des Feldes neu aus der Quelle, sodass sie immer dem aktuellen Stand der Quelle entsprechen. ### Einspaltige und mehrspaltige Auswahllisten Stellen Sie sich eine Auswahlliste als Tabelle mit einer oder mit mehreren Spalten vor. Die Anzahl der Spalten entscheidet darüber, ob sich die Auswahlliste filtern lässt, das heißt, ob sie nur die Einträge anzeigt, die zu den Einträgen in anderen Feldern des Dialogs passen. - Einspaltige Auswahllisten lassen sich nicht filtern. Die Standardauswahlliste bildet die Ausnahme. DocuWare baut sie automatisch aus früheren Eingaben auf, und sie lässt sich nach den Werten filtern, die zusammen mit den Einträgen in anderen Feldern gespeichert wurden. - Mehrspaltige Auswahllisten lassen sich filtern. Sie bringen Daten von außerhalb von DocuWare in den Dialog, zum Beispiel Kunden- oder Lieferantenstammdaten. Mehr zum Thema [Importieren und Filtern einer mehrspaltigen Auswahlliste](/docs/de/auswahllisten#importing-and-filtering-a-multicolumn-select-list). **Hinweis: Auswahlliste einem Dialogfeld zuordnen** Eine Auswahlliste steht Benutzern erst zur Verfügung, wenn sie einem [Dialogfeld](/v1/docs/dialogs#list) zugeordnet wurde. ## Neue Auswahlliste erstellen Eine Auswahlliste aus einer Datenquelle außerhalb von DocuWare erstellen Sie in zwei Schritten. ### Schritt 1: Modus auswählen Feste und externe Auswahllisten verwenden beide eine Datenquelle außerhalb von DocuWare. - **Fest**: DocuWare importiert die Liste einmalig und stellt sie bereit, ohne erneut auf die Datenquelle zuzugreifen. Benutzer erhalten die Liste daher im DocuWare Client sehr schnell. Eine feste Auswahlliste können Sie auch direkt in diesem Dialog eingeben: Wählen Sie dazu unterhalb der Liste das Plus-Symbol. - **Extern**: DocuWare liest die Einträge bei jedem Öffnen der Liste aus der Datenquelle. Die Liste entspricht immer dem aktuellen Stand der Datenquelle. Feste und externe Auswahllisten lassen sich filtern, wenn sie mehrere Spalten haben. Mehr zum Thema [Importieren und Filtern einer mehrspaltigen Auswahlliste](/docs/de/auswahllisten#importing-and-filtering-a-multicolumn-select-list). ### Schritt 2: Datenquelle auswählen Die Liste **Quelle** zeigt die Dateiverbindungen Ihrer Organisation und, bei On-Premises-Systemen, die Datenbankverbindungen. Sie können auch eine Datei von Ihrem Computer hochladen. #### Lokale Datei importieren Eine feste Auswahlliste können Sie als Datei von Ihrem Computer importieren. Für eine einspaltige Auswahlliste verwenden Sie eine TXT-Datei. Für eine mehrspaltige Auswahlliste verwenden Sie eine CSV-Datei in UTF-8-Kodierung mit Semikolon als Trennzeichen. **Wichtig: Listentrennzeichen auf Semikolon einstellen, bevor Sie die Datei in Excel speichern** Excel verwendet das in Windows eingestellte Listentrennzeichen, und dieses ist von der Sprache abhängig. Englischsprachiges Windows verwendet ein Komma, deutsches oder französisches Windows dagegen zum Beispiel ein Semikolon. Wenn Sie die CSV-Datei mit Excel unter einem englischsprachigen Windows speichern, stellen Sie zuerst in den Windows-Regionseinstellungen das Listentrennzeichen auf ein Semikolon um. Andernfalls lässt sich eine Liste mit mehr als einer Spalte nicht importieren. #### Dateiverbindung verwenden Eine [Dateiverbindung](https://knowledgecenter.docuware.com/docs/file-connections) legt unter anderem eine Datei und ihren Speicherort fest. Wenn die Auswahlliste eine Dateiverbindung verwendet, greift DocuWare auf den Speicherort zu und lädt die Datei. #### Datenbankverbindung verwenden Bei einer Datenbankverbindung greift DocuWare direkt auf eine Datenbank zu, zum Beispiel auf die Datenbank eines CRM-Systems. DocuWare unterstützt MSSQL, MySQL und ODBC als Datenbanktypen. Ab DocuWare 7.14 erstellen Sie eine Datenbankverbindung im [DocuWare Server Manager](/help/docs/de/server-manager-database-connections). In früheren Versionen erstellen Sie sie in der DocuWare Administration unter System > Datenverbindungen. Wenn Kunden von DocuWare Cloud externe Quellen über eine Datenbankverbindung anbinden, können die Daten gefiltert werden, bevor sie an DocuWare übertragen werden. Wählen Sie mindestens ein Datenbankfeld aus und geben Sie einen Wert für die Filterung ein, zum Beispiel Delivered für den Status. Außer den Systemvariablen stehen noch keine vordefinierten Indexeinträge zur Verfügung, geben Sie die Filterkriterien daher manuell ein. Wählen Sie **Aktualisieren** aus, um eine Vorschau der gefilterten Datensätze anzuzeigen. **Hinweis: Dateiverbindung in DocuWare Cloud verwenden** Aus Sicherheitsgründen ist der Zugriff auf Datenbankverbindungen in DocuWare Cloud nicht möglich. Binden Sie externe Auswahllisten in DocuWare Cloud über eine Dateiverbindung an. Eine Auswahlliste lässt sich nur filtern, wenn sie eine mehrspaltige Tabelle ist. Mehr zum Thema [Importieren und Filtern einer mehrspaltigen Auswahlliste](/docs/de/auswahllisten#importing-and-filtering-a-multicolumn-select-list). #### Archiv als Quelle verwenden Ab DocuWare 7.12 können Sie ein Archiv direkt als Quelle einer Auswahlliste auswählen. Das funktioniert in DocuWare Cloud und in On-Premises-Systemen. Beispiel: Lieferantenstammdaten werden in einem Archiv erfasst und gepflegt. Die Firmennamen stehen in der Lieferanten-Auswahlliste des Rechnungsarchivs zur Verfügung. ## Mehrspaltige Auswahlliste importieren und filtern Eine mehrspaltige Auswahlliste ist eine Tabelle. Jede Spalte enthält die Werte für ein Dialogfeld, und jede Zeile enthält Werte, die zusammengehören, zum Beispiel eine Firma und einen ihrer Ansprechpartner: | **Firma** | **Kontakt** | | --- | --- | | Peters Engineering | Peggy Jenkins | | Peters Engineering | Brian Ford | | Peters Engineering | Peter Sales | | Flying Tom | Thomas Rain | Im Dialog wird jedem Feld eine Spalte der Tabelle zugeordnet. Weil die Werte einer Zeile zusammengehören, können sich die Felder gegenseitig filtern. Eine gefilterte Auswahlliste zeigt nur die Einträge an, die zu einem bereits ausgewählten Wert in einem anderen Feld passen. Beispiel: Ein Benutzer gibt im Feld Firma den Wert Peters Engineering ein und wechselt in das Feld Kontakt. Die Auswahlliste des Feldes Kontakt zeigt nun nur die Kontakte, die zu Peters Engineering gehören: Peggy Jenkins, Brian Ford und Peter Sales. Daher kommt der Name: Die Auswahllisten mehrerer Felder können sich nur dann gegenseitig filtern, wenn sie Spalten derselben Tabelle sind. Eine Standardauswahlliste baut DocuWare automatisch aus früheren Eingaben auf. Eine mehrspaltige Auswahlliste dagegen bringt Daten von außerhalb von DocuWare in den Dialog. Beispiele sind Kunden- oder Projektdaten aus einer CSV-Datei, einer Dateiverbindung oder einer Datenbankverbindung. Das abhängige Filtern funktioniert in Formularen und Ablagedialogen. Das folgende Beispiel zeigt, wie Sie eine mehrspaltige Auswahlliste importieren und für das Filtern verwenden. ### Schritt 1: Tabelle erstellen Für das Filtern muss eine externe Auswahlliste auf einer Tabelle mit mehreren Spalten basieren, die als CSV-Datei in UTF-8-Kodierung mit Semikolon als Trennzeichen gespeichert ist. Alternativ importieren Sie die Auswahlliste über eine [Datei- oder Datenbankverbindung](/docs/de/auswahllisten#using-a-file-connection). Das Beispiel verwendet eine einfache CSV-Datei mit fünf Datensätzen. Jeder Datensatz hat die Spalten Firma, Kunden-ID, Projekt-ID und Kontakt. Diese Spalten ordnen Sie später den Feldern eines Webformulars (Schritt 3) oder eines Ablagedialogs (Schritt 4) zu. ![CSV-Datei mit den Spalten Firma, Kunden-ID, Projekt-ID und Kontakt](https://cdn.document360.io/0108e24e-b3e8-446c-b670-66b1d2a9e861/Images/Documentation/69288.PNG) ### Schritt 2: Tabelle importieren Importieren Sie die Tabelle als feste Auswahlliste unter DocuWare Konfigurationen > Auswahllisten. ![Importieren der CSV-Datei als feste Auswahlliste](https://cdn.document360.io/0108e24e-b3e8-446c-b670-66b1d2a9e861/Images/Documentation/69287.png) DocuWare speichert sowohl die Spalten (Firma, Kunden-ID usw.) als auch die Datensätze (zum Beispiel Peters Engineering, 12345, 54321, Peggy Jenkins). ### Schritt 3: Filtern in einem Webformular Um das abhängige Filtern in einem Webformular einzurichten, öffnen Sie DocuWare Konfigurationen > Formulare > Designer. 1. Ziehen Sie ein Dropdown-Feld in den Gestaltungsbereich. 2. Wählen Sie in den Feldeinstellungen als Quelle **Auswahlliste** aus. Wählen Sie dann die mehrspaltige Auswahlliste und eine ihrer Spalten. Die Werte dieser Spalte werden zu den Optionen des Dropdown-Feldes, in diesem Beispiel Firma. 3. Ordnen Sie dem nächsten Dropdown-Feld die zweite Spalte zu, **Kunden-ID**. Wählen Sie das Feld **Firma** als Filter aus. Das Feld zeigt dann nur die Kunden-IDs an, die in denselben Zeilen stehen wie die ausgewählte Firma, zum Beispiel Peters Engineering. 4. Ordnen Sie die übrigen Felder auf die gleiche Weise den Spalten der Auswahlliste zu. Wenn Sie die Auswahlliste ändern müssen, öffnen Sie sie mit dem Stift-Symbol direkt aus dem Designer. ![Dropdown-Feld mit einer Auswahlliste als Quelle im Formulardesigner](https://cdn.document360.io/0108e24e-b3e8-446c-b670-66b1d2a9e861/Images/Documentation/89436.png) Mit der Option **Einzelwerte automatisch befüllen** wird ein Wert, der in einer Spalte als einziger übrig bleibt, automatisch in das verknüpfte Feld eingetragen. Wenn in diesem Beispiel ein Benutzer Flying Tom als Firma eingibt, werden die Kunden-ID 34567, die Projekt-ID und der Name Thomas Rain automatisch ausgefüllt. ![Formular mit Feldern, die aus der Auswahlliste befüllt wurden](https://cdn.document360.io/0108e24e-b3e8-446c-b670-66b1d2a9e861/Images/Documentation/89437.PNG) Mehr zu [DocuWare Forms](/help/docs/forms) ### Schritt 4: Ablagedialogfeld verknüpfen 1. Öffnen Sie unter DocuWare Konfigurationen > Archive den Ablagedialog und dann das Dialogfeld, das die Auswahlliste erhalten soll. In diesem Beispiel ist das der Standard-Ablagedialog und das Feld Kontakt. 2. Aktivieren Sie in den Feldeigenschaften die importierte Auswahlliste, in diesem Beispiel Demotabelle. 3. Wählen Sie die Spalte aus, deren Einträge das Feld anbietet, in diesem Beispiel Kontakt. #### Filter konfigurieren Benutzer sollen nur Kontakte auswählen können, die zum Feld Firma und zum Feld Projekt passen. Dafür sind zwei Bedingungen nötig: 1. Wählen Sie Firma als Spalte der Datenquelle und das Feld Firma unter **Einträge des Dialogfelds**. 2. Verknüpfen Sie die Spalte Projekt-ID mit dem Feld Projekt. #### Filtern beim Ablegen Ein Benutzer legt ein Dokument mit dem Standard-Ablagedialog ab, gibt im Feld Firma den Wert Peters Engineering ein und wechselt in das Feld Kontakt. Die Auswahlliste zeigt nun nur die Kontakte, in deren Datensatz Peters Engineering als Firma steht: Peggy Jenkins, Brian Ford und Peter Sales. ![Auswahlliste Kontakt, gefiltert nach der Firma Peters Engineering](https://cdn.document360.io/0108e24e-b3e8-446c-b670-66b1d2a9e861/Images/Documentation/67841.png) Wenn der Benutzer zusätzlich die Projekt-ID 54321 eingibt, zeigt die Liste nur die Kontakte, die zu beiden Bedingungen passen. Hier ist das Peggy Jenkins. ![Auswahlliste Kontakt, gefiltert nach Firma und Projekt-ID](https://cdn.document360.io/0108e24e-b3e8-446c-b670-66b1d2a9e861/Images/Documentation/67842.png) ## Unterstützte Versionen: DocuWare Cloud + 7.15 + 7.14 + 7.13 + 7.12 + 7.11 + 7.10